7 tips voor effectieve SaaS-budgettering

De dagen dat deze bedrijven een enkele aankoop zouden doen en voor altijd toegang zouden krijgen tot een benodigd softwareplatform, zijn lang voorbij. In plaats daarvan zijn softwareleveranciers nu op zoek naar maandelijks terugkerende inkomsten, wat leidt tot een immens scala aan abonnementsmodellen. Hun cloudoplossingen die via abonnementen toegankelijk zijn, staan gezamenlijk bekend als Software as a Service - of kortweg SaaS. Gezien het belang van SaaS-oplossingen voor startups en meer volwassen bedrijven, is SaaS-budgettering een van de meest essentiële taken die een schaal bedrijf kan uitvoeren.

SaaS-oplossingen helpen bedrijven om hun zakelijke doelen te bereiken. Ze zijn doorgaans flexibel en eenvoudig te implementeren, waardoor bedrijven en hun teamleden on-demand toegang kunnen krijgen tot belangrijke functionaliteiten. De uitgaven aan SaaS zijn de afgelopen jaren flink gestegen en vertonen geen tekenen van vertraging.

Gezien de groei in gebruik, zal SaaS-budgettering in toenemende mate belangrijker worden. Zonder de juiste budgettering vanaf het begin en het implementeren van best practices voor SaaS-kostenbeheer, kunnen de totale uitgaven overweldigend zijn. Hier is echter het goede nieuws: een SaaS-managementplatform kan je helpen om software uitgaven onder controle te krijgen. Om je te helpen de potentiële besparingen bij jouw bedrijf te ontdekken, kun je onderstaande tips gebruiken om het budgeteringsproces onder de knie te krijgen.

Volg deze tips om je SaaS-budget te vereenvoudigen en effectief te beheren

Jouw bedrijf is succesvol, omdat het een product of dienst aanbiedt dat een waardevolle oplossing biedt aan een specifieke doelgroep. Je hebt het te druk met de dagelijkse operationele activiteiten en het verbeteren van je waardepropositie om een expert te worden in SaaS-budgettering. Gelukkig bestaan er veel tools die het SaaS-budgetteringsproces snel en relatief eenvoudig maken. Volg deze tips om een schijnbaar omvangrijke taak beter beheersbaar en uiteindelijk effectiever te maken.

1. Inventariseer je SaaS-tools - en identificeer belanghebbenden

Bedrijven over de hele wereld doen mee aan de cloud revolutie. Jouw bedrijf doet waarschijnlijk hetzelfde door zich te abonneren op en gebruik te maken van enkele van de meest populaire SaaS-platformen die beschikbaar zijn. Begin bij het budgetteren van SaaS-abonnementen met het maken van een nauwkeurige inventarisatie van de tools waarvoor je bedrijf momenteel betaalt. Sommige bedrijven proberen Excel-spreadsheets te gebruiken om hun SaaS-inventarisatie te organiseren, maar dit is een ineffectieve aanpak. In plaats daarvan moet je een tool gebruiken die toegang geeft tot verschillende afdelingen om de gegevensbeveiliging te waarborgen en te voorkomen dat informatie tijdens updates verloren gaat.

Zorg er bij het maken van je inventarisatie voor dat je zoveel mogelijk informatie over elk product krijgt, waaronder:

● Contractdetails zoals looptijden en voorwaarden

● Het aantal gebruikers voor elke SaaS-tool, plus het aantal licenties waarvoor je betaalt

● Opmerkingen van belangrijke stakeholders over hoe vaak en waarvoor ze de SaaS-oplossing gebruiken (hiermee kun je identificeren of een van je SaaS-oplossingen onderbenut is)

● De persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van elke SaaS-tool

Om op al deze punten progressie te maken, je kosten te beheersen en je budgetteringsproces naar een hoger niveau te tillen, is het belangrijk om het beheer van je SaaS-abonnementen te centraliseren.

