Waarom heb jij nog geen telefonisch keuzemenu?

Dat vergt geld: een jaarronde investering, die buiten het handbereik van kleinere bedrijven ligt. Ondernemers die met een klein team werken, kiezen er dan ook regelmatig voor om het doorverbinden gedeeltelijk aan onderlinge collega’s en teamleden over te laten. Dat lijkt een oplossing, maar is allesbehalve optimaal. Het is zelden in het belang van een bedrijf om weg te geven dat er met een klein team wordt gewerkt. Klanten verwachten proportionele diensten en producten. De middelen die je beschikbaar maakt voor een betalende persoon of partij moeten zich in oogopslag verhouden tot de middelen die de klant daarvoor investeert. In dit licht is een receptionist het ultieme visitekaartje. De handmatige doorverbinding van collega naar collega bereikt het tegendeel.

Telefonische keuzemenu’s bieden uitkomst. Hierbij wordt er via spraak of de invoer van een nummer en hekje voldoende informatie verzameld om een beller automatisch met de juiste medewerker te verbinden. Hoewel dit digitale alternatief voor een receptionist zo’n tien jaar terug niet of nauwelijks betaalbaar was voor het gemiddelde kleinbedrijf, is de drempel vandaag de dag lager dan ooit.

Hoe komt dat?

ISDN-telefonie was tot 2019 de norm. In die jaren moest een geautomatiseerd doorverbindings-systeem via plaatsafhankelijke telefoonlijnen en telefooncentralen waargemaakt geworden. Sinds 2019 faciliteert elke provider telefonie via het internet, wat het mogelijk maakt om de telefooncentrale op een plek naar keuze te hosten en configureren, en de kosten van geautomatiseerde doorverbindingen en keuzemenu’s terug te dringen tot een niveau dat voor de meeste bedrijven betaalbaar is.

Bij KPN ligt dit niveau op minstens € 10,- extra per maand. Dát is de prijs van het ‘Keuzemenu Pakket’, waarmee je de mogelijkheid hebt om een numeral menu in te stellen en bellers automatisch door te schakelen naar een geschikte afdeling of persoon. Kies 1 voor X, kies 2 voor Y, enzovoorts. Hoewel een tientje per maand stukken betaalbaarder is dan de tientallen, honderden of duizenden euro’s waar je vroeger voor kwam te staan, blijft € 120,- per jaar niets om de schouders voor op te halen.

Het kan voordeliger

Het slechte nieuws is dat KPN’s model niet uniek is, en ook andere grote Nederlandse providers een extra bedrag factureren voor de installatie en het gebruik van keuzemenu’s, belgroepen en andere geavanceerde opties. Het goede nieuws is dat de komst van internettelefonie de afhankelijkheid van grote Nederlandse providers verminderde, en wij welbekend zijn met een technologiebedrijf dat niet alleen keuzemenu’s, maar tientallen andere geavanceerde telefoniefuncties gratis beschikbaar maakt voor iedere betalende klant.

Dat technologiebedrijf heet 3CX. Lees je ons magazine vaker, en stuitte je in de vorige editie op het artikel waarin we de prijzen van telefoniekosten vergeleken, dan doet die naam waarschijnlijk een belletje rinkelen. Het bedrijf ontwikkelt een van de meest voordelige - dan wel voordeligste - telefonie-oplossingen van het moment. Die oplossing bestaat uit een IP PBX (telefooncentrale) aan de achterkant en een softwaresysteem aan de voorkant. De telefooncentrale regelt uitgaande en inkomende telefoongesprekken, en kan door 3CX of één van 3CX’ Nederlandse partners worden gehost. In beide gevallen beschik je over een dienst voor onbeperkte telefonie, en ben je vrijwel altijd goedkoper uit dan bij het welbekende aanbod (denk KPN, maar ook VodafoneZiggo en Microsoft).

