Van whiteboard naar interactieve displays

We gaan 30 jaar terug in de tijd. Niet eens zo heel ver terug, zou je denken. Maar 30 jaar maakt een wereld van verschil. Zeker op het vlak van onze werkomgeving. Het internet bijvoorbeeld, dat was er niet echt. Thuiswerken? Ja, als je huisarts was wellicht. En vergaderen? Dat deed je aan een tafel in een kantoor met een flipchart of whiteboard en een projector.

Fast forward naar het hier en nu. Een tijd waarin bedrijven zich continu dienen aan te passen aan de veranderende omstandigheden en vaak in snel tempo digitale transformatie moeten (blijven) realiseren. Een tijd ook, waarin vrijwel elk soort werk onmogelijk is geworden zonder gebruik te maken van het internet. Een tijd waarin hybride werken – waarbij werknemers deels op kantoor en deels op afstand werken – stilaan de norm is geworden. En waarin flipcharts, whiteboards en zeker projectoren verdwenen zijn uit de meeste board- en meetingrooms. Ze werden vervangen door veel modernere oplossingen om efficiënt te vergaderen, makkelijker samen te werken en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten.

De keerzijde van hybride

In het moderne leven hebben we de hele wereld dagelijks letterlijk binnen handbereik. Onze telefoons zijn al lang niet meer enkel een apparaat om mee te bellen, maar fungeert als fotoalbum, telefoonboek, camera en zelfs portemonnee met je bankpas en al je klantenkaarten in één.

Ook je laptop is zo’n geïntegreerde tool geworden. Met de juiste apps kun je vanuit elke locatie deelnemen aan meetings. Vandaag de dag zitten deelnemers bij vergaderingen vaak niet eens meer in dezelfde ruimte. Zo heb je misschien aan het begin van je werkdag een videovergadering met een klant aan de andere kant van de wereld, en ’s middags een brainstorm vanuit je woonkamer – met collega’s die op hun beurt ook weer aan hun eigen keukentafel zitten.

Het is natuurlijk geweldig dat dit mogelijk is – maar hybride werken en dus ook hybride vergaderen, kent ook uitdagingen op het gebied van betrokkenheid en interactiviteit. Het is fijn dat meetings dankzij al die digitale oplossingen op afstand kunnen plaatsvinden, maar ga er niet vanuit dat deelnemers tijdens een virtuele brainstorm even proactief zijn als wanneer ze daadwerkelijk tegenover elkaar zitten. Het is belangrijk om ook – of juist – bij digitale meetings het gevoel van een fysieke vergadering zoveel mogelijk na te bootsen.

Eenrichtingsverkeer(d)

“We merken inderdaad dat de behoefte aan interactiviteit tijdens meetings groter is dan ooit, juist omdat deelnemers niet altijd in dezelfde ruimte zitten”, zegt Sarah Lammers, Divisiemanager van i3-Technologies. Dit van oorsprong Belgische bedrijf – waarvan de naam refereert naar de 3 i’s van interactie, integratie en inspiratie – biedt interactieve en geïntegreerde totaaloplossingen (hardware en software) voor inspirerende groepssamenwerking, zowel in het klaslokaal als op kantoor. “Toen we 50 jaar geleden begonnen, lag de focus van ons bedrijf op de traditionele schoolomgevingen – de klaslokalen van vroeger”, blikt Lammers terug. “In de beginjaren distribueerden en produceerden we als groep enkel producten die eigenlijk per definitie staan voor eenrichtingsverkeer, zoals krijtborden. Maar al rond de eeuwwisseling merkten we bij CIO’s en andere leidinggevenden een groeiende behoefte aan interactie en gebruiksgemak. Bijvoorbeeld het eenvoudig en snel kunnen opslaan en delen van aantekeningen met het team, inclusief de collega’s die niet bij een meeting aanwezig kunnen zijn. Door de kennis van de markt, technologische evolutie en veranderende behoeften, zijn we meer gaan focussen op inspirerende digitale oplossingen voor scholen en bedrijven. Hieruit ontstond i3-Technologies. Deze divisie, gestart als distributeur van audiovisuele producten, evolueerde al snel tot eigen productie van digitale oplossingen. Met de komst van onze interactieve displays en de bijhorende randapparatuur speelden we toen al in op de behoeften van vandaag. Daarmee waren we onze tijd ver vooruit.”

In plaats van een traditioneel whiteboard om op te schrijven, beschikt zo’n interactieve display over geïntegreerde tools om notities op te slaan en te delen, virtuele meetings te organiseren, presentaties te geven en allerlei software te gebruiken. Toch zien we zelfs met dit soort oplossingen nog té vaak dat een digitale meeting eenrichtingsverkeer is. Je herkent het misschien: je organiseert een brainstorm via Teams of Zoom, maar tijdens de call komen de deelnemers er niet lekker in. Vaak blijft het een passieve bedoening, waarbij één of een paar mensen informatie ‘zenden’, en heb je net niet de juiste middelen om er een interactieve bijeenkomst van te maken waar creativiteit tot leven komt. Het gevolg: een verloren uur, en niet dat killer concept waar je op had gehoopt. Zonde. Terwijl je met de juiste kennis en tools de interactie en dus de samenwerking kan stimuleren.

