Realiseer betere bedrijfsresultaten met inzet Unified Communications

Veel bedrijven werken nog met traditionele telefooncentrales die een beperkte functionaliteit hebben. Op het moment dat deze aan vervanging toe is, gaan bedrijven nadenken over een nieuwe oplossing. Vanwege de vele mogelijkheden nemen veel bedrijven dan UC in overweging.

Met ingang van 1 september 2019 stopt KPN met het aanbieden van ISDN. Het gaat om de enkelvoudige ISDN1 plus enkelvoudige en meervoudige ISDN2 lijnen Het ISDN-netwerk is verouderd en er zijn inmiddels betere en goedkopere alternatieven beschikbaar. Voor veel bedrijven betekent

dit dat ze noodgedwongen hun oude ISDN- telefooncentrale moeten vervangen door een modernere variant die werkt met de nieuwste technieken. De verwachting is dat met het opheffen van ISDN veel bedrijven zullen overstappen naar een UC-oplossing. Een goede oplossing biedt vanzelfsprekend ook alle functies van een traditionele telefooncentrale, zoals keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelen en wachtmuziek. Daarnaast biedt UC nog meer features op het gebied van communicatie en integratie.

Wat is Unified Communications?

Van oudsher gebruiken bedrijven meerdere tools en systemen om met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. Dat betekent dat medewerkers meerdere tools moeten beheersen en vaak dezelfde gegevens meerdere keren moeten invoeren. Kies je voor UC, dan hoef je bepaalde applicaties niet meer te gebruiken, want dezelfde functies zijn in de UC-oplossing geïntegreerd.

Het betekent dat medewerkers vanuit een centrale omgeving overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit te voeren. Bedrijven die de medewerkers een UC-omgeving bieden, boeken goede resultaten: een hogere productiviteit, een betere binding met het personeel en een betere relatie met klanten en leveranciers.

Mobiliteit van medewerkers

Medewerkers zijn vandaag de dag veel mobieler. Ze zijn veel onderweg en werken veel vanuit huis. Ook onderweg moeten ze kunnen beschikken over alle tools die ze ook op kantoor hebben. We hebben tegenwoordig de beschikbaarheid over 4G om spraak en data via mobiele netwerken te versturen.

Medewerkers beschikken met hun smartphone over een compleet apparaat om te communiceren met het bedrijf, klanten en leveranciers. Een vast toestel is niet meer nodig. Unified Communications betekent dat medewerkers overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit te voeren. Met de app op de smartphone beschikken de medewerkers over dezelfde functies als de collega’s op kantoor.

Functies UC-omgeving

Een UC-omgeving biedt alle functionaliteit die ook in een traditionele telefooncentrale is te vinden. Daarnaast biedt een UC-oplossing veel meer functionaliteit gericht op communicatie en integratie.

• Telefoneren

Telefoneren is nog steeds een van de meest populaire methoden om te communiceren. Elke UC-oplossing biedt ook mogelijkheden om een vaste telefoon door te schakelen naar een mobiel apparaat. Dat heeft als voordeel dat medewerkers ook onderweg of op andere locaties bereikbaar blijven voor het bedrijf. Op de smartphone kunnen ze met het vaste nummer van het bedrijf bellen. Dat nummer wordt ook meegezonden naar de persoon met wie ze bellen.

• E-mailprogramma

Ook vanuit een UC-oplossing is het mogelijk om e-mailberichten te versturen. In de praktijk zien we dat veel gebruikers gehecht zijn aan een bepaalde e-mailprogramma. Dat maakt de overstap naar het e-mailprogramma van de UC-oplossing wat lastiger. Het is ook belangrijk dat je e-mailberichten uit het vorige programma kunt importeren in de nieuwe UC-oplossing. 

• Videoconferencing

Met een UC-oplossing kunnen medewerkers ook gebruik maken van videoconferencing. Het voordeel is dat medewerkers tijd besparen doordat ze vanaf een willekeurige locatie mee kunnen vergaderen. Vanwege de beschikbaarheid van breedbandinternet en 4G is er genoeg capaciteit beschikbaar voor het videovergaderen in hoge beeld- en geluidskwaliteit.

• Instant messaging

Via de chatfunctie kunnen medewerkers snel met elkaar communiceren. Korte berichtjes naar elkaar versturen is enorm populair. WhatsApp verwerkt zo meer dan 10 miljard berichten per dag. In verband met de scheiding tussen werk en privé mogen werknemers vaak geen WhatsApp in hun zakelijke werkomgeving gebruiken. Alle UC-oplossingen bieden een geïntegreerde chatfunctie waarmee medewerkers op een veilige manier met elkaar kunnen communiceren.

