Business Intelligence ingewikkeld? Dat kan ook anders

Bedrijven kunnen veel profijt halen uit de data en informatie die in de organisatie aanwezig is. Alleen zijn veel professionele BI-tools duur in aanschaf en vereisen ze vaak bepaalde kennis. Dat is de reden dat er in het mkb nog steeds veel met Excel als BI-tool wordt gewerkt. Helemaal niet zo gek, vindt BI-consultant Ian Smith van Winvision. Zeker als het wordt gecombineerd met Microsofts PowerPivot ontstaat er een krachtige, maar eenvoudig te gebruiken tool.

Ian Smith werkt als BI-consultant bij ICT-dienstverlener Winvision. Een tijd geleden liep hij intern tegen een probleem aan toen hij een ‘point-in-time’-analyse wilde uitvoeren op de eigen personeelsplanning van het bedrijf. 'Ik had het vermoeden dat er veel last-minute wijzigingen in de planning plaatsvonden, waardoor het voor mezelf en collega’s lastig was om onze tijd in te delen.' Bij een ‘point-in-time’-analyse is het mogelijk om de situatie op een bepaald tijdstip in het verleden te bekijken. Zo wilde Smith inzicht krijgen in de frequentie waarmee de planningen werden gewijzigd en met hoeveel uur. 'Met Excel is het alleen mogelijk om ‘fixed-date’-analyses te maken, je kunt dus louter de informatie van dit moment inzien. Maar met PowerPivot, een gratis programma dat eveneens afkomstig is van Microsoft, is het mogelijk om uitbreidingen te maken op Excel en kon ik wel een ‘point-in-time’-analyse uitvoeren.'

Informatie uit Big Data

In veel organisaties wordt vaak met Excel gewerkt als BI-tool. Dat heeft volgens Smith voornamelijk met de kosten te maken. 'In de aanschaf kan BI prijzig zijn, omdat het vaak uitgebreide pakketten zijn met veel mogelijkheden.' Toch is het voor bedrijven buitengewoon handig om van alle data waarover ze beschikken, informatie te kunnen maken. Een van de huidige hypes is Big Data, waarmee wordt bedoeld dat er kaas kan worden gemaakt van de enorme hoeveelheid gestructureerde en ongestructureerde data die beschikbaar is (zoals bijvoorbeeld op social media).

Excel kan een groot deel van het BI-proces overnemen, omdat het vaak wordt gebruikt om informatie te structureren en analyseren. PowerPivot is een gratis uitbreiding die het mogelijk maakt om informatie van buiten Excel te combineren met de informatie in de werkbladen, óók de gestructureerde en ongestructureerde data die onder de noemer Big Data valt. Smith: 'Zo kan ik bijvoorbeeld mijn transacties vanuit internetbankieren importeren in Excel. Dat betekent dat ik niet hoef te knippen en plakken, maar dat ik het bestand dat mijn bank maakt, direct in het juiste werkblad kan importeren. Ik kan er vervolgens direct over rapporteren door draaitabellen te maken. Daarnaast kan ik de informatie verrijken, door bijvoorbeeld categorieën toe te voegen. Voor dit soort zaken moesten mkb-bedrijven voorheen techneuten inhuren, maar met PowerPivot en Excel kunnen ze dat nu zelf zonder dure BI-oplossing.'

Het is wel mogelijk om bepaalde analyses louter in Excel uit te voeren, maar dan is er vaak sprake van enorme werkboeken. Sheet na sheet met gekoppelde links en celverwijzingen. 'Het nadeel daarvan is dat als een tabel verspringt, al die verwijzingen niet meer kloppen. Die worden niet automatisch geüpdatet, dus moet je zelf gaan graven en zoeken waar de fouten zitten. Dat is onbegonnen werk met grote bestanden. PowerPivot ververst de data en de verwijzingen automatisch bij wijzigingen.'

Geen externe specialisten nodig

Smith: 'Social media is belangrijk en toegankelijk voor het mkb. Hoe iemand online over je praat, kan leiden tot meer of minder klanten. Dat is een vorm van Big Data. Veel kleinere bedrijven laten zich afschrikken door de nieuwe IT-termen, maar het is allemaal een stuk minder ingewikkeld dan op het eerste gezicht lijkt. Als een ondernemer erkent dat social media belangrijk is, kan hij dat met behulp van PowerPivot importeren in Excel en combineren met andere gegevens zoals het eigen klantenbestand. Zo kan hij dan bijvoorbeeld eenvoudig Twitter-analyses uitvoeren. De hulptool maakt Big Data voor veel kleinere ondernemingen veel toegankelijker.'