Zodra je bovenstaande informatie hebt verzameld, heb je de informatie die nodig is om een duidelijk beeld te krijgen van de SaaS-uitgaven van jouw bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld snel tools identificeren die veel worden gebruikt en veel waarde leveren. Tegelijkertijd zul je ook tools tegenkomen die onderbenut blijven en waarvoor het rendement op je investering uitblijft. Met een SaaS-inventaris kan je platformspecifieke vragen beantwoorden, zoals:

● Hebben we meer licenties nodig?

● Biedt deze tool de waarde die zijn gebruikers ervan verwachten? Doen we een investering die in verhouding staat tot de waarde van een tool?

SaaS-inventarissen zijn meestal kwantitatief van aard, maar wees niet bang om ook kwalitatieve informatie te verzamelen. Praat een paar minuten met ervaren gebruikers over relevante SaaS-oplossingen. Vraag hen waarvoor ze software gebruiken, hoe vaak, waarom ze het gebruiken, of ze soms denken aan alternatieven, etc. Deze kwalitatieve gegevens kunnen diepte geven aan de inventaris en je helpen om SaaS-gerelateerde beslissingen met duidelijke onderbouwing te ondersteunen.

2. Organiseer en wijs je SaaS-tools op de juiste manier toe

Je bedrijf heeft mogelijk al een systeem voor het organiseren en monitoren van SaaS-abonnementen. Zorg er dan voor dat het bestaande systeem inspeelt op contractuele veranderingen en dat het toegankelijk is voor alle afdelingen. Als je SaaS-abonnementen bijhoudt via een Excel-spreadsheet, is dat niet voldoende. Je hebt een systeem nodig dat voorkomt dat gegevens verloren gaan, niet synchroon lopen en dat automatisering van alledaagse taken ondersteunt. Als jouw bedrijf niet over het juiste systeem beschikt, is het tijd om er een te maken en de chaos voorgoed te voorkomen.

Het organiseren van alle SaaS oplossingen binnen jouw bedrijf biedt ook verschillende belangrijke inzichten die nuttig zijn voor budgettering, inclusief antwoorden op deze belangrijke vragen:

● Hoeveel overtollige applicaties gebruiken we?

● Voor hoeveel ongebruikte licenties betalen we?

● Hoeveel gebruikers hebben toegang tot een serviceniveau met functies die ze niet willen of nodig hebben?

Uw bedrijf verspilt gegarandeerd geld aan software als het betaalt voor overbodige applicaties, ongebruikte licenties of onnodige serviceniveaus. Antwoorden op deze vragen zijn echter zeer waardevol, omdat ze je helpen de derde stap te zetten om een nauwkeurig, betrouwbaar en redelijk budget voor SaaS-abonnementen te creëren.

3. Stel een SaaS-budget in

Na een inventarisatie van bestaande SaaS-oplossingen en overleg met de stakeholders, heb je een beter beeld van hoeveel geld jouw bedrijf uitgeeft aan doorlopende abonnementen. Omdat er niet één afdeling is die verantwoordelijk is voor het beheer van SaaS-uitgaven, is je andere optie om input te krijgen van een breed scala aan teams, zodat je weloverwogen SaaS-beslissingen kunt nemen tijdens het budgetteringsproces. Uitgebreide input is van onschatbare waarde wanneer je verder gaat met het SaaS-budgetteringsproces. Klaar om verder te gaan? Deel het proces op in 3 stappen:

1. Maak een overzicht van de uitgaven van het huidige jaar: Of je nou wel of niet het gevoel hebt dat je het juiste bedrag in het lopende jaar uitgeeft, maak een overzicht van de kosten per tool. Dit vormt de basis van het budgetteringsproces.

2. Identificeer de belangrijkste kostenfactoren voor elke tool: Identificeer vervolgens de kostenfactor voor elk platform. Verschillende SaaS-producten hanteren verschillende prijsmodellen. De meesten rekenen kosten per gebruiker, sommigen per functie, anderen op basis van gebruik, etc. Bepaal wat waar de kosten per maand uit bestaan en hoe de kosten gedurende het jaar veranderen (of stabiel blijven).