• Schermen delen

Met Unified Communications is het mogelijk om op afstand schermen te delen. Dat is handig om snel de juiste informatie over te brengen. Het voorkomt misverstanden en je kunt snel zaken verduidelijken.

• Toegang tot centraal opgeslagen informatie

Via de online interface hebben medewerkers toegang tot adresboeken, presentielijsten, gespreksnotities en opgenomen telefoongesprekken. Alle informatie staat opgeslagen op een centrale plek.

• Centraal adressenboek

Een UC-oplossing werkt met een centraal adressenboek waar de gehele organisatie gebruik van kan maken. Contactinformatie over bedrijven en contactpersonen hoeft maar op één plek te worden bijgehouden.

Voordelen Unified Communications

Bedrijven die kiezen voor een UC-oplossing boeken goede resultaten: tijdwinst, betere binding met de medewerkers en een betere service voor klanten en relaties.

• Grip op Informatie

Alle zakelijke communicatie (telefoongesprekken, chat, sms) wordt centraal opgeslagen en gearchiveerd. Informatie staat vaak redundant en beveiligd opgeslagen op meerdere servers.

• Integratie met andere systemen

Een UC-oplossing biedt mogelijkheden om verschillende systemen aan elkaar te koppelen en je kunt er informatie mee uit wisselen. Denk in dit verband aan een relatiebeheersysteem (CRM), waarin alle klantgegevens staan. Veel UC-oplossingen bieden ook opties om gegevens uit andere systemen te importeren.

• Uniforme gebruikersinterface

Medewerkers werken niet meer vanaf een centrale plek. Met elk apparaat staan ze in contact met organisatie. Ze gebruiken een menu dat op alle apparaten gelijk is. Met een intuïtief gebruikersmenu verhoogt een organisatie de productiviteit. Een uniforme gebruikersinterface biedt medewerkers ook de mogelijkheid om instellingen naar eigen inzicht te kunnen wijzigen.

• Nooit meer meerdere keren gegevens invoeren

Vanwege een centraal informatiesysteem hoeven medewerkers contactgegevens of gespreksverslagen niet meerdere keren gegevens in te voeren in verschillende systemen. Het meerdere keren invoeren van gegeven leidt vaak tot fouten. Bepaalde informatie blijkt dan alleen maar in één systeem te staan in plaats van alle systemen. Dat probleem heb je niet bij een UC-oplossing omdat je alle gegevens maar één keer hoeft in te voeren.

• Minimaliseer het aantal tools binnen de organisatie

Chatten, sms’en, bellen en mailen: het zit geïntegreerd in een UC-oplossing. Medewerkers hoeven voor hun communicatie niet meer in te loggen op meerdere systemen. Ze kunnen snel switchen tussen verschillende toepassingen zonder opstarten van programma’s.

• Beschikbaarheid checken van collega’s

Vanuit een UC-omgeving kun je real-time zien of een collega beschikbaar is. Medewerkers kunnen zelf hun bereikbaarheidsstatus aanpassen.

Kiezen voor UC-oplossing

Bij het kiezen van een UC-oplossing is het aan te bevelen om te kiezen voor open standaarden. Dat vergemakkelijkt de integratie met andere systemen. Kies bij voorkeur voor de industriestandaard SIP (Session Initiation Protocol). Dit protocol wordt meestal ingezet voor spraakcommunicatie maar is ook geschikt voor video. 

Vele honderden bedrijven ontwikkelen applicaties en diensten op basis van dit protocol. Door te kiezen voor SIP kun je optimaal integreren met andere applicaties en is jouw UC-oplossing toekomstbestendig.

Een goede aanbieder van een UC-oplossing is 3X, een bedrijf dat sinds 2005 bestaat. Inmiiddels maken meer dan 100.000 bedrijven wereldwijd gebruik van de diensten van 3CX.

Conclusie

Bedrijven die hun huidige traditionele telefooncentrale willen vervangen, kunnen overwegen om te kiezen voor een moderne oplossing op basis van unified communications. Een UC-oplossing biedt alle relevante informatietools in één applicatie. UC verbetert de bereikbaarheid van het personeel en via een uniforme interface is alle informatie op alle apparaten beschikbaar.