Breng met TeamQ structuur in de afhandeling van e-mail

Om een goede klantrelatie te waarborgen is het belangrijk dat je inkomende vragen en verzoeken snel en efficiënt afhandelt. Want elke manager weet: met lange wachttijden en onbereikbare medewerkers verlies je klanten. Efficiënte afhandeling van klantvragen bereik je alleen wanneer je een goed overzicht hebt van de berichten die je inbox bereiken en de medewerkers die deze oppikken. Wie behandelt welke vraag en wat is de status van die ene klacht? Als manager ben je het overzicht sneller kwijt dan je zou wensen.

TeamQ brengt orde op zaken met een specialistische webapplicatie die alle openstaande vragen direct weergeeft en de reactietijd bewaakt. Inkomende mail wordt met de software gestructureerd, wat het proces beheersbaar en te monitoren maakt. Iedere medewerker die toegang heeft tot TeamQ ziet direct alle openstaande berichten op de centrale plek, MyQ geheten.

Zodra een medewerker een vraag oppakt, verdwijnt deze uit de lijst van de andere medewerkers. Zo heeft iedereen altijd een realtime overzicht van alle openstaande vragen. In TeamQ kunnen verschillende afdelingen en verschillende mailboxen worden ondergebracht. Vragen gemaild naar de mailbox van de salesafdeling zullen dan bijvoorbeeld niet zichtbaar zijn voor de afdeling marketing, en vice versa.

TeamQ biedt ook de mogelijkheid om vragen toe te kennen aan een expert. Die persoon ziet dan de vraag in zijn MyQ verschijnen en ontvangt een notificatie in zijn persoonlijke mailbox hiervan. Ook voor deze vragen wordt de reactietijd bewaakt en hoeft de ander er niet meer achteraan te zitten. Op die manier weet je altijd zeker dat alle vragen 'uitstaan' en er niets blijft liggen. Juist dat laatste is natuurlijk rampzalig voor de ervaring van de klant en ligt zonder een goed managementsysteem op de loer.

TeamQ brengt alle relevante informatie samen in statistieken. Hierop zie je hoeveel vragen er binnenkomen, het aantal vragen en reacties en hoe lang het duurt voordat vragen beantwoord worden. Om ervoor te zorgen dat klantvragen niet blijven liggen, kun je de afhandeltijd instellen. Wordt die tijd overschreden, dan kun je een notificatie laten sturen naar een teamlid. Als manager hoef je overigens niet constant te controleren hoe het met de afhandeling van inkomende vragen staat. Je ontvangt slechts een melding wanneer de vraag escaleert en kunt erop vertrouwen dat de rest wordt afgehandeld.

TeamQ wordt geleverd als een saas-oplossing. Dat betekent dat je vanaf iedere pc, laptop, of tablet met een internetverbinding en een browser toegang hebt tot de applicatie. De software draait op de servers van TeamQ, zodat je je niet druk hoeft te maken over updates of backup van de oplossing. Iedereen die een dienst of product levert en de daarbij de nodige support verleent kan met TeamQ aan de slag. Hoe groot de omvang van je organisatie of afdeling is, maakt niet uit.

Prijs: eerste 60 dagen gratis, daarna v.a. 45 euro per maand
Info: www.teamq.nl