Voip verstandig: zelf doen of uitbesteden?
Veel Nederlandse bedrijven bellen vandaag de dag met een relatief oude telefooncentrale. Een mooie kans voor aanbieders van hosted voip, die al jaren de bedrijven willen overtuigen van cloud telefonie. Of schaffen bedrijven binnenkort weer een nieuwe pbx-server aan?
Het is nooit helemaal duidelijk wat de Nederlandse ict-manager in zijn serverruimte bewaart. Servers? Switches? Routers? Je weet het niet. Ongeveer een half jaar geleden deed onderzoeksbureau Computer Profile een poging in kaart te brengen wat voor telefooncentrale bedrijven nu precies gebruiken. 2100 ict-managers deden mee en gevraagd werd welk merk pbx ze gebruikten, in welke sector ze actief waren en hoe oud de centrale was.
Uit het onderzoek bleek dat de gemiddelde telefooncentrale zo'n zes en een half jaar oud is. Behoorlijk oud voor een centrale en veel bedrijven zullen komende jaren aan de slag moeten met hun telefonienetwerk. De grote vraag daarbij is: gaan ze kiezen voor een nieuwe telefooncentrale of huren ze een centrale bij een hosted voip-provider?
ISDN
Voor de duidelijkheid: bij hosted voip beschik je als bedrijf zelf niet over een centrale, maar huur je er een in het datacenter van de provider. Je hoeft dus niet te investeren in hardware. Je betaalt een maandelijkse vergoeding op basis van het aantal accounts dat je afneemt. Provider Voiceworks is al jaren bezig voip in de markt te zetten en hee veel ervaring met hosted voip. 'Toen we in 2005 begonnen als provider zijn we gestart met hosted voip', vertelt directeur Ruud van der Aar van Voiceworks. 'We merkten echter dat er nog heel veel telefooncentrales in het land waren. Zodoende hebben we Voice Connect ontwikkeld, zodat we ook klanten met een eigen ippbx kunnen bedienen.
Voice Select, het aanbieden van analoge isdn-lijnen en telefoontikken in het oude CPS-model (Carrier Pre Select), doen we pas sinds vorig jaar. Eigenlijk is deze ontwikkeling wel een beetje raar, want je gaat vanuit hosted voice terug naar de traditionele telefonie. De reden dat we in 2011 toch nog besloten in isdn-telefonie te stappen is dat in 2011 nog 70 procent van alle telefooncentrales nog altijd aangesloten was op analoge isdn-lijnen. Dat marktaandeel neemt wel steeds verder af, maar is voorlopig nog van een behoorlijke omvang. Daar komt nog bij dat de kosten om een dergelijke dienst te bieden in 2011 door regulering van de Opta waren gedaald. Toen we er eerder naar keken was het kostentechnisch niet interessant om in te stappen. Nu is dat wel het geval.'
Het merendeel van de zakelijke markt belt dus nog met traditionele telefonie en Voiceworks is al meer dan zeven jaar bezig. Kun je dan stellen dat de meeste bedrijven geen interesse lijken te hebben in hosted voip? 'Nee, dat zou ik niet als een juiste conclusie zien', zegt van der Aar beslist. “Telefooncentrale-leveranciers als Avaya en Siemens hebben hun pbx'en ondertussen verder ontwikkeld en de meeste centrales die nu worden uitgeleverd zijn ip-ready. De markt voor Voice Connect wordt dus steeds gunstiger. Tegelijk zien we dat, gelet op onze omzet, er een verschuiving plaatsvindt van Voice Connect naar hosted voip. Momenteel komt ongeveer de helft van onze omzet uit Voice Connect. Dat percentage lag vroeger een stuk hoger.'
Kiezen
Er zijn grofweg drie zaken die een belangrijke rol spelen bij de keuze van een klant voor hosted voip dan wel voor een pbx op locatie. Op de eerste plaats kunnen bepaalde applicatiemogelijkheden een belangrijke rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan een advocatenbureau dat een speciaal softwarepakket voor tijdschrijven wil koppelen aan zijn telefoniesysteem. Zo'n functionele behoefte kan in belangrijke mate bepalen of een klant kiest voor hosted voip of een pbx op locatie.
Het tweede aspect zijn de kosten. Een bedrijf dat de investeringskosten laag wil houden is met hosted voip altijd het beste af. Anderzijds kan een pbx juist weer goedkoper zijn voor bedrijven die weinig veranderingen in hun telefonienetwerk verwachten. Zij hebben geen behoefte aan een organisatie die hun pbx beheert en betalen wel voor wijzigingen op incidentele basis. Een derde punt is het emotionele aspect. Dat kan zowel ten voordelen als ten nadelen van hosted voip uitpakken.
