‘Nederlandse organisaties scoren hoog op procesdenken’

Het streven naar operational excellence staat bij Nederlandse organisaties hoog op de bestuurlijke agenda. Een groot deel heeft de ambitie om value-driven, process-led en data-driven te worden. Dit blijkt uit een onderzoek van Business Process Management-specialist Signavio, een onderdeel van SAP.

Voor het onderzoek ‘State of the Nation 2022: Business Process Transformation in the Netherlands’ ondervroeg Signavio ruim honderd IT-specialisten, managers en bestuurders. De respondenten werken allemaal voor Nederlandse bedrijven met minimaal duizend medewerkers.

80,5 procent van de ondervraagden noemde ‘operational excellence’ als belangrijkste drijfveer voor een businesstransformatie. 78 procent hoopt dat de transformatie uiteindelijk een kostenbesparing oplevert. Ook het beter kunnen bedienen van klanten (61,0%) en het verbeteren van de ‘customer journey’ (60,2%) werden vaak genoemd als antwoord op de vraag wat een transformatie mogelijk moet maken.

Richting process-led

Om een transformatie te laten slagen, is het volgens de opstellers van het onderzoeksrapport noodzakelijk dat organisaties value-driven, process-led en data-driven worden. Nederlandse bedrijven blijken al concrete stappen in die richting te zetten. 46,6 procent gaf aan dat het de mogelijkheden van procesautomatisering en process mining-technieken verkent.

Nog eens 30,5 procent gaf aan op tactisch niveau bezig te zijn met het stroomlijnen van processen, bijvoorbeeld voor order-to-cash en purchase-to-pay. 15,3 procent zegt aan de start van een transformatie te staan en maakt gebruik van eenvoudige tools voor het modelleren van processen.

Tips voor een succesvolle transformatie

Volgens Leon Fakkel, bij SAP Director of Business Development S/4HANA Cloud - RISE with SAP, blijkt uit de cijfers dat in Nederland het ‘procesdenken’ op een hoog niveau is. Volgens Fakkel zijn veel bedrijven nu bezig met de vertaalslag van ‘dit wil ik veranderen’ naar het daadwerkelijk kunnen aanpassen. Hij geeft een aantal tips die kunnen bijdragen aan een succesvolle transformatie:

1. Moderniseer

“Technisch achterstallig onderhoud maakt het lastig om veranderingen in processen door te voeren in de backend- en frontendsystemen”, waarschuwt Fakkel. Innovatie en transformatie vragen om moderne en up-to-date applicaties. Alleen daarmee is het mogelijk om te voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers.

2. Communiceer

Een transformatie moet bedrijfsbreed worden ondersteund. Communicatie is belangrijk voor het verkrijgen van die support. Bij een gebrekkige communicatie stuiten veranderingen bijvoorbeeld sneller op verzet. Signavio pleit er dan ook voor dat de toegevoegde waarde van een transformatie, de doelstellingen en de tijdslijnen duidelijk worden gecommuniceerd.

3. Creëer inzicht

Ook op het gebied van Business Process Management geldt: meten is weten. “Je kunt processen niet optimaliseren als je niet weet hoe processen zijn geïmplementeerd, maar vooral ook worden uitgevoerd”, aldus Fakkel. "Met geen of weinig inzicht is het moeilijk om te bepalen waar verbeterpotentieel zit en waar het mogelijk is om processen aan te passen.”

4. Zorg voor eigenaarschap

Bij 47,5 procent van de ondervraagde bedrijven is businesstransformatie belegd bij de ‘Office of the CEO’. Maar vaak ligt de verantwoordelijkheid ook bij de CIO of een Centre of Excellence. Fakkel: “Het is in ieder geval belangrijk dat de transformatie ergens is belegd. End-to-end processen zijn vaak afdelingsoverstijgend. Dan werkt het niet als we ‘er allemaal een beetje van zijn’. Dat zou het procesgestuurd werken bemoeilijken, omdat elke afdeling dan verantwoordelijk is voor een stukje proces.”

5. Beperk de scope

“We gaan nog steeds vaak voor omvangrijke projecten waar we alle eisen en wensen in willen stoppen, maar die aanpak werkt al lang niet meer”, stelt Fakkel. “Daarvoor is de snelheid van verandering te groot. Als je een project na een jaar oplevert, is de wereld alweer veranderd. Don’t boil the ocean, kies voor kleinere stappen.”

RISE with SAP

Veranderingen moeten stap voor stap worden doorgevoerd. Dat is ook de gedachte achter de Business Process Intelligence-oplossingen van SAP en achter RISE with SAP. Deze as-a-serviceoplossing combineert diensten en oplossingen van SAP. Samen met het partnerecosysteem zorgt SAP voor een snelle time-to-value en voor een versnelling van de digitale transformatie van bedrijven én de stap naar de cloud.

“De implementatie van bijvoorbeeld SAP S/4HANA betekent ook de aanpassing van processen. Grootschalige transformatieprogramma’s zijn gecompliceerd, duren te lang en werken daarvoor niet”, zegt Jeroen van der Lingen, Managing Director SAP Nederland. “Onderdeel van RISE with SAP is dat we samen met de klant richting het beoogde einddoel gaan. Waarbij onze aanbeveling is: eerst draaien, dan verfraaien.”