Slimme ict voor het grotere mkb, wat is verstandig? (dl.3)

Groot of klein: de eerste ‘levensbehoefte’ op vrijwel ieder kantoor is e-mail en tekstverwerken. We beginnen dus met een goed Officepakket. Veel bedrijven houden vast aan Microsoft Office. Nu is daar niets mis mee, maar er zijn wel interessante alternatieven. OpenOffice.org zaagt al vele jaren aan de stoelpoten van Microsoft. Nog niet zo lang geleden is daar LibreOffice bijgekomen. Voor de werkplekken kun je vandaag de dag het beste kiezen voor een laptop. De klassieke desktop-pc heeft wat ons betreft zijn beste tijd wel gehad, want compleet immobiel en simpelweg te 'groot'.

Toshiba levert een uitgebreid assortiment zakelijke laptops die bovendien uitstekend inzetbaar zijn in organisaties die Het Nieuwe Werken hebben omarmd. Voor medewerkers die voornamelijk op kantoor aanwezig zijn op een 'vaste' werkplek is de 'desktopvervangende' 15-6-inch Toshiba Tecra R850 aan te bevelen. Voor managers, directie en personeelsleden die vaker onderweg zijn biedt de Toshiba Portege R830 uitkomst; dit is een lichte maar volwaarde laptop die alle kantoortaken met gemak aankan. Medewerkers die een desktopvervanger willen maar prijs stellen op een wat kleiner formaat, kunnen met de 14-inch Tecra R840 uit de voeten. Uiteraard maakt een zakelijke laptop je flexibel en mobiel. Voor langdurig werken raden we sterk aan gebruik te maken van een externe monitor. Het belangrijkste argument hiervoor is een veel betere ergonomie. Een goed individueel instelbare monitor, met een rustige weergave is dan ook geen overbodige luxe.

Een van de weinige nog echte monitorfabrikanten is Eizo, van oudsher gefocust op ‘beeldkwaliteit’ en ergonomie. De kwaliteit komt ook tot uiting in de garantie die Eizo op haar producten geeft. Met vijf jaar onsite garantie bieden zij een investeringszekerheid, waardoor bij afschrijven over een periode van vijf jaar de kosten vergelijkbaar, zo niet gunstiger zijn dan bij andere monitormerken. We hebben steeds meer applicaties tot onze beschikking en de keuze van het beeldscherm kan enorm bijdragen aan de productiviteit. De grootte van het beeldscherm en de resolutie bepalen uiteraard je desktopruimte, maar Eizo gaat daarin verder en ondersteunt je met bijvoorbeeld met haar ‘Screenslicer’-software. Hiermee splits je je desktop op in meerdere secties, waarin je applicaties overzichtelijk kunt groeperen.

Voor kantoorwerk raden we de Eizo EV2313W aan, die naast een hoge resolutie van 1920x1080 erg energiezuinig is dankzij twee sensoren. Een sensor meet continue het omgevingslicht en past de helderheid van scherm automatisch aan en een tweede sensor detecteert de aanwezigheid van de gebruiker en schakelt de monitor uit indien de medewerker zijn werkplek verlaat om vervolgens bij terugkomst weer aan te gaan. Bovendien kun je deze monitor dankzij de Flex-stand in de juiste positie stellen. Voor planning en tekenwerk is er ook een 24-inch-mode beschikbaar, van het type Eizo S2402W. Deze heeft een resolutie van 1920x1200.

Cloud

Bedrijven die liever niet met lokale software werken, kunnen ook kiezen voor oplossingen in de cloud. Een goed voorbeeld is de ‘hosted werkplek’. Dit is een dienst waarbij al je software draait op een server in een datacentrum. Zolang je internet hebt, kun je werken, zelfs via een 'dongel'. Raffel Internet levert deze diensten. Volgens Ralf Mens zijn ze ook voor grote bedrijven interessant. 'Maar niet alleen omdat het voordeliger is. Deze bedrijven kiezen voor de cloud, omdat ze dan niet meer afhankelijk zijn van eigen hardware of een systeembeheerder die ook wel eens ziek of op vakantie kan zijn.'

Ook Multrix levert een complete desktop 'uit de cloud', gebaseerd op een Windows-omgeving. Je kunt bij hen deze zogenoemde 'Hosted Desktop' geheel op maat laten samenstellen, met precies de software en instellingen die jij wenst. De standaard Microsoft-software is mogelijk, maar ook bedrijfsspecifieke applicaties kunnen voor je in de onlineomgeving gehost worden. Multrix zorgt ook voor de updates en de beveiliging. Heb je net geïnvesteerd in nieuwe servers, dan kun je deze bij hen in het datacenter laten plaatsen, zodat je de afschrijvingsperiode geheel benut. Naast een 'losse' online desktop kun je bij Multrix ook je gehele IT-omgeving uitbesteden. Op die manier verlos je jezelf niet alleen van het onderhoud van werkstations, maar van het beheer en onderhoud van je hele ict-omgeving, zodat je je kunt focussen op je core business. Onlangs beloonden we Multrix met een MKB Proof Award vanwege de hoge kwaliteit van de oplossing en de algehele dienstverlening, zie hier voor de details.

