Veranderende wereld van softwarelicenties in de cloud

Voor zowel de leveranciers als de gebruikers is het van belang om een helder en compleet beeld te hebben van welke software is aangeschaft, waar die is geïnstalleerd, welke soort licentie en welk onderhoudscontract is afgesloten. Om nauwgezet bij te houden wat de onderneming aan applicaties heeft gekocht en welke nog wel en welke niet meer worden gebruikt, is geen gemakkelijke opgave voor applicatiebeheerders en compliance managers. Er wil in de loop van de jaren nog wel eens iets doorslippen dat niet klopt, al is er in de meeste gevallen geen sprake van bewust oneigenlijk softwaregebruik. Applicatiebeheer is nu eenmaal lastig, zeker als er sprake is van verscheidene deployments van dezelfde software op verschillende locaties, iets dat bij grotere ondernemingen standaardpraktijk is.

Transparantie en eenvoud

De reden dat ondernemingen de nieuwe technologieën omarmen en overstappen naar de cloud en naar Software as a Service is omdat de prijsstelling van het softwaregebruik transparanter is en de licentiëring eenvoudiger. Softwareleveranciers dienen hun beleid betreffende licenties aan te passen aan een wereld waarin de cloud, virtualisatie en saas een steeds dominantere rol zijn gaan spelen. De overgang gaat niet altijd vlekkeloos. Contracten betreffende gebruik en onderhoud moeten op correcte wijze aan de nieuwe situatie worden aangepast. Daar zitten nogal wat haken en ogen aan. En gewenning vraagt nu eenmaal ook tijd, er is tenslotte bijna sprake van een paradigmashift. Maar leveranciers zijn druk bezig hun klanten te informeren over nieuwe licentiemodellen, en gebruikers zijn op hun beurt druk in de weer om de compliance van aanwezige applicaties te optimaliseren. Dat leveranciers en gebruikers in de praktijk uitdagingen tegenkomen en die moeten zien te overwinnen, hoort bij domweg verandering.

No more non-compliancy

Ondernemingen zullen voor hun cloud-software in toenemende mate gebruik willen maken van een abonnementsvorm, en softwareleveranciers zullen aan die wens moeten voldoen. Het directe voordeel van een abonnement voor beide partijen is dat het risico van non-compliancy nagenoeg tot nul is gereduceerd. Vanuit het perspectief van Software Asset Management zijn er naast compliancy nog twee onderdelen belangrijk: risk management en daadwerkelijk gebruik. Een bedrijf dat gebruikmaakt van de cloud is en blijft compliant wat betreft zijn software, omdat het niet méér kan installeren dan wat contractueel gekocht is. Het ‘klassieke’ risico van non-compliancy is veel kleiner. Meer of minder betalen voor het gebruik, afhankelijk van de gevraagde capaciteit of functionaliteit gedurende een bepaalde tijd, zou bovendien een gebruikelijke feature van het abonnement kunnen zijn. Waar een onderneming uiteraard wel op moet letten, is dat bij beëindiging van het abonnement ook de functionaliteit van de software verloren gaat. Een groot verschil met vroeger toen de applicatie gewoon werd gekocht.

Risico’s

Is non-compliancy in deze goed afgedekt, onverlet blijft dat bedrijven risico’s en het daadwerkelijke of effectieve gebruik van software in de cloud nog steeds moeten analyseren en aanpakken. Zeker in het geval van automatisch doorlopende ‘Evergreen’-contracten, waarbij je geen of nauwelijks zicht hebt op het daadwerkelijke softwaregebruik, is het risico aanwezig om te veel te betalen voor zaken die je niet gebruikt. Gartner heeft onlangs aangetoond dat 45 procent van een contract niet wordt benut; kostbare verspilling. Hier valt nog wel het een en ander te verbeteren. Maar de veranderingen door gebruikmaking van de cloud en saas-applicaties zijn eenvoudig in woorden te vangen. Van koop naar huur, van eeuwigdurend naar tijdelijk, van eigendomsrecht naar gebruiksrecht, van een moeilijke naar een eenvoudige licentiestructuur met transparante kosten.