Op de hybride werkplek staat goede audio voor professionaliteit en een positieve werkcultuur

In traditionele werkomgevingen lieten de kenmerken van professionaliteit zich makkelijk zien (en voelen): een sterke handdruk, een imposante presentatie, sterk oogcontact. Op de hybride werkplek heeft de esthetiek echter plaats gemaakt voor de inhoud van interacties.

Nog niet lang geleden was een hybride werkplek een spannend vooruitzicht voor de meeste professionals. Maar de kans was klein dat het ooit zover zou komen. Nu we al ruim twee jaar lang op afstand werken, is een hybride toekomst van kantoor- en thuiswerken de nieuwe realiteit. En we kunnen niet genoeg benadrukken hoe groot de impact op ons beroepsleven zal zijn.

Hier ligt een spannende uitdaging. Er zijn nu minder manieren om ‘goed voor de dag te komen’ bij klanten en collega’s. De druk op wat er bij zakelijke interacties gezegd wordt - en hoe dat overkomt - neemt dus toe. Organisaties die hierbij niet de juiste audiotechnologie inzetten, maken zichzelf daardoor kwetsbaar.

De rol van audio in de hybride ervaring

EPOS liet onlangs een uitgebreid onderzoek uitvoeren door Ipsos, waarbij besluitvormers en eindgebruikers werden ondervraagd over hun houding ten opzichte van audio op de werkplek en het gebruik ervan. Vlak vóór de pandemie, in 2019, voerden we een soortgelijk onderzoek uit. Wij vonden het belangrijk om na te gaan wat de impact van hybride werken is geweest op zowel eindgebruikers als besluitvormers over de hele wereld, met name wat betreft hun ervaringen met samenwerkingsoplossingen, waaronder audio. 

Vorig jaar bleek de gemiddelde eindgebruiker van audio-oplossingen 29 minuten per week te verliezen door slechte geluidskwaliteit van telefoongesprekken en door tijd om informatie te verifiëren via follow-upmails of gesprekken. Nu veel mensen thuiswerken, worden er ook verbeteringen verwacht op het gebied van samenwerkingstools en audiogesprekken. Helaas... Het werd zelfs alleen maar nóg erger. Vandaag de dag raakt de gemiddelde eindgebruiker 31 minuten per week kwijt door slecht geluid - ruim drie volle werkdagen per jaar!

Ons onderzoek van 2021 toont aan dat 63 procent van de eindgebruikers over de hele wereld tijdens zakelijke gesprekken vaak last heeft van slechte geluidskwaliteit. De meest voorkomende problemen zijn achtergrondlawaai (32 procent), storingen op de lijn (26 procent), en dingen moeten herhalen (23 procent). Het verband tussen slechte audio-ervaringen en de gevolgen voor het bedrijfsleven is duidelijk. Om het simpel te zeggen: slecht geluid is een slechte zaak.

Klanten en afnemers willen meer dan 'business as usual'

Vóór de pandemie kwamen organisaties en individuele werknemers nog ongestraft weg met kleine audiostoringen. Wegvallend geluid? Achtergrondlawaai? Harde echo’s? Nagenoeg elke professional kent de stress van gebrekkige virtuele communicatie.

Maar nu de wereld in sneltreinvaart overgaat naar een nieuw normaal, kijken we anders tegen zaken aan. Mensen hebben geen trek meer in gebrekkige virtuele vergaderingen.  Slecht geluid is dan ook méér dan een vervelend ongemakje. Het is een obstakel voor professionalisme, kan van invloed zijn op de perceptie en kan ook de klantervaring schaden. Als daar iets aan wordt gedaan zou dat - volgens respectievelijk 60 procent en 71 procent van de besluitvormers wereldwijd - helpen klanten te behouden en mislukte pitches te voorkomen.

Helder is dat technologie, ontwikkeld voor in-office scenario’s, niet werkt in een hybride opstelling. Toch was de standaardaanpak van veel werkgevers: handhaaf de bestaande situatie en rust medewerkers uit met dezelfde computer- en audiotechnologie die op kantoor of voor het thuiswerken beschikbaar was. Het verschil tussen de verwachtingen van besluitvormers en die van werknemers over hybride werken zou een verklaring kunnen zijn. In de VS verwacht 74 procent van de besluitvormers dat de meeste werknemers op hun werkplek terugkeren, zodra het leven weer normaal is, tegenover slechts 29 procent van het personeel. Veel van deze mensen willen meer thuis aan de slag - 33 procent van hen wil vaker thuiswerken, terwijl slechts 13 procent van de besluitvormers verwacht dat dit zal gebeuren.

Deze kloof bewijst dat besluitvormers in gesprek moeten gaan met hun personeel. Zij moeten meer inzicht krijgen in hun verwachtingen over hybride werken en beseffen wat hun mensen nodig hebben om hun werk optimaal uit te voeren. Dit impliceert het gebruik van technologie die dezelfde kwaliteit biedt als persoonlijke interacties, zonder storende invloeden als gebrekkig geluid of slechte visuele verbindingen.

Haal het beste uit de hybride professional

Met bestaande hulpmiddelen kunnen veel mensen onmogelijk efficiënt en productief blijven werken. Het kost elke medewerker gemiddeld 31 minuten per week om audioproblemen op te lossen. Daardoor voelt 26 procent van hen zich gefrustreerd, geprikkeld of geïrriteerd, en ervaart 19 procent momenten van stress. Het nadelige effect op hun prestaties mag geen verrassing zijn: 26 procent van de medewerkers meldt misverstanden, 21 procent mist belangrijke informatie en nog eens 17 procent vindt dat ze door slecht geluid onprofessioneel overkomen.