'Bij Multrix kun je je Hosted Desktop geheel op maat laten samenstellen en zelfs je complete IT-omgeving uitbesteden'

Een andere leverancier voor het hosten van je complete it-omgeving is Ricoh. Ricoh biedt met zijn 'IT Services' een totaaloplossing om onder andere Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. IT Services bestaat uit support op en beheer van technische voorzieningen als een online werkplek en data resources in de cloud.

Onlinekantoor

Een andere optie in de cloud is Office 365 van Microsoft. Deze onlinekantoorsuite biedt alle mogelijkheden van Microsoft Office, maar dan op internet. Wil je niet met Microsoft in zee, dan is Google Apps een mooi alternatief. De office-software van Google heeft inmiddels zijn betrouwbaarheid bewezen en wordt zelfs door een multinational als Ahold gebruikt. Een groot voordeel van Google Apps is de mogelijkheid tot samenwerken. Ook op kostenvlak is Google Apps moeilijk te kloppen. Voor 40 euro per jaar mag een medewerker de webgebaseerde software gebruiken. Microsoft vraagt - via businesspartners - al snel 14,25 euro per maand voor een vergelijkbaar pakket.

Grotere mkb-bedrijven hebben daarnaast als snel de behoefte aan een eigen server, voor specfieke taken als het hosten van databases, applicaties of bijvoorbeeld het mailverkeer. Alles wat je liever niet laat hosten door een derde partij, om wat voor reden dan ook. Daarvoor kun je bij servers.nu terecht, die een breed aanbod aan servers in het assortiment hebben. Speciale aandacht verdienen de nieuwe EGA-lijn servers van het merk ECO-server. Deze servers voldoen aan strenge milieu-eisen en zijn naast vriendelijk voor het milieu ook aardig voor je portemonnee. Voor de hostingbranche heeft servers.nu de EHA-serverlijn in het assortiment, eveneens van het merk ECOserver.

Natuurlijk is er meer nodig. In bedrijven met tientallen medewerkers zijn enkele goede printers essentieel. Er gaan in middelgrote tot grote mkb-kantoren er heel wat A4-velletjes doorheen, de 'paperless office' is een leuk concept maar nog lang geen realiteit om allerlei redenen. Dus ligt de keuze voor een goede laserprinter voor de hand. De afdruk per vel ligt bij dergelijke printers namelijk een stuk lager. Met name in grote bedrijven is het lastig medewerkers de discipline bij te brengen zo min mogelijk tijd-, plaats- en device-
onafhankelijk te kunnen werken. Wij vinden dat we ondernemers in het mkb hierbij moeten helpen, zodat professionele it weer gaat bijdragen aan het bedrijfsresultaatogelijk te printen, dus is dat een bijkomend voordeel. Bovendien kunnen grotere printers meer papier per minuut verwerken, hebben ze goede voorzieningen voor beheer en genoeg papiervoorraad om niet continu toe hoeven bijvullen.

Een uitstekende printer voor grotere organisaties is de Samsung SCX-8385NX. Al is de term 'printer' in dit geval eigenlijk te min. Het is een compleet afdrukstation, een van de snelste in zijn klasse en kan vanuit 'niets' binnen 13 seconden tot 38 pagina's per minuut printen in full color. Daarnaast heeft het apparaat ruimschoots aanwezige voorzieningen voor beheer en veiligheid. Bovendien is maatwerk mogelijk, dankzij een open architectuur voor bedrijfsspecifieke toepassingen.

Toch Microsoft

In een groot bedrijf is de behoefte aan centrale opslag groot. Een centrale server is handig. Dit biedt ook de mogelijkheid te beheren welke medewerkers bepaalde documenten mogen inkijken. De server handelt ook de mail af. Toch is een server niet altijd noodzakelijk. Een alternatief is een krachtige nas. Er zijn diverse leveranciers voor de mkb-markt. Synology is bekend onder consumenten, maar levert ook producten voor zakelijke gebruikers. Zo is de DS2411+ een NAS met tot 36TB (!) opslag. Daar kun je wel even mee vooruit. Synology gebruikt Linux als onderliggend besturingssysteem. Wil je toch Microsoft? LaCie levert een zakelijke nas met daarop Windows Storage Server.

