Voor software inkopers: de toekomst van software-inkoop

Auteur: Marc Tromp, Business Development Manager, Sastrify

Aantal software-abonnementen loopt uit de hand

Steeds meer bedrijfsactiviteiten vinden plaats in de cloud, een ontwikkeling die in een stroomversnelling is geraakt sinds het verplicht thuiswerken tijdens de coronapandemie. Van vergaderen tot samenwerken, tools zoals Slack, Notion en Microsoft Teams worden intensief gebruikt op dagelijkse basis, met name door start- en scale-ups. Deze manier van werken gaat dergelijke bedrijven goed af, omdat zij relatief klein en wendbaar zijn. Deze bedrijven kunnen nieuwe tools snel implementeren en dus gemakkelijk van tool veranderen als er een nieuwe, efficiëntere tool op de markt verschijnt. Echter, deze bedrijven hebben vaak nog geen inkoopafdeling gecreëerd, wat resulteert in versnippering van software en gebrek aan overzicht binnen de organisatie.

Als software inkoper ben je waarschijnlijk als eerste begonnen met het in kaart brengen van lopende software-contracten om deze vervolgens in een interactief overzicht te zetten, bijvoorbeeld door middel van een dashboard. Voor velen zal het daar echter niet bij blijven. Onder druk van digitale transformatie en het migreren van software omgevingen naar de cloud, zal de functie van inkoper meer en meer het karakter van verandermanager krijgen. Hierbij is het allereerst van groot belang dat mensen begrijpen wat de functie inhoudt en waar deze meerwaarde kan bieden. Ga daarbij niet uit van de afdeling die je wil creëren van bovenaf, maar werk van beneden naar boven. Meerwaarde wordt gecreëerd door het identificeren en gebruiken van expertise. Bij aankomst is er een systeem dat werkt, medewerkers beschikken over de expertise en weten het beste wat ze nodig hebben. Luister naar en vertrouw op deze expertise. Als software-inkoper hoef je deze kennis alleen maar samen te brengen en op basis hiervan de juiste besluiten te nemen. Val daarbij niet in de verleiding het huidige systeem te veroordelen. Realiseer je waar het bedrijf vandaan komt en help het te groeien.

Inkoop vertraagt de organisatiegroei

Naast de taak van het in kaart brengen van de lopende software-contracten, zul je verzoeken ontvangen voor het aanschaffen van nieuwe software. De tendens binnen organisaties, met name startups die hypergrowth ervaren in snelgroeiende sectoren, is dat inkoop de groei vertraagt. In een startup-omgeving werken overwegend jonge mensen die zeer gemotiveerd zijn de organisatie zo snel mogelijk te helpen groeien, waardoor alles ‘nu’ moet gebeuren. Deze vraag om directe oplossingen stelt inkopers voor een grote uitdaging, want het gaat niet alleen om een flitsend product en een lage prijs, maar welke waarde je voor die prijs krijgt. De taak van inkopers is belanghebbenden te begrijpen en te begeleiden. Ondersteun ze bij het maken van goede overwegingen, alvorens tot actie over te gaan. Daag mensen uit waarom ze een tool echt nodig hebben, wat is het doel dat ze willen bereiken en help ze door ze te adviseren in hoe ze dit doel het beste kunnen bereiken. Ondersteun ze bij het bepalen wat een oplossing precies voor meerwaarde aan het bedrijf kan leveren op de lange termijn.

