Zo verkoop je unified communications

De handleiding dient voor zowel IT-administratoren die onlangs op de volledige dienst van 3CX stuitte, of ambitieuze ondernemers en verkopers die hopen in te spelen op de gestegen vraag naar communicatieoplossingen. Welk doeleinde dan ook: het is enorm belangrijk om te begrijpen waarom een klant of collega baat heeft bij het systeem. Inlevingsvermogen en begrip zijn de sleutels tot succes.

Eerste stappen

Waarom? De grote W is alleszeggend, zo ook bij het peilen van iemands behoefte aan een nieuw communicatiesysteem; veelal een grote, overwogen stap voor veel bedrijven. De veelvoorkomendste redenen voor een overstap luiden als volgt. 
 

1. Verhuizing van kantoor. 
    
2. Noodzaak van een upgrade, vervangingen, reparatie of uitbreiding. Komt vaak voor bij gebruikers van oude systemen, waarbij de apparatuur met verloop van tijd duurder of niet langer leverbaar worden.
    
3. Veroudering van een systeem, en een partij zoekt de voordelen welk een alternatief op tafel gooit. 

Zowel punt twee als drie vergen diagnose. Uiteindelijk helpt het om in oogopslag te kunnen zien of een potentiële klant daadwerkelijk vernieuwing nodig heeft. Bevraag jezelf, leg jouw weet voor en creeër behoefte. 
 

• Is het huidige systeem moeilijk in gebruik?
• Welke behoeften worden momenteel niet verzadigd?
• Welke functies worden het meest gebruikt?
• Wat zijn de huidige belkosten?

Lukt het om een profiel te schetsen, dan ben je klaar voor de volgende ronde: pragmatiek. . 

De praktijk

De uiteindelijke overstap - en de aantrekkelijkheid daarvan - is afhankelijk van bestaande middelen en gebruik. Welke hardware is aanwezig? Welke communicatie kan een bedrijf geen dag missen?

Bestaande telefoonlijnen

Verdwijning van ISDN betekent dat analoge lijnen komen te vervallen. Om aan te kunnen geven wat voor werk daarvoor nodig is, moet er duidelijk worden wat er aanwezig is. Bovendien kan het goed zijn dat een bedrijf SIP Trunks gebruikt welk intact gehouden dienen te worden. Is dat inderdaad het geval, en is de SIP Trunk niet door 3CX gecertificeerd, dan kan er het beste aangegeven worden dat de SIP Trunk vervangen wordt met een gecertificeerd protocol, aangezien on-gecertificeerde SIP Trunks de meest voorkomende oorzaak van technische problemen zijn. 

Hardware

Peil hoeveel telefoons er in totaal nodig zijn. Houd rekening met receptieapparaten en conferentieapparaten. 3CX biedt bovendien pager- en intercomgebruik. Een inventaris van externe en thuiswerkers is bovendien aan te reden: van belang zijn hun verbindingsmogelijkheden, als 4G en breedband. Informeer daarbovenop over het aantal bestaande telefoons. Hoeveel extensies zijn momenteel in gebruik? Indien een bedrijf oude telefoonapparaten wilt hergebruiken, is het belangrijk om duidelijk aan te geven dat gedateerde toestellen vaak moeilijker opnieuw te configureren zijn. Het suggereren van een volledige lading nieuwe toestellen is dan vaak ook voordelig, voor zowel klant als jouzelf.

CRM

3CX biedt voor vrijwel ieder customer-relationship managementsysteem integratie. Voorbeelden van voordelen zijn een koppeling tussen de identiteit van een beller en de registratie in een CRM-systeem. Vraag daarom na welk systeem in gebruik is: wordt deze ondersteunt, dan is de verbinding zo gebeurd; anderzijds vergt een onbekend CRM-systeem verdere configuratie, configuratie die voor aanbieders als extra dienst verkocht kan worden.

Opslag

De cloud biedt voordelen, maar voor kleinere bedrijven voldoet een on premise-oplossing vaak prima. Daar ligt de keuze. Overweeg bedrijfsgrootte en raad aan: voor het MKB is lokale opslag, bijvoorbeeld door installatie als applicatie of virtuele machine op een bestaande server, veelal voordelig.

Netwerk

Een onderzoek naar een bedrijfsnetwerk is noodzakelijk. Zoek naar antwoorden op de volgende vragen. 1. Opereert het bedrijf op een analoog netwerk, of op basis van IP? 2. Is het netwerk VoIP-gereed? 3. Bestaan er reeds PoE schakelaars? 4. Is de firewall VoIP-vriendelijk, en zijn beheerdersrechten voor port forwarding verkrijgbaar? 5. Is de internetsnelheid adequaat aan de wens? Houd rekening met het gewenste aantal extensies, en de schaalbaarheid daarvan.

Planning. Aandraag. Offerte.

De onderzoeksfase is rond. Overweeg nu de opties van 3CX, of jouw betreffende communicatieaanbieder, en besluit een geschikt pakket. Houd hierbij rekening met cloud, volume, integratiemogelijkheden en –kosten en schaalbaarheid (bijvoorbeeld in vorm van het prijsmodel van de aanbieder).

Plan je uitsluitend verkoop, dan is het aan te raden om de offerte van een aantal punten af te laten hangen.
 

• Dienen oude telefoonlijnen verwijderd te worden?
• Hoeveel tijd ben je kwijt aan de aansluitingen/her-configuratie van toestellen?
• Kan het bedrijf geen dag zonder communicatie, en zal je daardoor buiten kantooruren te werk moeten gaan?
• Kan je gebruikmaken van PoE-schakelaars, of zal je zelf AC-adapters moeten aanschaffen?
• Heeft de klant instructie en training nodig, en hoeveel tijd kost dit?

Oogst

Is de offerte rond, dan ben je klaar voor de oogst: de laatste overtuigende stappen, om te garanderen dat jouw aanbod uitblinkt. In geval van 3CX helpt het om USP’s te behandelen. Denk aan een onovertrefbaar laag tarief, de flexibiliteit van een open platform, keuze tussen cloud en on-premise, lage onderhoudskosten, mobiliteit en wereldwijde erkenning van ZZP’ers, tot het MKB en de Corporation.
Word jouw aanbod goed ontvangen, dan is het tijd voor de laatste voorbereidingen.

Maak kennis met 3CX en bestudeer de 3CX Basic training course uitvoerig. Certificeer via de website en controleer of je gebruik zult maken van certificeerde IP Phones en SIP Trunks. Test jouw plan van aanpak uitvoerig vóór het echte werk. De aanleg van tien extensies kan de aanleg van honderd extensies prima vertegenwoordigen, zolang je rekening houd met bedrijfspersoonlijke omstandigheden, welk je uitvoerig hoort te kennen, mits je de eerder besproken stappen juist volgt. Notuleer, en gebruik desnoods 3CX’ voorbeeldige deployment-sheet ter referentie, om met zekerheid geen kernpunt te missen.

Raadpleeg tot slot 3CX’ volledige partnerhandleiding. Daarin vind je zowel het bronmateriaal voor dit artikel als aanvullende informatie. Succes!

Afbeelding: design door Rawpixel, Freepik.