3. Schat de variabelen van de kostenfactoren op maandelijkse basis: nu is het tijd om te optimaliseren wat je uitgeeft. Op basis van het aantal gebruikers dat je hebt en de functionaliteiten die ze nodig hebben binnen elke SaaS-tool, bereken je een ideale uitgave gebaseerd op werkelijke behoeften. Zodra je de ideale uitgaven hebt berekend, kan het zijn dat het totaal jouw budget overschrijdt. Op dat moment is het noodzakelijk om opnieuw met elke afdeling te praten en moeilijke beslissingen te nemen in een poging om het SaaS-budget in lijn te brengen met het algemene bedrijfsbudget.

Een van de gemakkelijkste manieren om ruimte vrij te maken binnen het SaaS-budget, is door tools te identificeren die je helemaal niet nodig hebt. Misschien is een platform overbodig, of is het gebruik ervan zo laag dat het niet rendabel is om erin te investeren. Wanneer je dit contract opzegt, heb je meer budgetruimte om mee te werken voor de SaaS-producten die je echt nodig hebt.

Hier zijn een paar andere praktische tips tijdens deze stap:

● Prioriteer functie boven prijs: als je waarde haalt uit een SaaS-platform, zal het zichzelf na verloop van tijd terugbetalen.

● Blijf realistisch: onderschat niet hoeveel je aan SaaS moet uitgeven, aangezien onderschatting jouw opties kan beperken en jouw bedrijf kan afsluiten van producten die je goed zou kunnen gebruiken.

● Houd de kosten per medewerker per afdeling bij: creëer ten behoeve van benchmarking in de toekomst een systeem dat bijhoudt hoeveel je uitgeeft aan SaaS per medewerker binnen elke afdeling.

● Identificeer eigenaren in de hele organisatie: bepaal wie verantwoordelijk is voor elke tool in het geval dat er zich behoeften voordoen met betrekking tot toegang, het maken van nieuwe accounts etc.

Het is ook handig om op de hoogte te blijven van de marktprijzen voor SaaS-producten. Hierdoor, bent je beter in staat om verschillende opties te verkennen en de opties die het beste bij jouw bedrijf passen te identificeren.

4. Ontdek jouw SaaS-opties

Waarschijnlijk heb je bestaande relaties met SaaS-providers. Omdat je je momenteel abonneert op een bepaalde SaaS-oplossing, betekent niet dat dit in de toekomst ook de meest passende oplossing is. Gezien de snelle veranderingen in de SaaS-sector, heb je altijd meerdere opties en heb je een sterkere uitgangspositie dan de verschillende aanbieders.

Gebruik tijdens het zoekproces de volgende twee benaderingen:

1. Gesprekken met belanghebbenden: het is belangrijk om te praten met de teamleden die daadwerkelijk een softwareoplossing gebruiken. Vraag hen welke functies die ze nu niet hebben maar wel nodig achten en welke functies ze hebben die ze niet gebruiken. Medewerkers, afdelingshoofden en andere belanghebbenden zijn waardevolle informatiebronnen.

2. Onafhankelijk onderzoek: doe onafhankelijk onderzoek naar de verschillende aanbieders en hun producten. Doe onderzoek online, lees vakbladen, vergelijk prijzen, bestudeer casussen, lees recensies. Dergelijk onderzoek kan je helpen informatie te ontdekken die interne belanghebbenden niet hebben.

Terwijl je beide benaderingen gebruikt voor het onderzoeken van SaaS-oplossingen, moet je speciale aandacht besteden aan de services en functies die elk product biedt. Pas op dat je niet extra betaalt voor functies die je niet nodig hebt en bespaar geld door goedkopere producten te kiezen die geen belangrijke functies bieden.

5. Ontdek mogelijkheden om kosten te besparen

Het stroomlijnen van jouw SaaS-budget omvat ook het beoordelen van bestaande abonnementen en uitzoeken welke niet optimaal benut worden. Zeker door snelgroeiende bedrijven kunnen SaaS-abonnementen soms verwaarloosd worden, met onnodige kosten als gevolg.

