Review: RICOH Unified Communication System P3500

ma, 23/02/2015 - 12:19

Door: Redactie WINMAG Pro

Vergaderen. Voor de één een vervelend moment van de dag, voor de ander een must om de zaken op orde te houden. Er is echter een probleem: hoe vergader je als niet iedereen op kantoor of locatie aanwezig is? Juist, met beeld en geluid in een digitale vergaderruimte.

Vergaderen is en blijft altijd een heikel punt. Is iedereen aanwezig om de vergadering op te kunnen zetten? Is er personeel ziek, buiten de deur of misschien wel op een andere locatie? Dan wordt het lastig om iedereen bij elkaar te roepen om daadwerkelijk te vergaderen. Dat hoeft anno 2015 echter geen probleem meer te zijn. We zijn mobiel bereikbaar, hebben een smartphone met internetverbinding, een tablet en zelfs een laptop of notebook tot onze beschikking. Tijd voor videoconferentie.

Videoconferentie

Het idee van de videoconferentie bestaat al een geruime tijd. In plaats van elkaar alleen te horen, kun je elkaar ook zien. Dat is wel zo handig, ruim zeventig procent van communicatie bestaat uit lichaamstaal en handelingen. We spreken niet alleen, maar visualiseren ook een hoop met lichaamstaal. Daarom is een videoconferentie prettiger dan alleen spraak, je kunt meer duidelijk maken dan door alleen te praten. Het nadeel hiervan is dat je hier specifieke apparatuur en/of software voor nodig hebt. Iedereen moet een camera hebben en de benodigde software moet overal op werken. Gelukkig is daar een oplossing voor.

RICOH P3500

De RICOH P3500 is een dergelijk systeem dat videoconferentie mogelijk maakt, in combinatie met video, audio, tekst en interactieve media, zoals het delen van een desktop of document op je smartphone. Het voordeel van de P3500 is zijn formaat. Qua oppervlakte neemt de P3500 niet meer ruimte in beslag dan een A4'tje. Omdat de P3500 klein van formaat en draagbaar is, heb je geen dedicated videoconferentie zaal of kamer nodig: je zet de P3500 in de ruimte naar keuze en verbindt deze met je netwerk. Dit kan zowel via wifi als een netwerkkabel. Vervolgens sluit je het apparaat aan met een hdmi- of vga-kabel aan je apparaat naar keuze om te kunnen zien met wie je vergadert. Om te zorgen dat iedereen goed in beeld is, beschikt de P3500 over een camera met 125-graden beeldhoek. Dit betekent dat de P3500 gemakkelijk iedereen in beeld krijgt wanneer deze in je vergaderruimte naar keuze staat.

Service en licentie

Om te kunnen vergaderen met de P3500 heb je geen speciaal netwerk of speciale diensten nodig. Een netwerkverbinding is alles dat nodig is. Alle dataprocessing wordt door RICOH beheerd, je hebt dus geen speciale server nodig. Wanneer de P3500 verbonden is met het internet, dan stelt de software op het apparaat vervolgens zelf de juiste instellingen in. Om gebruik te kunnen maken van de dienst op de P3500, heb je een flat-fee abonnement nodig. Maak je gebruik van mobiele apparaten, dan heb je een gebruikerslicentie nodig, maar deze geldt voor alle apparaten waarop jij als gebruiker inlogt en gelukkig niet per device.

Gemak

De P3500 van Ricoh is gemakkelijk in gebruik. Het opzetten en installeren van het apparaat zal voor niemand een probleem opleveren. Doordat er verder geen speciale software nodig is en alles op de datacenters van Ricoh draait, is het een kwestie van het apparaat inschakelen en een videoconferentie opzetten. Door middel van de ingebouwde software is alles toegankelijk en de lay-out is zeer praktisch. Bijkomend voordeel is dat de apparaten automatisch worden voorzien van de laatste firmware, zodat je altijd up-to-date bent.