Van document- naar informatiegericht: de document solutions-trends

Print als aanvulling op digitale informatie

Met een verschuiving van document- naar informatiegerichte processen binnen organisaties is het logisch dat print niet langer de boventoon voert. Door de opkomst van digitaal werken is het gebruik van papieren documentatie bij veel organisaties een minder belangrijke positie gaan innemen. Bovendien zorgen e-mail, smartphones, tablets en interactieve displays voor optimale digitale distributie, terwijl digitale archiveringssystemen het afdrukvolume nog verder verkleinen. Toch is de verwachting niet dat papier de komende jaren volledig uit het werkveld wordt verbannen. Het zal vooral steeds vaker een aanvullende rol spelen in relatie tot digitale informatie. Dat is waar de moderne documentoplossingen om de hoek komen kijken, met uitgebreide opties voor printen, kopiëren, scannen, documentmanagement en verwerking. Denk bijvoorbeeld aan facturen die digitaal of via de post binnenkomen. Deze worden gescand of in de daarvoor bestemde map gezet, waarna een workflow ze in een volautomatisch goedkeuringssysteem klaarzet en na goedkeuring verwerkt in de ERP-oplossing van het bedrijf.

De uitdaging van ongestructureerde informatie

Nu meer en meer werkprocessen worden uitgevoerd op of via een digitaal platform, bevindt informatie zich steeds vaker alleen in het digitale domein. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor het beheren en organiseren van informatie binnen organisaties. Van HR tot finance: elke afdeling krijgt te maken met een groeiende hoeveelheid informatie. Dit leidt tot veel ongestructureerde informatie binnen bedrijven: servers en opslagcapaciteiten worden steeds groter, want er wordt niets opgeschoond. Dit geldt ook voor organisaties die nog niet (geheel) digitaal werken en bijvoorbeeld papieren documentatie aan het digitaliseren zijn.

Documentoplossingen helpen bij het voorkomen of aanpakken van ongestructureerde informatie, ook wel zwerfinformatie genoemd. Moderne documentmanagementsystemen kunnen optimaal omgaan met zowel gestructureerde als ongestructureerde data: door middel van OCR-technologie (Optical Character Recognition) is het mogelijk om voor elk document, ongeacht de locatie, de informatie te lezen. De informatie wordt vervolgens als schaduwdocument aan het oorspronkelijke document gekoppeld, waarna het systeem deze documenten razendsnel kan doorzoeken op bepaalde zoekwoorden. Een goede documentoplossing kan bovendien niet zonder documentmanagementsoftware om informatie optimaal te integreren in workflows. Denk daarbij aan het eenvoudig beschikbaar maken van informatie voor verschillende afdelingen of individuen, vanaf verschillende apparaten zoals smartphones, tablets of interactieve displays.  

Grip op informatiebeveiliging

Niet alleen het beheer en de organisatie, maar ook de beveiliging van informatie speelt - zeker met het oog op de AVG - een cruciale rol. Dat betekent dat er bijvoorbeeld meer eisen worden gesteld aan de hardware en software waarmee informatie wordt gedeeld. Maar ook aan leveranciers: hoe gaat bijvoorbeeld een leverancier van documentoplossingen om met de nieuwe wet- en regelgevingen? Een documentoplossing heeft tegenwoordig een belangrijke en primaire rol binnen de workflow van bedrijven. Vertrouwelijke informatie wordt geprint, gekopieerd, gescand of direct geüpload naar de cloud. Daarmee is de oplossing een mogelijke zwakke plek in de informatie- en netwerkbeveiliging van een bedrijf. Gelukkig groeit het bewustzijn en beseffen steeds meer organisaties dat ook een documentoplossing vraagt om een gedegen beveiligingsoplossing voor elke stap binnen het proces – van creatie tot opslag en vernietiging.

Drie belangrijke zaken om rekening mee te houden bij de beveiliging van een documentoplossing zijn: 1) onbeveiligde dataverplaatsing van en naar de documentoplossing, 2) gevoelige informatie op papier die onbeheerd op de uitvoertray ligt, 3) informatie op de harddisk die meegaat bij de afvoer van een oude documentoplossing.

De multifunctionele printer als middelpunt

Bij Sharp zien we het uitbouwen van onze IT managed services als de belangrijkste stap om de concurrentie voor te blijven. De verwachting is dat steeds meer fabrikanten van document solutions de komende jaren hun focus verschuiven van het Office Equipment-channel naar het IT-channel, zodat ze de producten en diensten kunnen blijven bieden waar bedrijven om vragen in het digitale tijdperk. Voor de multifunctionele printer (MFP) zie ik een centrale rol weggelegd in een reeks geïntegreerde oplossingen die samenwerking binnen organisaties optimaal ondersteunen. Dat betekent ook een toename in populariteit van producten zoals interactieve displays, digitale handtekeningen en videoconferentie. Bovendien zullen veel fabrikanten op zoek gaan naar nieuwe innovaties. Bedrijven investeren veel geld in primaire bedrijfsapplicaties en verwachten dat leveranciers in de print- en IT-branche producten en diensten bieden die naadloos aansluiten op deze applicaties. Zoals het automatisch boeken van binnenkomende facturen of het verwerken van afleverbonnen.

Er staan interessante jaren te wachten, maar één ding zal nooit veranderen: de ervaring van de eindgebruiker blijft het allerbelangrijkst voor bedrijven. Met uitsluitend de vereiste eigenschappen maakt men tegenwoordig het verschil niet meer. Producten moeten met elkaar communiceren en samenwerken om de werknemer prettig en efficiënt te laten werken. Op ieder moment, waar dan ook. De fabrikant of leverancier vervult daarbij steeds vaker de rol van een ‘onestopshop’, door het aanbieden van hardware, software, onderhoudsservice en IT-diensten onder één dak. Complete ontzorging - dat is waar het om draait.