Een echt interactieve display is meer dan een slim whiteboard. Lammers: “Door de hardware uit te breiden met de juiste software, bevorder je de betrokkenheid nog meer en zorg je voor een krachtige vergaderervaring. Bijvoorbeeld door je collega’s via QR-codes uit te nodigen voor een brainstormsessie of door polls toe te voegen waarmee je direct om feedback vraagt. Dit soort elementen maken je meeting interactiever, wat zorgt voor meer betrokkenheid. Oók voor deelnemers op een andere locatie. Hiermee wordt zo’n interactief scherm echt een verzamelplek voor interactief samenwerken. En hoe interactiever, hoe beter de inhoud blijft hangen en hoe productiever de uitkomst. Met de juiste oplossingen voorkom je dus dat je volgende meeting eenrichtingsverkeer wordt.”

Gezonde omgeving dankzij de cloud

Dankzij de toevoeging van software zoals de i3RDM (Remote Display Management) van i3-Technologies, breid je zo’n display bovendien eenvoudig uit tot een geïntegreerd, open ecosysteem,  dat toelaat om alle displays op afstand te beheren en support te bieden. Op deze manier biedt de oplossing niet alleen voordelen voor meetings en brainstorms met klanten of het team, maar krijgt het ook een meerwaarde voor de IT-afdeling van het bedrijf. Handig voor het in één keer doorvoeren van software-updates op een groep displays of om een bericht naar alle displays tegelijkertijd te sturen (bijvoorbeeld in tijden van een noodgeval). Ook kunnen de displays aan het einde van de werkdag vanuit één plek tegelijk uitgeschakeld worden (of zichzelf automatisch uitschakelen) om zo energie te besparen.

Slimme schermen zijn dus een hulpmiddel om betrokkenheid tussen mensen te stimuleren. Maar ze kunnen nog meer – ze heten immers niet voor niets ‘slim’. De interactieve displays van i3-Technologies kunnen bijvoorbeeld uitgerust worden met sensoren. Die meten de luchtkwaliteit in binnenruimtes in real time, en sturen gebruikers en beheerders een waarschuwing wanneer bepaalde waarden overschreden worden en er geventileerd moet worden. Een mooie integratie binnen het ecosysteem, zeker nu er sinds de coronapandemie nog meer belang gehecht wordt aan het welzijn van werknemers en de kwaliteit van de werkomgeving.

Lammers: “Onze i3CAIR luchtkwaliteitssensor en -monitor meet de luchtkwaliteit op basis van CO2, fijnstof, luchtvochtigheid en temperatuur. De sensorcombinatie wordt simpelweg via USB-kabel aan de display aangesloten en stuurt deze data ook naar het i3RDM-platform in de cloud. De IT-administrator of preventieadviseur kan hiermee in real time een oogje in het zeil houden, en op basis van de data kunnen bovendien rapporten en trendanalyses gemaakt worden. Zo hebben grote en kleine horecazaken, scholen, sportzalen, bioscopen en kantoren onmiddellijk zicht op de luchtkwaliteit, verspreid over verschillende locaties. i3-Technologies zet zo cloudtechnologie in om de impact van de coronapandemie op verschillende fronten te verminderen.”

Stap over naar nu

Voor veel bedrijven is thuiswerken een eye-opener geweest: kennelijk werkt het wél – en is het vaak ook nog kostenbesparend en/of productiever. Werknemers zullen dan ook van hun (nieuwe) werkgever verwachten dat ze – ten minste deels – thuis of op een andere locatie kunnen werken. Dus wil je als bedrijf je werknemers behouden, binden en blijven boeien, en je organisatie aantrekkelijk maken of houden voor nieuw talent, dan moet je hen de middelen bieden waarmee zij uit de voeten kunnen.

“Ga hier als werkgever zeker in mee. Ga voor het kantoor van morgen”, adviseert Lammers. “In het kantoor van de toekomst staat niet enkel nog een flipchart, whiteboard of projector. Blijf hier als bedrijf dan ook niet aan vasthouden, maar geef je medewerkers de middelen waarmee zij zich als een vis in het water voelen. Middelen die de interactie en onderlinge samenwerking stimuleren, ook als medewerkers niet bij elkaar in een ruimte zijn. Maak je kantoor echt ‘slim’ en futureproof. Dat zorgt niet alleen voor blijere werknemers, maar gegarandeerd ook voor productievere resultaten.”

Want je medewerkers mogen dan misschien zitten te springen om weer naar kantoor te gaan, dat betekent niet dat ze zitten te wachten op vervelende vergaderingen of nutteloze meetings. Meer dan ooit is er na deze periode van thuiswerken grote behoefte aan interactiviteit. En de juiste hulpmiddelen zijn daarbij een must. Als jij je werknemers de tools kan geven om op een interactieve, leuke manier in contact te blijven met je organisatie – én met elkaar, dan ben je als bedrijf op de goede weg: onderweg naar de werkplek van morgen. Zodat hybride werken synoniem wordt aan resultaatgericht samenwerken.