Uiteraard is backup belangrijk. Een bedrijf kan het zich niet veroorloven gegevens kwijt te raken als er een schijf crasht. Er moet altijd offsite - dus op een andere locatie - een kopie zijn van de gegevens. Daar kun je een onlinedienst voor inschakelen. Het door ons getestte Mindtime Backup kwam goed uit de bus. Een andere optie is het plaatsen van een nas op een tweede lokatie. Bijvoorbeeld op een nevenvestiging.

Endpoint-beveiliging

Niet alleen een goede backup is essentieel, ook een adequate beveiliging tegen malware en virussen mag niet ontbreken, zeker niet in grotere organisaties. Door de 'bring your own device'-trend waarbij iedereen zijn eigen laptops, usb-sticks en smartphones op de zaak in gebruik heeft, is het heel belangrijk hier een adequate bescherming voor te bieden. Norman Application Control is een proactieve beveiligingsoplossing die gebruikers van een vertrouwde applicatieomgeving verzekert. Deze oplossing zorgt ervoor dat uitsluitend geautoriseerde applicaties kunnen laden en starten, waardoor endpoints verzekerd zijn van volledige bescherming tegen malware en onbekende dreigingen. Norman Device Control maakt het mogelijk op een veilige manier, productiviteitsverhogende middelen te gebruiken, zoals usb -sticks.

Deze kunnen op basis van ID- of serienummer worden toegestaan, waarbij er volledige controle is over de hoeveelheid data die kan worden gekopieerd en encryptie van die data kan worden afgedwongen. Norman Application & Device Control verbetert het operationele desktopbeheer door het wegnemen van onnodige support- en performanceproblemen, veroorzaakt door ongeautoriseerde en illegale software. Middels een gedetailleerde audit met alle applicatie- en device-executiepogingen kan eenvoudig juist licentiegebruik aangetoond worden, terwijl vertrouwelijke informatie beschermd is tegen weglekken.

Telefonie

Telefonie is een volgend onderdeel op het boodschappenlijstje voor een middelgroot mkb-bedrijf. De meeste medewerkers hebben een toestel op het bureau nodig. Steeds meer bedrijven kiezen voor voip, vertelt Ralf Mens van Raffel Internet. 'Sinds het ontstaan van voiptelefonie (in 1980) en de opkomst voor eindgebruikers in 1998 is er veel veranderd. De kinderziektes zijn eruit, het is een bewezen techniek geworden.' Volgens Mens is voip niet alleen in de aanschaf voordeliger, maar ook bij het gebruik ervan. 'De verschillen met de gesprekstarieven van KPN lopen op tot 30 procent. En bellen onderling is altijd gratis, dus dan is de besparing zelfs 100 procent.' Een ander voordeel is de integratie met software op de PC. Mens: 'Zo kan er direct gebeld worden vanuit Outlook. Een contactpersoon wordt aangeklikt en de telefoon gaat bellen. Dat kan ook met CRM-pakketten.'

Tenslotte doe je er goed aan je personeel te voorzien van kwalitatief goede headsets. Jabra lanceerde onlangs een serie die speciaal is afgestemd voor Unified Communications-omgevingen. De zogeheten 'Jabra UC Voice'-serie bestaat uit vier verschillende headsets. Het zijn vier uiteenlopende modellen, voor incidenteel tot intensief gebruik. Ook is er een speciale bedrade UC-headset. Dit is de eerste Jabra-hoofdtelefoon met draad en de behind-the -ear-draagstijl. Jabra heeft deze headset speciaal ontwikkeld voor de virtuele werkplek en is ook uitermate geschikt voor video-conferencing. De apparaten zijn erg gebruiksvriendelijk en bieden veel gebruiksgemak waardoor je er snel mee aan de slag kunt. Bovendien moeten diverse technieken zorgen voor een uitstekende geluidskwaliteit.

Twee praktijkvoorbeelden

Ook deze editie houden de ict-behoeften van twee fictieve bedrijven tegen het licht. Het zijn uiteenlopende bedrijven. De een is wars van ict en ziet het als noodzakelijk kwaad. De ander investeert er fors in om zo de voorsprong op de concurrentie vast te houden.

1. BOUWBEDRIJF (LOW ICT-INTEREST)

Kiest voor een combinatie van software en cloud Bij dit bedrijf werken 50 medewerkers dagelijks op locatie. Ze zijn bij renovaties en verbouwingen te vinden. Op kantoor zijn er zo’n 30 medewerkers actief om alles in goede banen te leiden. Zij zien ict als een noodzakelijk kwaad. Gemak staat voorlop. Voor e-mail is gekozen voor hosted Exchange. De planning wordt met internetdienst Planager gedaan. Medewerkers krijgen hun rooster op hun (ruggedized) mobiele telefoon. De desktopvervangende laptops op kantoor gebruiken Microsoft Office, aangezien medewerkers er aan gehecht. Er wordt met grafische bestanden gewerkt. Daarom is er behoefte aan veel opslag. Naast een server staat er een nas op kantoor, een tweede backup-nas staat extern in geval van calamiteiten. De website stelt geen hoge eisen.

