Security volgens OKI: Veilig printen in het MKB

Hoe staat het eigenlijk met security wanneer we kijken naar printing? Dat kan stukken beter, het staat niet hoog op de prioriteitenlijst, zo blijkt uit een whitepaper van onderzoeksbureau IDC in samenwerking met OKI. Opmerkelijk is het dat de grootste beveiligingsrisico’s niet zozeer van buitenaf komen – denk aan hacks, maar vooral van binnenuit. Het gaat dan om data die achterblijft op de HDD van de printer, printopdrachten die niet verwijderd worden en voor iedereen toegankelijk blijven of printopdrachten die simpelweg niet worden opgehaald, waardoor bedrijfskritische informatie voor iedereen toegankelijk is. Daarnaast brengt het mobiele werken (zoals BYOD) en de daarmee gepaard gaande behoefte om vanaf iedere locatie toegang te hebben tot documenten, nieuwe risico’s met zich mee. Slimme printers

De slimme printers van OKI

OKI rust daarom al zijn slimme printers en multifunctionele printers (MFP's) uit met onder andere card release, waarbij afdrukken middels een kaart kunnen worden opgeroepen en vrijgegeven. Verder is er Private Print - gecodeerde gegevenstransmissie, waarmee gebruikers een document kunnen selecteren uit een afdrukwachtrij en deze vrijgeven met een pincode. Ook is er secure erase: op de door de gebruiker gedefinieerde frequentie wordt data gecontroleerd en eventueel verwijderd van bijvoorbeeld HDD, SD-card en tijdelijk geheugen. Tot slot is er de mogelijkheid om ongebruikte poorten uit te schakelen en is er een IP secprotocol. Deze functies zijn hard nodig, want volgens OKI is er een duidelijk verband tussen de dagelijkse werkprocessen en verhoogde productiviteit. De noodzaak tot verbetering van bedrijfsprocessen is voor het Europese MKB een belangrijke doelstelling. Maar aangezien tegelijk met de stapsgewijze groei richting gedigitaliseerd werken ook de vraag van werknemers toeneemt om slimme, verbonden apparaten te kunnen gebruiken, hebben veel bedrijven moeite om betaalbare oplossingen te vinden die aan hun steeds veranderende behoeften voldoen.

Grote uitdagingen

Het medewerkers ‘altijd en overal’ toegang kunnen bieden, stelt vele eisen aan de beveiliging. Geconfronteerd met de digitale toegankelijkheid van grotere hoeveelheden gevoelige bedrijfsinformatie zien bedrijven zich genoodzaakt meer aandacht te besteden aan het toekennen van (beperkte) toegangsrechten aan medewerkers en het bepalen welke informatie door wie kan worden geprint. Als we kijken naar de geplande investeringen in IT op de werkvloer, is IT-beveiliging een topprioriteit (53 procent), zo blijkt uit de whitepaper van IDC. Zo kunnen slimme MFP's zoals gezegd worden geprogrammeerd om afzonderlijke gebruikers of afdelingen aangepaste tools te bieden. Deze zijn toegankelijk via een beveiligde ID-kaart, veilige pincode of een mobiel apparaat.

Pull Printing, oftewel het ophalen van printopdrachten, is momenteel een veelvoorkomende functie van MFP's waarmee gebruikers printopdrachten via ieder aangesloten apparaat beschikbaar kunnen maken. De printopdracht wordt echter pas vrijgegeven wanneer de gebruiker fysiek bij een apparaat aanwezig is en een veiligheidskaart scant of pincode invoert. Via deze manieren wordt printen steeds slimmer en helpt OKI ondernemers bij het zo veilig mogelijk werken.