Talk!: Twinfield

Wie zijn jullie en wat doen jullie?

Twinfield International is marktleider in Europa op het gebied van online boekhouden. Twinfield biedt grote en kleine ondernemingen flexibel, veilig en efficiënt boekhouden, waarbij online informatie gedeeld kan worden met accountants- en administratiekantoren. Op dit moment worden er 80.000 administraties in 22 landen via Twinfield gevoerd. In de zomer van2011 is Twinfield overgenomen door Wolters Kluwer, wereldwijd marktleider in fiscale, boekhoud- en auditdiensten.

Waarom zou ik als mkb'er moeten overstappen naar een onlineboekhouding?

Om te beginnen het feit dat de eigen administratie altijd en overal beschikbaar is. Klanten hoeven geen software te installeren en hebben geen last van vervelende updates: ze hebben automatisch de beschikking over de nieuwste versie van het programma. Klanten hebben dus altijd inzicht in de meest actuele financiële gegevens, wat controle geeft over de financiële situatie van het bedrijf.

Daarnaast kunnen de ondernemer en de accountant tegelijkertijd samenwerken in dezelfde administratie. Afhankelijk van het gekozen abonnement, kan de ondernemer in meer of mindere mate zelf boekhoudkundige taken uitvoeren die de accountant controleert en definitief maakt. Dit betekent voor de klant een kostenbesparing en voor de accountant meer tijd om de klant te voorzien van advies. Ook niet onbelangrijk: Twinfield Online Boekhouden is niet duur. De klant betaalt per maand vaste lage abonnementskosten. Installatie en onderhoud van losse software is niet meer nodig.

Het Nieuwe Werken wordt een steeds geaccepteerder verschijnsel. Sluit jullie oplossing daarbij aan en zo ja, op welke manier?

Twinfield Online Boekhouden sluit perfect aan bij Het Nieuwe Werken. Omdat de administratie 24 uur per dag, zeven dagen per week vanaf iedere locatie bereikbaar is, kunnen deondernemer en de accountant altijd en overal de financiële gegevens bekijken en boekhoudkundige taken uitvoeren. Een browser is het enige dat nodig is om veilig te kunnen boekhouden. Ondernemers en accountants hebben met Twinfield Online Boekhouden een heel flexibel product in handen, wat goed aansluit bij de trend van het altijd en overal kunnen werken.

We kunnen ons voorstellen dat sommige ondernemers wat huiverig zijn om hun boekhouding naar online te verplaatsen. Merken jullie dat bij klanten en wat doen jullie om deze 'koudwatervrees' weg te nemen?

Twinfield Online Boekhouden is heel veilig, maar natuurlijk zijn sommige ondernemers nog niet gewend aan het idee van het opslaan van hun gegevens in de cloud. We beginnen bij de klant zo volledig mogelijk te informeren over hoe het onlineboekhouden werkt. Vaak is dan al een groot deel van de twijfel weggenomen.

Daarnaast vertellen we – en daar zijn we erg trots op - dat Twinfield iedere drie maanden ge-audit wordt door BDO. Dit uitgebreide onderzoek levert iedere keer een certificaat op; ons kwaliteitsstempel, waaruit blijkt dat Twinfield voldoet aan alle eisen die worden gesteld aan een professionele en veilige online dienstverlening. Uiteraard meten geautomatiseerde systemen iedere drie minuten vanuit zes locaties in de wereld de beschikbaarheid van de online boekhouding. Ook kan Twinfield een veiligheidsdocument overhandigen, waarin onder andere de fysieke veiligheidsmaatregelen, de veiligheid van de dataverbindingen en de opslag van gegevens besproken wordt.

Wat doen jullie om de veiligheid van de financiële gegevens te waarborgen?

Ten eerste worden de gegevens altijd dubbel opgeslagen in zware gespecialiseerde apparatuur. Alle mutaties worden elk uur automatisch veiliggesteld en een volledige reservekopie van de complete boekhouding wordt dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks via een veilige verbinding verzonden naar een databunker op een andere locatie binnen de Europese Economische Ruimte. Deze reservekopie is geanonimiseerd en volledig versleuteld met een geavanceerde AES-encryptiesleutel. Daarnaast geldt er voor werknemers van Twinfield, die gegevens van klanten behandelen, een gedragscode en een geheimhoudingsplicht. Bovendien hebben werknemers pas toegang tot gegevens nadat de klant daar toestemming voor gegeven heeft.

Waar zijn jullie momenteel mee bezig? Wat mogen we concreet van Twinfield in 2012 verwachten?

Steeds meer boekhoudkundige processen zullen op de achtergrond geregeld worden. De bankafschriften worden nu al direct gekoppeld aan de bank en de gescande inkoopfacturen worden direct geboekt in de boekhouding. De verkoopfacturen gaan niet meer via de post, maar via de elektronische snelweg. De ondernemer wordt steeds meer ontzorgd, niet door de accountant maar door het systeem. Als ondernemer doe je steeds meer zelfstandig. Twinfield heeft zelflerende software; als je een keer iets gedaan hebt, dan doet het systeem het de volgende keer zelf. Dit principe zal Twinfield verder doorvoeren.

Ook zal het karakter van de software aangepast worden: de software vindt jou, jij hoeft niet in de software te duiken om iets te vinden. Je krijgt meldingen in geval van aanpassingen en hoeft niet zelf uit te zoeken wat er gewijzigd is. Twinfield maakt zo boekhouden niet alleen makkelijker, maar ook echt goedkoper: de ondernemer houdt meer tijd over om te ondernemen en bespaart jaarlijks een aanzienlijk bedrag op zijn boekhouding èn accountant.