Verhoog je klanttevredenheid met TeamQ

Het lijkt een open deur: zorg ervoor dat je vragen van klanten – wat voor bedrijf je ook hebt – snel en adequaat beantwoordt. Je klanten zijn immers je omzet. Toch blijkt dat in de praktijk niet altijd een eenvoudige opgave. Het is zonder specialistische software lang niet altijd duidelijk wie welke vraag beantwoordt en hoe lang het duurt voor een vraag is opgelost.

TeamQ is speciaal ontwikkeld om deze problematiek het hoofd te bieden. Met deze software kun je binnenkomende vragen 'onderscheppen', beheren en monitoren. Zo'n klantvraag kan op allerlei manieren binnenkomen: via e-mail, telefonisch of via een webformulier. Iedere medewerker die toegang heeft tot TeamQ ziet de vragen binnenkomen op de centrale plek, MyQ geheten. Zodra een medewerker een vraag oppakt, verdwijnt deze uit het zicht van de andere medewerkers. Zo heeft iedereen altijd een overzicht van alle openstaande vragen. Daarbij houdt TeamQ rekening met verschillende afdelingen en verschillende mailboxen. Vragen gemaild naar de e-mailbox van de salesafdeling zullen bijvoorbeeld niet zichtbaar zijn voor de afdeling marketing, en vice versa.

TeamQ biedt ook de mogelijkheid om vragen 'weg te zetten' bij een expert of een bevoegd persoon, voor een vlotte afhandeling. Die persoon ziet dan de vraag in zijn MyQ verschijnen en krijgt een mail dat een vraag bij hem of haar is weggezet. De vraag verdwijnt dan uit de MyQ voor de overige medewerkers. Op die manier weet je altijd zeker dat alle vragen 'uitstaan' en er geen vragen blijven liggen. Juist dat laatste is natuurlijk rampzalig voor de ervaring van de klant en ligt zonder een goed managementsysteem op de loer.

Een van de waardevolle aspecten van TeamQ is het fijnmazige systeem om de afhandeltijd van vragen goed te managen. Zo kun je voor iedere afzonderlijke vraag instellen hoeveel tijd er overheen mag gaan voor de klant het antwoord krijgt. Wordt die tijd overschreden, dan kun je een e-mail laten sturen naar bijvoorbeeld een afdelingshoofd.

TeamQ biedt inzicht in het totale afhandelingsproces middels een soort 'dashboard'. Hierop zie je hoeveel vragen er uitstaan, hoeveel vragen er openstaan en hoe lang het duurt voordat vragen beantwoord worden. Dat is ideaal voor een beter beheer, want zo zie je precies waar de pijnpunten zitten en welke medewerkers je op hun verantwoordelijkheid moet aanspreken.

TeamQ wordt geleverd als een saas-oplossing. Dat betekent dat je vanaf iedere pc, laptop, smarphone of tablet met een interverbinding en een browser toegang hebt tot de applicatie. De software draait op de servers van TeamQ, zodat je je niet druk hoeft te maken over updates of backup van de oplossing; dat ligt in handen van de provider.

Een schematische weergave van de afhandeling van klantvragen met behulp van TeamQ.