Om met PowerPivot te kunnen werken is slechts kennis van Excel nodig. Dat maakt de uitbreiding aantrekkelijk, omdat het voor rapportages of extra informatie niet meer afhankelijk is van extern ingehuurde programmeurs. Op internet zijn daarnaast genoeg stukken code te vinden waarmee bepaalde taken uitgevoerd kunnen worden (zie kader voor de code voor de ‘point-in-time’-analyse van Ian Smith). 'Veel BI-tools, en dat geldt ook voor Excel, fungeren eigenlijk als een soort gereedschapskist. Het nadeel daarvan is dat zo’n gereedschapskist niet uit zichzelf functioneert. Op mijn blog beschrijf ik verschillende manieren waarop een bedrijf die gereedschapskist kan inzetten.' De code die PowerPivot gebruikt, lijkt sterk op de taal waarin Excel-formules worden opgebouwd. Naast het voordeel dat organisaties met deze producten geen externe specialisten meer in hoeven te huren, is de oplossing laagdrempelig, flexibel en schaalbaar. 'Een ondernemer kan alleen met Excel beginnen, want het gros van de bedrijven beschikt al over Microsoft Office. De instap is dus heel laagdrempelig. Als het bedrijf groeit en de behoefte ontstaat, dan is de oplossing eenvoudig uit te breiden, zonder dat daarvoor zaken moeten worden weggegooid of opnieuw aangeschaft.'

Excel grote winnaar in mkb

De stappen die een groeiende onderneming kan maken, zijn volgens Winvision drieledig. Allereerst is er het gebruik van Excel en PowerPivot op kleinere schaal, het zogenoemde instapmodel. Als een organisatie groeit en er bijvoorbeeld sprake is van meerdere teams die moeten samenwerken, is het mogelijk om rapportages en informatie via een portaal beschikbaar te stellen. De derde stap is het importeren van gegevens, waarbij het informatiemodel in Excel centraal beschikbaar wordt gesteld aan medewerkers.

Op de vraag hoe de grote BI-leveranciers deze ontwikkeling zullen vinden, antwoordt Smith lachend: 'Het is duidelijk, BI-tools hebben het bij kleine en middelgrote organisaties gewoon verloren van Excel. Het grote argument is de flexibiliteit van het spreadsheetprogramma. Zeker kleinere organisaties hebben niet de tijd, noch de energie om een informatievoorziening in te richten. Kleine bedrijven willen zaken doen, geld verdienen en zich niet bezig hoeven houden met randzaken. Alle BI-oplossingen vereisen dat er gestructureerd wordt gewerkt, pas dan kan de investering worden terugverdiend. Dat is in de praktijk niet altijd het geval bij kleinere organisaties, dus vallen zij makkelijk terug op de hun bekende tool: Excel. En zeker doordat PowerPivot ze in staat stelt om enorme hoeveelheden externe data te importeren, waarbij het werkboek nog steeds handelbaar en leesbaar blijft, is dit gewoon een uitgelezen oplossing.'

Betaalbare BI-oplossing

Winvision helpt inmiddels diverse klanten (ook grotere bedrijven) die gebruik willen maken van de combinatie Excel en PowerPivot. Zo had een jeugdzorgorganisatie een probleem met een groot Excelwerkboek waarin sheets met celverwijzingen gekoppeld waren. Alleen konden de gebruikte macro’s die periodetabellen importeerden niet met schrikkeljaren omgaan. 'Door hier met PowerPivot te werken, werd de data direct uit de bron gehaald en was de tussenoplossing met macro’s niet nodig. Probleem opgelost', zegt Smith. Doordat het voor deze zorginstelling eenvoudiger werd om snel te rapporteren zonder talloze Excel-trucjes, kregen ze meer consistentie en beheersbaarheid.

Ook een grote internationale hulpverleningsorganisatie maakt gebruik van de Excel-PowerPivot-combinatie. Naast een professionele BI-tool die wordt gebruikt voor standaard rapportages, wordt de Microsoft-combinatie gebruikt om doelgroepen te bepalen. 'Voor de marketingafdeling is dit een flexibele en laagdrempelige tool om te onderzoeken welke doelgroepen handig zijn en om te komen tot nieuwe selecties. Die kunnen ze vervolgens importeren in hun andere BI-oplossing.' Voorheen moesten medewerkers om kunnen gaan met programmeertaal om die selectie te kunnen maken. Doordat veel organisaties standaard met Excel werken, is de drempel om Business Intelligence te gaan gebruiken lager. Door de combinatie met PowerPivot hoeven organisaties zich ook niet meer druk te maken over de kosten.