Bedrijfsverhuizing voorbereiden: zo ga je te werk
Als je als ondernemer een (nieuw) pand betrekt, komt er veel op je af. Er moet een inventarisering van de bedrijfsinboedel gemaakt worden: wat gaat mee en wat kan er richting kringloop of recyclestraat? En dan zijn er nog duizend dingen, gevoelsmatig dan, waar je rekening mee moet houden. Je kunt echter al veel regelen vóórdat je de overstap maakt. Zeker als je niet een al te grote organisatie runt, komt deze lijst van pas. Denk dus aan onderstaande details voordat je er überhaupt een verhuisdoos bij pakt. De door jou aangestelde verhuismanager neemt je in ieder geval veel werk uit handen.
Voldoende inpakmaterialen en lang van tevoren de laatjes uitruimen
Zodra op kantoor de laatjes en archiefkasten opengaan, komen er veel items tevoorschijn. Van lege pennen tot een allang beschimmeld broodje huzarensalade. In alle haast en drukte is er vaak weinig tijd om hier aandacht aan te besteden. Maar nu moet je wel, en al het personeel daarmee ook. Daarom is het zaak om lang van tevoren te beginnen met het opruimen van persoonlijke spullen, zodat er straks een minimum aan kantoorartikelen in de verhuisdozen nodig is. Sowieso kun je alle verhuismaterialen, zoals plakband, opvulmateriaal en folie lang van tevoren bestellen. Voor verhuisdozen geldt immers de aangepaste uitdrukking: karton is geduldig. Deze kun je daarom nooit te vroeg bestellen.
Stel een verhuismanager aan
Om ruimte te besparen en eventuele verkochte items te verzenden, vergeet je daarbij niet een flinke rol krimpfolie uit te zoeken. Deze zijn straks in je nieuwe pand waarschijnlijk ook van nut. Dat is het mooie van de meeste verhuismaterialen: ze tonen veel overeenkomsten met artikelen die je eigenlijk altijd bij de hand wilt hebben. Net als afvalzakken, archiefdozen en -mappen (want overal komen opeens documenten vandaan), en verhuisstickers en verhuistape. Te veel gedoe? Stel anders een leidinggevende, of iemand anders met talenten op de gebieden planning en organisatie, aan als verhuismanager.
Verhuisdienst inhuren, of zelf doen met een samengesteld ploegje?
De verhuismanager neemt niet alleen de bestelling van alle verhuismaterialen op zich, maar maakt ook een planning van de grote dag zelf. Verder is hij degene die mensen aanspoort om wijzigingen door te voeren in de communicatie, in de inkoop, en in het drukwerk. Je toko krijgt immers een ander adres. Hij is ook de roerganger wanneer het oude pand daadwerkelijk leeggehaald wordt. Wordt dat per se gedaan door verhuizers? Bij kleine ondernemingen niet. Als de verhuismanager een verhuisploeg formeert, is het heen en weer rijden van de inboedel met enkele gehuurde kleine vrachtwagens geen grootscheepse, maar wel een geldbesparende onderneming. Dat je eigen personeel het beste weet in welke ruimte straks elke afzonderlijke verhuisdoos geplaatst moet worden, is mooi meegenomen.
Zichtbaar verhuisschema: wat moet er nog gebeuren?
Diezelfde verhuismanager maakt op een groot whiteboard een schema waarop in één oogopslag te zien valt wat er nog moet gebeuren. Van het inpakken van de verhuisdozen en daarop aanbrengen van verhuisstickers met de juiste bestemming, tot het afhandelen van de sleuteloverdracht van het oude pand. Dat whiteboard heeft een soort sociale controlefunctie: je ziet er immers ook op wie nog klussen heeft laten liggen. Vandaar dat je dit niet alleen digitaal bijhoudt. Het is al met al een kwestie van delegeren, zodat de reguliere werkzaamheden zo veel mogelijk doorgang kunnen vinden.
Lees meer