Thuiswerken, zonder ondersteuning van collega’s, kan - vooral voor jonge professionals - eenzaam en belastend zijn. Tel daarbij op het gebrek aan samenwerkingstools voor hoge professionele normen - en om indruk te maken op klanten en leidinggevenden - en de kans op een burn-out bij werknemers neemt toe.

Succesvolle ondernemingen laten zich voortaan herkennen door hun hybride aanpak

Elke organisatie beseft hoe belangrijk het welzijn van haar medewerkers is voor zakelijk succes. Hebben medewerkers te weinig vertrouwen in hun capaciteiten en professionele persoonlijkheid, dan zullen ze niet zo gauw ideeën uitwisselen. Dat speelt vooral in een hybride wereld, waar veel teamleden elkaar wellicht nog niet persoonlijk hebben ontmoet. Het is lastig om vernieuwende ideeën uit te wisselen, als er in kantines en gangen geen spontane interacties meer zijn tussen collega’s.

Lastig. Maar niet onmogelijk. Maar liefst 68 procent van de hedendaagse werknemers gelooft dat goede audio-oplossingen kunnen helpen een gebrek aan zelfvertrouwen of verlegenheid weg te nemen. Kleine veranderingen in visuele- en audiotechnologie kunnen ervoor zorgen dat mensen vol vertrouwen blijven samenwerken en ideeën aandragen. Pure winst voor de totale productiviteit.

Audiokwaliteit ontwikkelt zich tot een onderscheidende factor in het bedrijfsleven. Bij virtuele communicatie kan dit zelfs het verschil zijn tussen succes en mislukking. De gevolgen kunnen op lange termijn van invloed zijn op de gezondheid van een organisatie. Bij het bepalen van de specifieke kenmerken van hybride werken, moeten werkgevers oog houden voor de rol van audio- en visuele technologie. Die versterkt het vertrouwen van eigen personeel, verbetert de klantervaring en handhaaft de hoge professionele normen.

Geluid gebruiken om de interne cultuur te verbeteren

Een superieure werkervaring op afstand is een echte onderscheidende factor voor het bedrijf. Het versnelt het potentieel van werknemers en verbetert tegelijkertijd de productiviteit en het vertrouwen. Het is algemeen bekend dat een effectieve gesprekskwaliteit kan leiden tot een betere klantenservice, sterkere motivatie/vertrouwen van medewerkers en meer klantenbehoud. 56 procent van de bedrijfsleiders en besluitvormers zegt dat hoogwaardige audioapparatuur essentieel is voor hun bedrijf. Audiokwaliteit wordt zelfs zo belangrijk dat 78 procent van de wereldwijde besluitvormers bereid is er extra voor te betalen. Bij het kiezen van hun audio-oplossingen moeten bedrijfsleiders in kaart brengen hoe ze als organisatie willen werken, en moeten ze nadenken over de samenwerkingstools die zullen resulteren in hechtere teams die betere resultaten kunnen behalen.

Hoewel sommige bedrijven de voordelen van effectieve samenwerking en kwaliteitsaudio in het dagelijkse werk nog niet volledig beseffen, heeft EPOS ontdekt dat grotere organisaties een stap voor zijn. Hoe meer medewerkers een organisatie heeft, hoe vaker er geld wordt uitgegeven aan nieuwe audioapparatuur. Deze organisaties hebben erkend dat het toegewezen budget goed besteed wordt aan samenwerkingstools, waarbij 79 procent zegt dat audio belangrijk is voor hun succes en prestaties.

Voorkom valse besparing

Hoewel het verleidelijk kan zijn om goedkopere samenwerkingstools te kiezen in een tijd waarin de budgetten beperkt zijn, kan dit een valse besparing zijn, waardoor de efficiëntie en productiviteit afnemen. Door te kiezen voor oplossingen die digitaal geavanceerd zijn - met behulp van functies zoals actieve ruisonderdrukking of kunstmatige intelligentie voor verbeterde spraakherkenning - voelen werknemers zich meer verbonden en gehoord, en dit is vooral belangrijk in een tijd waarin het personeelsbestand zo verspreid is.

Uiteindelijk is de toekomst van de werkplek hybride - een combinatie van digitale technologie met persoonlijke ervaringen - en werken we op meerdere locaties, niet slechts op één kantoor. Dit moet een naadloze werknemerservaring zijn. Ons onderzoek toont ook aan dat bedrijfsleiders een focus beginnen te herkennen op kwaliteit van ervaring en een toewijding om te investeren in audio die daarbij past, waarbij 95 procent van de besluitvormers van plan is de komende jaren te investeren. Een individuele audio-ervaring is van cruciaal belang voor communicatie en samenwerking. Om werknemers te helpen hun potentieel te ontketenen, te genieten van de werkomgeving en uiteindelijk te presteren, zijn effectieve en vooruitstrevende geluidsoplossingen een must.

Of medewerkers nu full- of parttime naar kantoor terugkeren, de behoefte om op afstand werkende collega’s in te schakelen blijft bestaan. Halen ondernemingen de juiste technologie in huis om hen te ondersteunen, dan zetten ze slecht geluid buiten de deur. Dan ontstaan er teams die geen grenzen kennen. Letterlijk. Een goede audiokwaliteit ondersteunt alle aspecten van de hybride ervaring: van de garantie dat iedereen zijn stem kan laten horen tot het handhaven van professionele normen - zakelijke leiders moeten hun mensen de tools geven die ze nodig hebben voor succes.