Procesoptimalisatie begint bij digitale checklists: tips voor implementatie

Wat houdt een digitale checklist in?

Een digitale checklist is een hulpmiddel dat op een gestructureerde manier taken of stappen in een bepaalde volgorde onderverdeelt. Dit helpt om fouten te voorkomen en zorgt ervoor dat processen vloeiend verlopen. Digitale checklists maken gebruik van visuele en functionele controles, controles met betrekking op kwaliteit en veiligheid en kalibratie van hulpmiddelen. Een digitale checklist voor fabrieken stelt bedrijven in staat om service- en onderhoudsprocessen te optimaliseren, de papierberg te reduceren en workflows aanzienlijk te verbeteren.

Implementatie van digitale checklists

Er zijn veel toepassingen mogelijk van checklists in fabrieken. Tijdens operationele processen worden gegevens verzameld, processen gepland en procedures beschreven. Een voorbeeld van een mogelijke implementatie is een onderhoudscontrolelijst. Met deze lijst kunnen fabrieken het onderhoud van machines plannen, de onderhoudsbehoefte monitoren en documenteren om de levensduur van machines zo veel mogelijk te verlengen. Een andere toepassing is de zogenaamde assemblagechecklist. Deze helpt bij een correcte uitvoer van assemblagewerkzaamheden en stelt een waarborg voor bepaalde kwaliteitseisen. Als het gaat om het monitoren van de kwaliteit van producten is er nog een inspectielijst. Met behulp van deze lijst kunnen fabrieken de productkwaliteit op een effectieve manier bewaken en indien nodig maatregelen nemen voor optimalisatie.

Wat zijn de voordelen ten opzichte van conventionele checklijsten?

Traditionele checklists zijn vaak inefficiënt en gevoelig voor fouten, omdat ze met de hand op papier worden ingevuld. Dit leidt tot verlies van tijd en verhoogt de waarschijnlijkheid dat fouten overgedragen worden in het ERP systeem. Deze papieren checklists zijn vaak niet goed geïntegreerd in bestaande processen, wat hun effectiviteit nog meer negatief beïnvloedt. Bovendien zijn ze doorgaans niet voldoende op specifieke situaties afgestemd, wat hun gebruik bemoeilijkt. Digitale checklists die correct zijn geïntegreerd zijn echter een waardevolle toevoeging voor service- en orderbeheer. Een ander pluspunt van digitale checklists ten opzichte van traditionele checklists is dat archivering van documenten snel en op gestructureerde basis kan plaatsvinden. Zo wordt een langdurige toegang tot belangrijke documenten gegarandeerd.

Tijdsbesparing

Een van de grootste voordelen van digitale checklists betreft de besparing van tijd. Dankzij het invullen van checklists ter plekke met mobiele apparaten wordt de handmatige overdracht van data overbodig  gemaakt. Dit versnelt de verwerking van informatie en maakt een efficiënte inzet mogelijk van middelen. Actuele gegevens helpen servicemedewerkers bovendien om snel in te spelen op klantverzoeken. Als je binnen jouw onderneming efficiëntie en effectieve processen nastreeft, zijn digitale checklists onmisbaar. Ze resulteren niet alleen in tijdwinst op korte termijn, maar kunnen op de lange termijn bijdragen aan meer klanttevredenheid. 

Foto door Anamul Rezwan: