World Paper Free Day: 'We wachten op een officiële e-signage-oplossing'

Papier is nog steeds een voornaam middel om informatie te verspreiden en te verwerken. Met een initiatief als World Paper Free Day wordt getracht de paper load te verkleinen. Dat heeft nog steeds veel voeten in de aarde. 'Het grootste probleem die organisaties tegen komen zijn vastlopende businessprocessen', zegt Hauke. Veel heeft te maken met documenten die al dan niet meerdere handtekeningen nodig hebben of informatie bevatten die door meerdere mensen gezien moeten worden. Dat betekent dat het businessproces redelijk complex is en er veel fout kan gaan waardoor het proces vastloopt.'

Papiervrije wens

Toch blijft het lastig voor bedrijven om het daadwerkelijke probleem van een vastlopend proces te lokaliseren, juist door die complexiteit, legt Hauke uit. 'Dit heeft vooral te maken doordat niet elk proces onder de loep wordt genomen door bedrijven. Vaak worden er maar enkele processen gestroomlijnd waardoor er mogelijk nog steeds hobbels in een ander s papiervrije weg zitten. Het businessproces moet van begin tot eind in kaart gebracht worden om daarna gestroomlijnd te kunnen worden. Dan zullen bedrijven ook de voordelen zien van het papierloos werken. 

Voordelen

Er zijn voor de hand liggende en minder voor de hand liggende voordelen dat papierloos werken met zich meebrengt, maar alle voordelen hebben wel een gemeenschappelijk resultaat. 'Geldbesparing', zegt Hauke resoluut. 'Logisch, want ga alle voordelen maar na. Je digitaliseert alles en natuurlijk alleen het noodzakelijke, dat heb je als het goed is voor de digitalisatie al in kaart gebracht. Minder papier betekent minder ruimteverbruik. Digitaal werken betekent beter doorzoekbare documenten waardoor er sneller informatie gevonden kan worden en er ook sneller met de informatie gewerkt kan worden. Je bent niet per se meer afhankelijk van een vaste kantoorruimte om in te werken met de bijbehorende kosten. En al die voordelen resulteren in energiebesparing en geldbesparing, ik zie eigenlijk enkel voordelen.'

Handtekeningen

Toch is er één groot probleem dat niet is opgelost, en dat is de aloude handtekening. 'En dit is echt een politiek probleem', aldus Hauke. 'Er is geen internationale wettelijke standaard met betrekking tot digitale handtekeningen. Elke oplossing heeft weer zijn eigen manier om handtekeningen digitaal te plaatsen en bedrijven moeten alsnog contracten uitprinten, kopiëren en opbergen in archieven. Dit moet wettelijk geregeld worden, want je wilt niet dat het bedrijfsleven een monopolie krijgt op hoe wij onze wettelijk bindende handtekeningen elektronisch plaatsen. Het is echt wachten op een officiële e-signage-oplossing.'

Toekomst

Toch is Hauke er zeker van dat meer en meer bedrijven uiteindelijk het papier aan de kant schuiven, daarvoor zijn de voordelen immers te groot. 'Het is aan ons als Kodak Alaris om te laten zien hoe die transformatie op een gemakkelijke manier kan plaatsvinden door het leveren van passende oplossingen. Die hebben we natuurlijk al, maar wellicht zijn organisaties zich daar niet bewust van. Daarom is World Paper Free Day een goed moment om papiervrij werken en de oplossingen die hiervoor beschikbaar zijn onder de aandacht te brengen.'

Wil je meer weten van de oplossingen die Kodak Alaris heeft om papiervrij te werken? Kijk dan op uk.knowledgeshare.kodakalaris.com.