Samenwerken in de cloud

Een bekend beeld van vroeger: je moet samen een document aanpassen, dus één van de twee pakt een bureaustoel en komt naast je zitten. Ideaal is dit niet, want iedereen leest op een ander tempo en ziet andere dingen. Uiteindelijk doe je er alleen maar langer over. Een andere optie is om het document naar iedereen te sturen, zodat de juiste mensen om de beurt aanpassingen kunnen doen. Ook dit duurt erg lang, want je moet wachten tot iedereen klaar is. Maar toen kwam de cloud en werd dit proces veel gemakkelijker gemaakt. Diverse cloud-oplossingen geven je tegenwoordig de mogelijkheid om samen te werken in bepaalde documenten of programma's. Zo kun je in Google Docs real-time in hetzelfde document werken en zie je de veranderingen direct. Prettig is ook dat je precies kunt zien waar de ander mee bezig is, waardoor je niet door elkaar heen werkt aan hetzelfde stuk. Je kunt op je eigen tempo werken en zit niet met verschillende versies van een document.

Het aanbod is groot

Toch zit er een groot nadeel aan de opkomst van de cloud: de diverse oplossingen schieten als paddenstoelen uit de grond. En wanneer de ene helft van je bedrijf gebruikmaakt van bijvoorbeeld Dropbox en de andere van Google Docs, zorgt dit ervoor dat je alsnog door elkaar heen werkt en met verschillende versies van een document zit. Het is beter om ervoor te zorgen dat iedereen binnen je bedrijf met één of slechts een paar oplossingen werkt, zodat je verwarring, miscommunicatie en alle andere nadelen voorkomt. Kijk dus voor je gaat werken met diverse cloud-oplossingen wat jouw onderneming precies nodig heeft en kies per onderdeel één oplossing uit.

Slechte security

Een ander nadeel van de cloud is dat alles op het internet rondzweeft en mensen er dus van buitenaf bij kunnen. Je software zit niet langer binnen je eigen firewalls en andere securityoplossingen, maar is afhankelijk van andere partijen. Het is dan ook niet vreemd dat de kosten aan de beveiliging van de cloud waarschijnlijk de komende jaren alleen maar stijgen. Volgens Forrester wordt de markt voor precies dit onderdeel in 2020 meer dan 130 miljard dollar waard. En volgens een onderzoek van Ponemon geeft vijftig procent van de bedrijven die mobiele applicaties ontwikkelen geen geld uit aan mobiele beveiliging. Cloudapplicaties vallen hier helaas ook onder, al zijn er ook zeker oplossingen die wel een goede beveiliging hebben. Vooraf nagaan hoe goed de beveiliging is, is dus geen slecht idee. Je wilt immers geen herhalingen van de hack van Apple's iCloud in 2014, om maar wat te noemen.

Je kunt niet veel aanpassen

Een ander nadeel van samenwerken in de cloud is dat je vaak je werkomgeving weinig tot niet kunt aanpassen. Je moet het dus doen met de 'one size fits all'-omgeving van de aanbieder, en dat betekent dat je bepaalde onderdelen niet gebruikt of dat je ze juist nodig hebt en deze niet aanwezig zijn. Je hebt dus weinig keuzevrijheid en dat wordt niet altijd als prettig ervaren. Bovendien heb je weinig tot geen controle over de cloud, want de meeste bedrijven kiezen voor een abonnement bij een externe partij. Dit is niet meteen slecht, maar je moet er wel rekening mee houden.

Maar...

Is het dan allemaal slecht? Nee, zeker niet. De cloud biedt juist veel voordelen ten opzichte van andere oplossingen. Je bespaart bijvoorbeeld een hoop geld, want je hoeft geen hardware aan te schaffen, te onderhouden en uit te breiden om je data kwijt te kunnen. Je koopt slechts een abonnement en voor een hoger bedrag kun je je opslagruimte altijd uitbreiden. Maar je kunt ook op afstand bij al je documenten en dat bevordert 'het nieuwe werken'. Want juist met deze insteek ben je niet altijd op kantoor te vinden. Je bent ook regelmatig onderweg of werkt vanuit huis. De cloud kun je eigenlijk altijd vanuit iedere werkplek benaderen en ook nog eens vanaf allerlei devices. Wil je onderweg naar een afspraak nog even iets doorlezen? Dan open je dat document op je smartphone of tablet. Wil je nog iets uitwerken? Dan kan dat!