3CX via partners

Prijzen hangen af van het maximale aantal gelijktijdige gesprekken en actieve gebruikers. Voor vier gelijktijdige gesprekken en 12 gebruikers betaal je voor de onbeperkte telefonie van elke gebruiker € 1,90 per maand (afgerond). Een licentie voor 26 medewerkers en 16 gelijktijdige gesprekken kost € 5,40 (afgerond) per gebruiker per maand. Op de de website (3cx.nl/kopen/prijzen) vind je een volledig beeld van de tarieven, maar dat is voor nu niet van het grootste belang. Wél hoofdzakelijk is het feit dat functies als een keuzemenu - functies die vrijwel altijd als kostbare nevendienst beschikbaar worden gemaakt - geen extra kosten met zich meebrengen. Hetzelfde geldt voor veelvoorkomende extra’s als de integratie van vast en mobiel: deze (doorgaans betaalde) optie is in 3CX geïntegreerd. Ook belgroepen zijn naar hartelust aan te maken.

Kortom: heb je een 3CX-licentie, dan zijn de opties beschikbaar. Geen extra pakketten of hogere facturen. Daarbij is het belangrijk om te weten dat de configuratie van een keuzemenu of belgroep niet per definitie wordt ontzorgd, zoals bij een dienst van KPN de norm is. Wanneer 3CX de hosting van een telefooncentrale voor rekening neemt, zal je waarschijnlijk een IT’er in dienst moeten hebben of  inschakelen om de installatie van een keuzemenu en belgroepen op zich te nemen. Zelf doen kan, maar vereist kunde en tijd.

Vandaar raden we iedereen die vraag heeft naar zowel telefonie als geavanceerde opties om 3CX af te nemen via één van haar Nederlandse partners, die de hosting, configuratie en het beheer van een telefooncentrale op zich kunnen nemen. Tarieven voor de configuratie en het beheren van geavanceerde opties zullen per partner verschillen, maar pakken doorgaans stukken voordeliger uit dan bij de grote Nederlandse providers.

Meer dan een telefooncentrale

3CX’ licenties bieden meer dan telefonische bereikbaarheid. De software is net zo uitgebreid - dan wel uitgebreider - als de softwareprogramma’s waarop de telefoniediensten van KPN, T-Mobile of VodafoneZiggo draaien. Communiceren met 3CX kan altijd en overal, zij het via de webbrowser, iOS, Android of Windows app. Jij, collega’s en/of medewerkers hebben een persoonlijk nummer en kiezen zelf via welke devices er wordt gecommuniceerd. Een inkomend gesprek is bijvoorbeeld op te nemen via de browser en te voeren via een smartphone. Niemand is overgelaten aan vaste apparatuur, wat thuiswerk in de hand werkt. Contactgegevens van veelgebruikte CRM-systemen integreer je met gemak.

Conferences zijn gemakkelijk aan te maken; deelnemen kan in een browser of device naar keuze, en is zo laagdrempelig als het volgen van een link. Videoconferences gaan met handige samenwerkingstools gepaard. Bestanden zijn gemakkelijk in te voegen, chatfuncties werken interactie in de hand en de technologie is geoptimaliseerd om vlekkeloos te vergaderen, zelfs wanneer de internetverbinding van een host of deelnemer te wensen overlaat.

Ook ontwikkelde 3CX chatsoftware voor WordPress, Joomla, Drupal en andere veelgebruikte backends. Met de Live Chat plugin voeg je een verbonden chatinterface aan websitepagina’s naar keuze toe. Sitebezoekers zijn te verwelkomen met een (geautomatiseerd) bericht. Vragen beantwoord je in 3CX’ web client, tezamen met SMS- en Facebook-berichten. Je kan bezoekers de mogelijkheid geven om chatgesprekken tot video- of telefoongesprek om te zetten. Daarmee dient Live Chat als sterke basis voor kleine én grote supportafdelingen.

Meer weten? Bezoek de website en werp een eigen blik op de functies, Nederlandse partners en prijzen. 

Info | 3cx.nl