Soms willen mensen juist mee met de laatste technieken. Andersom zijn er ook mensen die bij hosted voip het gevoel hebben controle over hun telefonie te verliezen. Gaan we in de toekomst allemaal met hosted voip bellen? Van der Aar denkt van niet. 'De taart wordt in de toekomst anders verdeeld. Hosted voip gaat een grotere rol spelen, maar er zullen altijd partijen zijn die een eigen telefooncentrale in beheer willen hebben.'
Niet lang geleden heeft Voiceworks een aantal mobiele diensten gelanceerd. De diensten zijn geschikt voor afnemers van hosted voip, bedrijven met een eigen ip-pbx en bedrijven met een analoge isdncentrale. 'Wij hebben bewust een breed portfolio neergezet, omdat we geloven dat er voor alle drie de segmenten komende jaren nog markt zal zijn. Hosted voip en hosted mobile zullen er echter qua groei met kop en schouders bovenuit steken.'
Besparingsdrift
VoiceData is ook een aanbieder van voip. Net als Voiceworks bieden ze zowel sip-trunks als een managedvoice-oplossing. Volgens accountmanager Xander Dekker gaat hosted voip komende jaren een grote vlucht nemen. 'Wij zien echt de verschuiving dat echt alles naar hosted voip gaat', stelt hij. 'Het mooie van hosted voip is dat je tot in de lengte der jaren toe kan. Je krijgt de beschikking over een hosted centrale die door één bedrijf wordt onderhouden en continu wordt voorzien van nieuwe updates en features. Je hebt dus altijd een moderne up-to-date centrale. De manager heeft daarbij geen diepgaande ict-kennis meer nodig om z’n centrale te beheersen. Onze klanten komen uit allerlei takken van het bedrijfsleven en bijna iedere klant beheert z’n eigen centrale via ons systeem.'
Meer dan driekwart van de klanten van VoiceData maken momenteel gebruik van managed voice en met name de laatste twee jaar is de interesse in de hosted variant erg toegenomen. 'Tot en met 2008 werden er nog best vaak pbx'en verkocht, maar als je nu kijkt naar soortgelijke klanten en cases is bijna alles hosted voip.' De belangrijkste reden dat bedrijven kiezen voor hosted voip zit 'm volgens Dekker vooral in de kosten. Niet alleen heb je lagere belkosten, je hebt ook niet de zware eenmalige investering in een PBX. “Besparingsdrift is de laatste twee jaar echt een drijfveer van mensen om over te stappen en ik denk dat hosted voip gewoon in alle gevallen interessant is.'
Nu zit daar wel de kanttekening aan dat je de levensduur van de pbx moet afzetten tegen het onderhoudscontract dat de hosted voip-provider biedt. Ben je niet veel duurder uit wanneer je al die maandelijkse kosten bij elkaar optelt? “Ik heb ooit een traject gehad waarbij de klant 1000 werkplekken had. Wij moesten kijken of hosted voip interessant voor hen was. Op een levensduur van tien jaar speelde je quitte. Vooral als je meer dan één locatie hebt ben je al heel snel goedkoper uit.' Dekker gaat er in zijn berekeningen vanuit dat een standaard pbx zo'n vijf jaar meegaat. 'In het jaar 2000 had ik misschien zeven of acht jaar gezegd. Dat kan ik nu echt niet meer zeggen. Ontwikkelingen als vast-mobielintegratie (mobiel direct aangesloten op de telefooncentrale) en koppelingen met crm-systemen maken dat telefonie snel verandert. Een pbx die vandaag voldoet is over vijf jaar niet meer geschikt voor de nieuwste ict-mogelijkheden.'
Breder kijken
Manager Marketing & Sales Ian Kennedy van SpeakUp bekijkt het iets anders. SpeakUp biedt al sinds 2003 hosted telefoniediensten aan. Ook hij geeft een pbx een levensduur van tussen de vijf en tien jaar. Hij maakt hierbij echter de kanttekening dat die leeftijd erg afhankelijk is van de gebruikerswens. 'De grote vraag die de reseller altijd zou moeten stellen is: werkt het nog naar behoren? Als je weinig functionele eisen hebt, gewoon bereikbaar wil zijn en je tevreden met je centrale bent kan het maar zo zijn dat je wel twintig jaar met dezelfde pbx belt. Er zijn daarentegen ook organisaties die al na twee jaar afscheid nemen van hun centrale, omdat ze vinden dat de functionaliteit niet meer volstaat.'
Volgens Kennedy is het heel lastig om met een rekensom te bepalen of een pbx duurder danwel goedkoper is dan hosted voice. Bedrijven moeten daarom, wanneer ze nadenken over het vernieuwen van hun telefooncentrale, breder kijken dan enkel de kosten. Door het beheer van de telefooncentrale uit te besteden kan de ict-manager zich bijvoorbeeld bezig gaan houden met andere zaken.