Het is begrijpelijk waarom dit gezien wordt als een factor die de groei belemmert, maar van belang is dat men inziet wat voor toegevoegde waarde inkoopprofessionals op de lange termijn kunnen realiseren. Het gaat niet om die 30% korting, maar hoe inkoop ROI kan realiseren. De uitdaging is om mensen te betrekken en hun vertrouwen te winnen. Het is een kwestie van communiceren en in staat zijn de boodschap over te brengen aan de belanghebbenden, zodat zij begrijpen hoe je samen meerwaarde kunt creëren. Alleen door samen te werken kun je ervoor zorgen dat het proces zo snel en soepel mogelijk verloopt. Je taak als inkoper is dit proces doorlopend te finetunen en te zorgen voor een constante flow. Het is bijvoorbeeld niet handig als verzoeken zowel binnenkomen via email, als in vergaderruimtes én aan je bureau – hoewel dat laatste tegenwoordig wellicht als ouderwets wordt beschouwd. Een quick win is het opzetten van een proces voor het binnenkomen van verzoeken. Verwijs alle medewerkers die een verzoek hebben bijvoorbeeld door naar een daarvoor bestemd mailadres of nodig ze uit hun voorkeuren door te geven in de door jouw gewenste projectmanagement omgeving.

Van focus op kostenbesparing naar een strategische rol

De focus van software-inkoop is verlegd van kostenbeheersing, naar het creëren van strategische waarde. Het gaat niet meer slechts om een eenmalig besluit tot het aanschaffen van software tegen de laagste prijs op dat moment om op die manier je targets te behalen. Targets zijn achterhaald en met alleen goede onderhandelingsskills kom je er niet. De focus ligt op de beste prijs-kwaliteit verhouding, wat is er nodig en waarom is dat nodig, de waarde voor het bedrijf, de ROI. Implementeer de mechanismen voor kostenbeheersing, maar bepaal wat de succescriteria zijn op de lange termijn en zet deze om in contractvoorwaarden. Vraag daarbij niet om de minimale vereisten, want dit zal de norm worden, maar zet hoger in. Het is van belang om je in eerste instantie te focussen op de doelen en niet op de details.

Een belangrijk inzicht hierbij is dat de focus wordt verlegd van een inkoopmoment, de eenmalige aanschaf tegen de laagste prijs, naar een doorlopend proces, een inkoopcyclus. Dat je software eenmalig aanschaft, betekent niet dat je de komende jaren goed zit. Software ontwikkelt zich razendsnel en tools schieten als paddenstoelen uit de grond. Besluiten moeten dus continu geëvalueerd worden en hierbij zijn contractvernieuwings of -verlengingsmomenten erg belangrijk. Analyseer minimaal elke drie maanden de meerwaarde van de contracten en hoe de kosten zich ontwikkelen, om te anticiperen op zowel interne ontwikkelingen als marktontwikkelingen.

Uitbreiding van het takenpakket versus digitalisering en automatisering

Naast de shift naar een meer strategische focus, wordt het takenpakket van de inkoopprofessional alsmaar groter. Met name in meer gereguleerde markten moet je als inkoper veel meer begrijpen dan slechts het inkoopvak. Taken die steeds prominenter worden, zijn risicomanagement en naleving van de wetgeving. Dit is vooral een uitdaging voor kleinere bedrijven of start-ups die geen juridische afdeling hebben, maar ook voor grotere bedrijven waar zich tussen beide afdelingen een grijs gebied bevindt. De inkoopprofessional zal hierbij vaak de rol van liaison tussen de juridische afdeling en de leverancier aannemen, waarbij op z'n minst een basiskennis van de juridische vereisten een must zal zijn.

Wat kan helpen bij de ontwikkelingen die we zien, met name de exponentiële groei van software-abonnementen, de shift naar een meer strategische rol en de uitbreiding van takenpakket van de inkoper, is digitaliseren en automatiseren, met name van routinematige taken binnen software-management en -inkoop. Dit ondersteunt je als software inkoper bij het creëren van meerwaarde voor het bedrijf. Het helpt je een overzicht te creëren van alle lopende contracten en inzicht te verkrijgen in de meest waardevolle contracten. Hierdoor kun je je focussen op meer strategische taken. Inkoopsoftware kan de oplossing zijn voor de uitdagingen die bovengenoemde veranderingen met zich meebrengen.