Review: Acrobat XI

Was Adobe Acrobat vroeger vooral een tool om vanuit vrijwel elk Windowsprogramma met afdrukmogelijkheden een PDF-bestand te creëren, tegenwoordig verschuift de focus met elke versie meer naar bewerking en beheer. Als het aan Adobe ligt behoort de papierbrij in het gemiddelde kantoor nu echt tot het verleden; zelfs typische papierafhankelijke zaken als ondertekenen van documenten kan nu volledig digitaal. Dat trucje beheersten eerdere versies ook al, maar dankzij onder meer de EchoSign-service is de status van het ondertekenproces in één oogopslag te volgen. Veel interessanter zijn echter de ‘dramatische’ vernieuwingen op het vlak van PDF-bewerking.

Bewerken van tekst

Annoteren, ofwel het toevoegen van commentaar, krabbels of stempels kennen we allemaal en daarvoor bestaan inmiddels ook meer dan genoeg prettiger geprijsde alternatieven. Acobat XI gaat een forse stap verder, waarbij zelfs direct in de PDF bewerken van tekst mogelijk is. Zelfs het alinea’s herschikken is een kwestie van klikken en slepen. Ingevoegde tekst stroomt vanzelf in de layout, met wel als kleine beperking dat de software waarmee de PDF is aangemaakt de beslissende factor is aangaande het succes van deze feature. Feitelijk begint Acrobat dan ook steeds meer op een multifunctionele tekstverwerker te lijken, zelfs zoeken en vervangen van tekst is in slechts één snelle stap mogelijk.

Van PDF naar Office

Formulieren maken is in Acrobat XI ook een stuk simpeler geworden. Kregen veel gebruikers in het verleden bij het horen van het woord ‘PDF-formulieren’ al min of meer buikkramp, in deze nieuwste incarnatie van Acrobat maak je in een paar minuten PDF- of web-formulieren. Communiceer snel en professioneel met je klanten aan de hand van bijvoorbeeld een digitaal bestelformulier of een vragenlijst, altijd handig. Een en ander valt natuurlijk prima te combineren met je Microsoft Office-werkzaamheden. Ook hier zijn forse verbeteringen op het gebied van integratie met dit populaire kantoorpakket te zien. En in dit geval werkt ‘het trucje’ zelf in twee richtingen. Enerzijds zijn PDF-documenten in een handomdraai vanuit elke Office-app te produceren, anderzijds –en dat is ook al nieuw- zijn PDF-documenten ook weer om te zetten naar een Office-document. Zo zijn voorheen onbewerkbare PDF’jes ineens wel heel flexibel in je workflow in te passen.

Van papier naar PDF

Acrobat XI beschikt als vanzelfsprekend ook over veel van de oude functionaliteit. Zo kunnen papieren documenten gescand worden, waarna je er OCR (tekstherkenning) op los laat. Op deze manier heb je echt geen enkel excuus meer om niet geheel papierloos te gaan. Heb je eenmaal al je documenten (of in ieder geval een groot deel) in elektronische vorm liggen, dan is een beveiliging geen overbodige luxe. In XI is het toekennen van rechten (wat mag wel en wat niet, denk aan afdrukpersmissie of bewerktoestemming) een eitje, vooral ook omdat rechtenbeheer betreffende bewerken en kopiëren direct vanuit de Office-plugin geregeld kan worden. Ook gevoelige informatie is simpel te verbergen; zo ben je er honderd procent zeker van dat zélfs als een van je medewerkers per ongeluk eens een intern document mailt niet direct je hele ziel en zaligheid qua concurrentiegevoelige zaken op straat ligt.

Van webpagina naar PDF

Ook voor de minder actieve PDF-gebruikers valt er genoeg plezier te beleven aan Acrobat XI. Ben je bijvoorbeeld vooral iemand die websites in het archief wil bewaren (bijvoorbeeld als nieuwsarchief of om voor jouw bedrijf relevante vakinformatie op een toekomstzekere manier op te slaan) dan is het prettig om te weten dat er een geïntegreerde plug-in voor de meeste populaire browsers aanwezig is. Met een enkele muisklik worden op deze manier complete webpagina’s met (meestal) de oorspronkelijke layout en actieve links bewaard. Zelfs als over een tijdje de oorspronkelijke pagina of site niet meer bestaat beschik je zo over een nauwkeurige replica van het origineel. In deze tijd waarin ‘antiek’ al iets van enkele weken oud is geen overbodige luxe.

Samenvoegen van verschillende bestanden tot één PDF is verbeterd. Ideaal om bijvoorbeeld verschillende geconverteerde webpagina’s tot één document samen te smelten, waarbij je deze eventueel weer aan een rapport of verslag kunt koppelen. De samenvoegfunctie werkt met documenten van vrijwel elke herkomst en de nieuwe ‘organizer’ maakt het op de juiste plek zetten van alle pagina’s lekker overzichtelijk.

Standard en Pro

Acrobat XI is leverbaar in twee versies, Standard en Pro. Pro biedt –dat spreekt voor zich- extra functionaliteit. Het betreffen hier vooral puntjes op de i, zoals een geleide handleiding betreffende het optimaliseren voor internet en mobiele toepassingen, en meer formulierfunctionaliteit. Helaas is ook de conversiemogelijk van pdf naar Office ook alleen in de Pro-variant aanwezig. Met name dat laatste punt is ook voor de minder eisende gebruiker een alleraardigst extraatje. Probleem is alleen dat aan de Pro-versie het forse prijskaartje van 676,39 euro hangt en dát is zeker voor het wat kleinere mkb wellicht toch net een brug te ver. Overigens – en dát blijven we een nadeel vinden van Acrobat - is ook de Standard-versie geen koopje, hier dien je 422,29 euro voor neer te tellen. Upgrades zijn goedkoper, maar verhoudingsgewijs nog altijd aan de prijs.

Doen?

De prijsstelling van Acrobat roept al snel de vraag op of het deze investering waard is voor je bedrijf (we hebben het hier tenslotte over een bedrag per gebruiker). Als je heel veel in de weer bent met het digitaliseren van al je papierwerk en daarbij zoveel mogelijk flexibel wilt zijn dan is het de investering – zelfs voor de Pro-versie - waarschijnlijk wel waard. Je kunt immers één machine voor alle Acrobatklussen toewijzen waarmee de kosten overzichtelijk blijven. Bovendien hoef je ook niet elk jaar te upgraden, al zijn de vele nieuwe functies in vergelijking met versie X (10) indrukwekkend.

Neem je toch ietwat tandenknarsend afscheid van de pdf-naar-Office-functionaliteit dan is verder zo ongeveer alles op het gebied van maken, bewerken en beheren van pdf’s ook prima te doen met de goedkopere Standard-versie. Wil je alleen af en toe eens een Office-document omzetten naar pdf en misschien hier of daar een annotatie toevoegen dan zijn er voldoende goedkopere (en soms zelfs gratis) alternatieven op de markt te vinden. Sterker nog: als je een recente versie van Microsoft Office gebruikt, vind je daarin standaard de mogelijkheid om in pdf-formaat op te slaan. Acrobat XI is dus iets voor de echte 'pdf-tijgers’, maar die kunnen hun hart er dan ook volledig aan ophalen.