OKI: Slim inkopen sleutel tot slimmer printen

MKB-bedrijven hebben een groeiende behoefte aan goedkopere, kwalitatief betere, veiligere en milieuvriendelijkere printoplossingen. Het aanbod van dergelijke oplossingen wordt steeds groter. Door technologische ontwikkelingen op het gebied van laser- en LED-printen ligt afdrukken in kleur nu ook binnen bereik van kleinere bedrijven. Het energieverbruik is sterk verminderd en de effectiviteit van authenticatie- en encryptiesoftware sterk verbeterd. Om optimaal profijt te trekken van deze voordelen dienen MKB-bedrijven slim in te kopen. In de whitepaper SMB Buying Considerations for Smarter Business Printing, gesponsord door OKI Systems, geeft marktonderzoekbureau IDC hen een aantal tips hoe ze via een gefaseerde aanpak hun printprestaties kunnen verbeteren.

Printerpark analyseren

Om te beginnen moeten MKB-bedrijven hun huidige laser/LED-printerpark onder de loep nemen. Dit kan aan de hand van de volgende vragen:

• Hoe oud zijn de bestaande printers? De nieuwste printtechnologie biedt aanzienlijk betere prestaties in termen van afdruksnelheid en outputkwaliteit.
• Hoeveel energie verbruiken ze? De nieuwste printers verbruiken meestal dertig procent minder stroom en twintig procent minder toner dan oudere modellen.
• Hoeveel ruimte nemen ze in? Het kan zinvol zijn om gebruik te maken van de veelzijdigheid van een betaalbare A3-printer of MFP, zeker als zij een vergelijkbare ‘voetafdruk’ hebben.
• Loont het de moeite om kleuropdrachten die nu uitbesteed worden voortaan zelf uit te voeren? Met moderne printers kan een breder scala aan drukwerk in eigen huis geproduceerd worden, met meer flexibiliteit als het gaat om ‘short runs’ on-demand.

Opties wegen

Na het beoordelen van de huidige printcapaciteit van de organisatie moeten de verschillende opties voor ‘slim inkopen’ worden gewogen. Daarbij is het zaak de volgende punten mee te nemen:

• De optimale afdrukkwaliteit en -snelheid met het oog op de behoeften van het bedrijf.
• De totale exploitatiekosten van de printer(s), rekening houdend met printtoner, drumlevensduur en stroomverbruik.
• Energiebesparende functies gericht op het verbeteren van de milieuprestaties en besparen van kosten.
• Softwaretools waarmee het verbruik en de identiteit van individuele gebruikers, afdelingen en klanten vastgesteld kunnen worden, met als doel kosten effectiever toe te wijzen en regels toe te kennen om het printen van bepaalde soorten documenten te beperken.
• Default-instellingen voor het printen in mono-, duplex- en draftkwaliteit ter optimalisering van het papier- en tonerverbruik.
• Veilig printen met behulp van documentencryptie, PIN/ID-kaarten en automatische annulering van niet geprinte opdrachten.

Effectiever concurreren

'De publicatie van IDC’s whitepaper komt precies op het goede moment voor MKB-bedrijven. Nieuwe printtechnologieën, zoals die van OKI, stellen hen in staat effectiever met hun grotere rivalen te concurreren. Het rapport geeft aan hoe ze het meeste rendement uit hun printerinvestering kunnen halen', zegt Erwin Bader, Country Manager Nederland van OKI Systems.

De volledige whitepaper kun je hier downloaden.