Ook de productiviteit kan verbeteren wanneer de medewerker bereid is om een dag thuis te gaan werken. Kennedy verwacht dat de vraag naar hosted voip verder gaat toenemen, maar het zal zeker niet overal worden toegepast. Los van het financieringsmodel is ook de aanleg van glasvezel een belangrijke motor achter de adoptie van hosted voip. 'Op het moment dat een organisatie aangesloten wordt op glasvezel gaat zo’n kantoor overwegen ict-apparatuur buiten de deur te plaatsen. De bandbreedte leent zich er immers voor.'
Daarnaast is vooral ook het gebruikersgemak een belangrijke overweging voor de overstap naar hosted voip. 'Daar is heel veel op terug te voeren. De laatste tijd zien we bijvoorbeeld dat de integratie van vast en mobiel de adoptie van hosted voip aanjaagt. Het verbetert de bereikbaarheid van een organisatie. Waarom pakt iemand zijn mobiele telefoon? Omdat hij daar al zijn contacten in bewaart. Als je de mobiele telefoon kunt koppelen aan de pbx vergroot dat het gebruiksgemak. Hetzelfde kun je zeggen over het bijschakelen van nieuwe lijnen. Het is voor de organisatie vooral erg makkelijk.'
‘VoIP, meer dan alleen bellen’
Rolf Naberink, Marketing Manager Interconnect
'Als zakelijke gebruiker kun je eigenlijk niet meer zonder Voice over IP (VoIP). Bellen via internet heeft grote functionele en financiële voordelen ten opzichte van analoge telefonie. Of je nu een eigen telefooncentrale hebt of kiest voor een hosted omgeving. Maar bellen met VoIP betekent ook dat je eens goed na moet denken over je internetverbinding.
Het besparen van kosten wordt vaak als een van de belangrijkste redenen genoemd om over te stappen naar een voip-abonnement. En dat is logisch, want de gesprekskosten van een sip-trunk of een hosted voice-oplossing liggen doorgaans stukken lager dan bij een traditioneel telefoonabonnement. Hoe meer je belt, hoe meer je dus bespaart.
Maar voip is meer dan een lage telefoonnota. De extra functionaliteit op het gebied van bijvoorbeeld mobiliteit biedt veel toegevoegde waarde. Je hoeft niet langer een vast nummer en een mobiel nummer naast elkaar in stand te houden. Je hebt één nummer, en koppelt dat aan het toestel bij je in de buurt. Dat kan op kantoor zijn, maar ook thuis of onderweg. Zo ben je beter bereikbaar voor klanten en collega’s.
Het gebruik van voip houdt wel in dat een stabiele internetverbinding een stuk belangrijker wordt. Natuurlijk, bijna iedereen heeft ondertussen mobiel internet op zijn smartphone. Maar daar kun je niet met de hele organisatie gebruik van maken. Die vaste internetlijn blijft toch de digitale ader van de organisatie.
ISP Interconnect heeft recent Ethernet over DSL geïntroduceerd. Een serie dsl-verbindingen met een hoge bandbreedte, die ideaal zijn voor toepassingen zoals voip. Dit komt omdat er gebruikgemaakt wordt van meerdere vlan’s per verbinding. Daardoor kan voip-dataverkeer eenvoudig worden gescheiden van de overige data. Zo is er altijd voldoende bandbreedte beschikbaar voor telefoonverkeer. Dit kan natuurlijk ook met glasvezel, maar dat is nog niet voor iedere organisatie weggelegd.
En wil je echt het zekere voor het onzekere nemen? Combineer dan twee verschillende verbindingen in een fail-over-opstelling. Als er zich dan een storing voordoet op het ene netwerk, dan vangt de andere verbinding het dataverkeer op. Zo ben je als ondernemer verzekerd van een goede bereikbaarheid.'
Info: www.interconnect.nl
Jabra SUPREME UC
Hoogwaardige headset voor UC-omgevingen
Net als de ‘gewone’ SUPREME beschikt de UC over Active Noise Cancellation, met behulp van een microfoon en een elektronische chipset wordt storend omgevingsgeluid voor je geblokkeerd. Bovendien reduceert Noise Blackout 3.0 in grote mate het achtergrondgeluid bij de persoon aan de andere kant van de lijn. Het aan- en uitzetten van de headset doe je simpelweg door de het in- of uitklappen van de flexibele microfoon. Daarnaast beschikt de UC over een verstelbare oorhaak en een comfortabel oorkussen.
Prijs: € 120,- excl. btw
Info: www.jabra.nl
'Alles moet geïntegreerd zijn'
Rob Kurver, CEO Voipro
Resellers die over deze ontwikkelingen meer willen weten zouden trouwens 14 juni in de agenda moeten zetten. Dan is alweer het 4e jaarevent van SaaS4Channel, een kennisplatform dat zich richt op saas voor het kanaal. Ik ben daar de dagvoorzitter dan.’
Info: www.voipro.nl
Lees meer