30x Toshiba Tecra R850------------------------------------------22470 euro
27x Eizo EV2313W------------------------------------------------6615 euro
3x Eizo S2402W----------------------------------------------------1185 euro
1x ECOserver EGA-1 (via servers.nu)------------------------op aanvraag
30x voip-telefoons a 100 euro----------------------------------3000 euro
30x voip-abonnement a 4,50 euro (Raffel Internet)-------135 euro
25x Jabra UC Voice 150------------------------------------------725 euro
5x Jabra UC Voice 250-------------------------------------------195 euro
50x ruggedized GSM’s (SONIM XP1300)--------------------gratis (bij abonnement)
50x bijbehorend abonnement a 28,50 euro-----------------1425 euro
30x smartphones (HTC Desire)---------------------------------1320 euro (bij abonnement)
50x bijbehorend abonnement-----------------------------------855 euro
1x laserprinter Samsung SCX-8385NX-----------------------op aanvraag                
1x internetverbinding-----------------------------------------------59 euro
30x hosted exchange a 7,95 euro------------------------------298,50 euro
30x Microsoft Office 175 euro------------------------------------1750 euro                     
1x Planager met facturatie 89 euro p.m.-----------------------89 euro        
2x NAS (lokaal & extern, QNAP TS-419P+ met 8TB)------816 euro                     
1x hostingpakket (Yourhosting Lite+)---------------------------12,50 euro    
Norman Application & Device Control--------------------------op aanvraag
        
Eenmalige kosten-------------------------------------------------38076 euro
Maandelijkse kosten---------------------------------------------2874 euro

2. Groothandel (ict belangrijk)

Gebruikt waar mogelijk de cloud en weinig software

Dit bedrijf kan alleen optimaal presteren als de ICT op orde is. Het bedrijf gebruikt desktopvervangende laptops om de voorraad bij te houden, pakketjes te verzenden, klanten te factureren, et cetera. Er werken zo’n 30 mensen op kantoor. In het distributiecentrum werken circa 50 medewerkers. Naast computers en een server staat daar ook scanapparatuur. Een leverancier als Distri Data levert gespecialiseerde apparatuur en software hiervoor. Om de vergelijking met het bouwbedrijf eerlijk te houden, laten we deze kosten buiten beschouwing. Dankzij Google Apps (inclusief Gmail) kunnen medewerkers goed samenwerken en blijven de kosten binnen de perken. Het kantoor kan gebruikmaken van een Hosted Desktop, via bijvoorbeeld Multrix, Raffel Internet of Ricoh, vooral voor werknemers die vaak thuiswerken*.  Kantoormedewerkers krijgen een smartphone, magazijnmedewerkers hebben voldoende aan een ‘gewoon’ mobieltje. Via de webdienst Planager kunnen ze hun roosters ontvangen.

30x Toshiba Tecra R850----------------------------------------------22470 euro
27x Eizo EV2313W-----------------------------------------------------6615 euro
3x Eizo S2402W--------------------------------------------------------1185 euro
1x ECOserver EGA-2 (via servers.nu)----------------------------op aanvraag    
30x Google Apps--------------------------------------------------------100 euro
30x smartphones--------------------------------------------------------gratis
30x bijbehorend abonnement a 35 euro-------------------------1050 euro    
50x mobiele telefoons-------------------------------------------------gratis
50x bijbehorend abonnement a 28,50 euro---------------------1425 euro
30x voip-telefoons------------------------------------------------------3000 euro            
30x voip abonnement (Raffel Internet)----------------------------135 euro
25x Jabra UC Voice 550----------------------------------------------1225 euro
5x Jabra UC Voice 750------------------------------------------------300 euro
1x laserprinter Samsung SCX-8385NX---------------------------op aanvraag                    
1x Planager met facturatie 89 euro p.m.--------------------------89 euro        
1x internetverbinding---------------------------------------------------59 euro
1x fallback access-------------------------------------------------------20 euro     
2x NAS (lokaal & extern, QNAP TS-419P+ met 8TB)----------816 euro
1x hostingpakket (Yourhosting Pro 1)------------------------------40 euro
Norman Application & Device Control-----------------------------op aanvraag

Eenmalige kosten----------------------------------------------------35611 euro**
Maandelijkse kosten------------------------------------------------2918 euro

Let op: prijzen zijn een indicatie en kunnen variëren. Aan bovenstaande berekening kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.

* Kosten voor een Hosted Desktop bij Multrix / Raffel Internet of een totaaloplossing via Ricoh IT Services  zijn niet meegenomen. Deze kosten zijn op aanvraag en afhankelijk van het geleverde dienstenpakket en configuratie.

** Kosten op aanvraag zijn niet meegenomen in het totaalbedrag.