Daarnaast ben je zelf niet verantwoordelijk voor de updates, deze worden automatisch gedaan door de beheerder van de oplossing zonder dat je hier iets voor hoeft te doen. Prettig, want zo ben je minder tijd kwijt aan het onderhouden van je software. En mocht er iets zijn, dan kun je vaak rekenen op ondersteuning van een expert op het gebied van deze software, die precies weet hoe alles in elkaar steekt. Hulp komt dus sneller, waardoor jij direct weer verder kunt met je werk. En het fijnste: mocht er iets misgaan op kantoor, er gaat bijvoorbeeld een server kapot, dan is dit geen probleem. Alles staat in de cloud, wat betekent dat je altijd de laatste versie van het document hebt en zo weer verder kunt gaan op een willekeurig apparaat. Je hoeft geen backups te maken en je hoeft je geen zorgen te maken, want alles is al geregeld. Nu bestaat natuurlijk de kans dat er iets mis gaat bij de aanbieder van jouw cloud-oplossing, maar zij hebben vaak meerdere servers (soms zelfs meerdere serverparken) met backups. Zij zorgen er dus voor dat je nooit een bestand kwijt bent.

Cloud-tools

Samenwerken in de cloud heeft dus zijn voor- en nadelen. Maar welke tools zijn nu eigenlijk geschikt voor jouw onderneming? Wij benoemen drie cloudoplossingen die voor veel bedrijven goed te gebruiken zijn.

Google Docs en Office365

Deze twee mogelijkheden scharen we onder één lijstje. Waarom? Omdat ze vrijwel hetzelfde doen. Met beide oplossingen kun je documenten aanmaken, bijvoorbeeld een Worddocument of een PowerPoint, deze met anderen delen en hier vervolgens samen in werken. Bij Office365 krijg je een gehele Office-suite in de cloud en OneDrive-cloudopslag. Ook kun je gebruikmaken van Outlook en Skype. Google Docs geeft je ook een Officesuite, maar dan haar eigen variatie hier op. Hier heet een Word-document een Google Doc en een Spreadsheet Google Sheets. Maar in feite kun je er hetzelfde mee. Google Docs krijg je gratis bij een Gmail-account, welke vereist is voor het gebruik ervan, maar als je meer opslag wilt, moet je hiervoor betalen. Beide opties laten je documenten overal bekijken, bewerken en delen, vanaf ieder apparaat.

BugHerd

Het gebeurt wel eens: een klant vindt een foutje op je website. Vaak krijg je dan een e-mail, die vervolgens naar de it-afdeling moet en dan moeten zij uitzoeken wat er precies mis is. Dit kost allemaal veel tijd. Het kan sneller, namelijk met BugHerd. Deze cloudgebaseerde software laat klanten een bug doorsturen met slechts één druk op een knop. Vervolgens maakt BugHerd hier een volledig bugreport van met screenshots en registreert allerlei informatie over het besturingssysteem van de klant, de browser en de instellingen van het scherm. Deze informatie komt vervolgens op een takenlijst, waar de developers kunnen aangeven wie wat oppakt. Daarnaast kunnen ze aangeven of ze ergens mee bezig zijn en of het al opgelost is. Zo wordt het verhelpen van bugs een stuk gemakkelijker en sneller.

Voor meer informatie ga je naar bugherd.com

Yammer

Yammer lijkt op Office365 en Google Docs, maar heeft meer functionaliteiten. Ook hier kun je bestanden aanmaken, delen en bewerken, allemaal in de cloud. Maar je kunt documenten ook een versienummer geven. Daarnaast zie je welke bestanden trending zijn en welke content populair is. Volgens Yammer gebeurt dit om je werknemers meer aan te moedigen om te werken. Overleggen doen je werknemers via een Online Now live chatfunctie. Evenementen kun je binnen Yammer aanmaken en intern of extern delen. Tot slot kun je groepen aanmaken, om informatie bijvoorbeeld te filteren op wat voor jou relevant is.

Voor meer informatie ga je naar yammer.com