Dingen waar je op moet letten, zijn: ongeautoriseerde installaties, onderbenutte licenties, dubbele apps, extra licenties, inactieve gebruikers en standaardprijzen.

Volgens Sastrify zijn er 3 manieren om SaaS-uitgaven te optimaliseren:

1. Koop goedkoper: zoek een manier om een betere prijs te krijgen voor het platform dat je momenteel gebruikt of het platform dat je wil gaan gebruiken.

2. Koop minder: identificeer licenties die je niet nodig heb, om slechts nog te betalen voor de licenties die je werkelijk gebruikt.

3. Koop beter: zorg ervoor dat je betaalt voor functies en serviceniveaus die jouw bedrijf echt nodig heeft.

Voldoende tijd nemen tot een contractverlening geeft je de mogelijkheid beslissingen te nemen die kunnen helpen om op jouw SaaS-uitgaven te besparen. Daarnaast zijn waarschuwingen voor abonnementsverlenging belangrijk omdat je dan tijdig vooruit kunt plannen, met gebruikers kunt praten, functies kunt aanpassen, en licenties kunt toevoegen of intrekken voordat je opnieuw plaatsneemt aan de onderhandelingstafel.

6. Bewaak gegevens om benodigde budget tweaks te identificeren

Na het aanschaffen of verlengen van abonnementen en het verwijderen van overbodige SaaS-tools, is het belangrijk om data bij te houden om te zorgen dat alles op orde blijft. Het doel is om het nut van softwareoplossingen die jouw bedrijf gebruikt te maximaliseren, terwijl onnodige uitgaven worden geminimaliseerd, of zelfs volledig worden geëlimineerd.

Wanneer je dit bijhoudt, bent je beter in staat om te bepalen wanneer je jouw serviceniveaus moet aanpassen, licenties moet toevoegen of opzeggen, of helemaal van provider moet veranderen. Dat helpt niet alleen geld te besparen op de lange termijn, maar zorgt ook voor een hogere efficiëntie en een hogere productiviteit.

7. Koop SaaS- uitgaven beheersoftware

Als je de zes bovenstaande tips heb doorgelezen, kun je je wel voorstellen dat SaaS management een tijdrovende klus kan zijn. Om dat te voorkomen, kun je ervoor kiezen een SaaS-platform voor uitgavenbeheer om de arm te nemen. Terwijl het platform jouw SaaS-gebruik en -uitgaven optimaliseert, kunt je je volledig concentreren op het runnen van je bedrijf.

Sommige tools integreren zelfs contractbeheer in hun diensten, wat de nauwkeurigheid van het bijhouden van gegevens verder garandeert. Met het juiste SaaS-uitgavenbeheer platform kunt je gemakkelijk uitgebreide rapporten maken met informatie over de verschillende SaaS-abonnementen en bijbehorende uitgaven. Hierdoor kun je geld besparen, zonder belangrijke functionaliteiten te verliezen.

Waarom is SaaS budgettering zo belangrijk?

Wat maakt SaaS-budgettering zo belangrijk? Bedrijven zijn steeds meer afhankelijk van software (voor marketing, verkoop, ondersteuning, etc.), daarom vormen SaaS-gerelateerde uitgaven een steeds groter deel van de totale bedrijfsbudgetten. Zonder de juiste budgetteringspraktijken kunnen SaaS-gerelateerde kosten snel oplopen en de winst verminderen.

Wanneer SaaS-tools effectief worden ingezet, kunnen ze de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf verhogen. De juiste SaaS-tools zijn zeker de investering waard. Aan de andere kant kunnen lukrake SaaS-uitgaven een bedrijf veel geld kosten, omdat andere posten in het budget de algehele winst wegnemen als investeringen in SaaS niet goed worden gemeten.

Het is het beste om een proactieve benadering van SaaS-kostenbeheer te volgen, om te voorkomen dat uitgaven aan SaaS te ingewikkeld worden om effectief te budgetteren; nóg een reden waarom je deze zeven tips kunt implementeren om je SaaS-budget onder controle te houden.