7 tips voor mobiel samenwerken

In 2015 zullen er wereldwijd 1,3 miljard mobiele werkers zijn, oftewel 37,2 procent van de totale werkzame populatie, zo blijkt uit het IDC-onderzoek Worldwide Mobile Worker Popu- lation 2011-2015 Forecast. Tegelijkertijd zal het werken in teamverband de bedrijven vooruit stuwen, waarbij samenwerking zich ontwikkelt van het niveau van afdelingen naar een organisatiebreed of soms zelfs organisatieoverschrijdend niveau, zo blijkt uit de 2012 Planning Guide: Collaboration & content, Gartner PCC Summit.

Enerzijds is dit wellicht een uitkomst voor je werknemers, maar anderzijds is het in evenwicht houden van flexibiliteit en productiviteit met een geografisch verspreid personeelsbestand een grote uitdaging voor het projectmanagement zoals wij dat kennen, niet in de laatste plaats ook omdat steeds meer medewerkers lid zijn van meerdere teams.

En dan komt dit ook nog eens bovenop de alom bekende aandachtspunten van projectmatig werken – het opstellen van targets, het halen van deadlines, het betrokken houden van teams, het omgaan met veranderingen in activiteiten. Hoe hiermee om te gaan? Volgens Mattias Hällström, oprichter van Projectplace, is het de hoogste tijd om moderne manieren van plannen en projecten uitvoeren te aanvaarden:

1. Pas je aan op verandering

Om niet ten onder te gaan aan zich steeds sneller opvolgende veranderingen, is het noodzakelijk nu te kiezen voor agile projectmanagement. Waarom? Als je leiding geeft aan geografisch verspreide mobiele teams, heb je de weg naar succes niet meer volledig in eigen hand; flexibiliteit en verfijning gedurende het project is dan het devies. Details? Afhandelen terwijl het project gewoon doorgaat, door te plannen in ‘golven’ of fasen met behulp van het concept van ‘rolling-wave planning’. Er zijn meerdere tools voorhanden om dit te bewerkstelligen, maar nog meer dan een technologische kwestie gaat het hier vooral om een cultuuromslag.

2. Stel de mens centraal

Op basis van gedegen psychologisch onderzoek kunnen we tegenwoordig iets zeggen over de manier waarop mensen leren, hoe ze gemotiveerd raken en hoe we efficiënt gedrag moeten vormgeven om te komen tot goed presterende teams. Deze inzichten hebben de voorwaarden voor de manier waarop we mensenwerk organiseren om te komen tot hogere efficiëntie volledig op de kop gezet – een project moet vanuit een sociale invalshoek worden aangestuurd. Profiteer van deze bevindingen en maak gebruik van planning tools waarin mensen centraal staan en die aandacht besteden aan de cruciale elementen voor efficiëntie en betrokkenheid zoals zichtbaarheid, helderheid, feedback-functies en verschillende spelvormen.

3. Introduceer collaborative planning

Historisch is het altijd zo geweest dat de projectmanager in eerste instantie een plan opstelt, dat het team vervolgens tot uitvoering brengt. Vanaf nu zou je de planning niet langer als een vaste fase moeten beschouwen, maar zou je het veel meer moeten zien als een doorlopend, levend proces. Zorg ervoor dat je iedereen erbij betrekt; een project is niets anders dan een tijdelijk sociaal systeem, waarvan de mate van succes wordt bepaald door de inzet en betrokkenheid van de deelnemers. Voer het systeem van de ‘last planner’ in en laat de meest geschikte persoon de beslissingen nemen. Deze benadering betekent bovendien het einde van het vaak hopeloze werk van het up-to-date houden van je projectplan.

4. Maak informatie voor iedereen zichtbaar ...

Voorkom dat iedereen de hakken in het zand zet en verhoog de individuele verantwoordelijkheid door alle teamleden 24/7 toegang te bieden tot dezelfde informatie via een gezamenlijk platform en tools voor sociale samenwerking. Dit geldt voor alle teams, maar zou verplicht moeten zijn bij wijdverspreide teams met leden in verschillende tijdzones. De voordelen? Nooit meer 'Dat document heb ik nooit ontvangen” en een veel grotere kans dat uw mensen hun taken tot een goed einde brengen.

5. ... en maak het voor iedereen toegankelijk

Aangezien informatie en taken lastiger bij te houden zijn als je met wijdverspreide teams werkt, is het noodzakelijk het niveau aan duidelijkheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid te verhogen. Maak gebruik van een infrastructuur die veilig toegankelijk is via allerlei verschillende smart-apparaten. Maak naast één-op-één-gesprekken realtime samenwerking mogelijk door virtuele ontmoetingsplaatsen op te zetten waar men elkaar kan ontmoeten, feedback kan geven en kennis kan uitwisselen. Overweeg vooral ook het gebruik van digitale kanban-borden (een visueel kaart-en-bord-concept dat teamleden helpt te begrijpen welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd), omdat deze borden precies die realtime zichtbaarheid, samenwerkingsmogelijkheden en transparantie bieden die hier vereist zijn. Het bord maakt het eenvoudiger om prioriteiten te stellen en op efficiënte wijze voortgang te boeken, zowel individueel als als team.

6. Besef dat betrokkenheid goud waard is

Alles staat of valt met het niveau van betrokkenheid van je projectleden – een essentieel element als het gaat om het creëren van een saamhorigheidsgevoel binnen een gefragmenteerde groep medewerkers. De 'Met Life’s 10th Annual Survey of Employee Benefits' uit maart 2012 toonde echter aan dat de loyaliteit van de werknemers op het laagste punt staat sinds zeven jaar en dat een op de drie overweegt zijn huidige werkplek te verlaten. Hoe moet je omgaan met dit probleem? Voer een projectplatform in waarbij voortgang transparanter, en de bewustwording over geleverde prestaties, groter wordt. Als interacties voor iedereen zichtbaar zijn, zul je zien dat het niveau van betrokkenheid omhoogschiet.

7. Stop met administreren, begin met doen

In een open werkcultuur met volledige transparantie is het voor managers niet nodig deel te nemen aan een oneindige hoeveelheid vergaderingen om van alles op de hoogte te blijven. Zorg ervoor dat je management wordt ondersteund met tools die een helicopterview op het project mogelijk maken – tools die garant staan voor zelf-organisatie binnen het team en het bepalen van prioriteiten. Dit stelt je in staat gedetailleerde planning te monitoren in plaats van te initiëren, zodat je tijd kunt vrijmaken voor het vormgeven van positief projectmatig gedrag en het verwijderen van obstakels waardoor het team vooruit wordt geholpen in de richting van het einddoel.