VoIP telefooncentrales anno nu: compleet, flexibel en gebruiksvriendelijk

vr, 15/04/2022 - 12:08

Door: Redactie WINMAG Pro

Het gaat goed met uw bedrijf. U hebt werknemers op kantoor, werknemers die onderweg zijn in de auto en werknemers die thuiswerken. De thuiswerkers zitten heerlijk in hun eigen omgeving, met hun eigen koffie, soms in pyjama, soms in pak, soms met een pyjamabroek en een jasje (want je ziet toch alleen de bovenkant).

Maar… juist omdat het zo goed gaat ontstaan er problemen. De vraag naar uw product neemt toe, maar er ontstaan problemen met de communicatie en met het opschalen van de bedrijfsactiviteiten. Met 10 opdrachten per week per werknemer was het nog wel te doen om werknemers met hun eigen telefoon te laten bellen en dan de telefoonrekening te vergoeden. Maar enkele werknemers beginnen nu toch wel een beetje te mopperen. Die telefoonrekening is wel erg hoog. En de vergoeding komt pas aan het eind van de maand. Vooraf betalen dan maar? Om de werknemers te vriend te houden? Dat kost kapitaal en is uiteindelijk niet erg schaalbaar. En zouden we niet gewoon telefoons van de zaak moeten hebben? De meeste grote bedrijven hebben dat wel. Nu kun je natuurlijk gaan shoppen voor VoIP bellen zakelijk abonnementen bij de gebruikelijke telecom providers, maar er zijn meer opties!

De cloud telefooncentrale

Elke dag komen er duizenden nieuwe internettoepassingen bij in de wereld. En één daarvan lost het probleem van communicatie en schaalbaarheid als geen ander op: de VoIP telefooncentrale. U hebt vast wel eens Skype gebruikt, of Zoom, of FaceTime. U weet dus al hoe handig het is om via het internet te communiceren. Met spraak, webcam en zelfs het delen van het computerscherm. Al deze mogelijkheden heeft zo’n cloud telefoonsysteem… en meer! De cloud telefooncentrale maakt grotendeels gebruik van dezelfde techniek als Skype, Zoom en andere aanbieders. Het is alleen veel professioneler. De techniek heet VoIP (Voice over Internet Protocol), maar het werken met een dergelijke centrale gaat veel soepeler dan met Skype en Zoom en… welk programma dan ook. En de reden is dat het een geïntegreerd telefoonsysteem is.

Dat klinkt goed, maar wat betekent dat dan? Dat betekent dat de voordelen van een VoIP systeem (lagere kosten, met name als er over de grens gebeld wordt, flexibiliteit, grotere dekking), worden gecombineerd met traditionele tools als een bureautoestel, maar ook met een mobiele telefoon van het bedrijf en gespecialiseerde webapps. Dus een oplossing voor de werknemers op kantoor, de werknemers thuis en de werknemers onderweg! De cloud telefooncentrale en alle randapparatuur zijn allemaal op elkaar afgestemd en vaak van tevoren al helemaal ingesteld.

Softwarematig – dus extra mogelijkheden

Omdat het product grotendeels een software-aangelegenheid is, wordt het geleverd met vele extra’s zoals: een belfilter, een digitaal antwoordapparaat, gesprekken opnemen, en nog veel meer.

Laten we eens een beetje verder inzoomen op een aantal van deze extra’s:

Belfilter: wilt u bepaalde bellers of telefoonnummers geen toegang geven tot een van uw eigen nummers, of bepaalde telefoonnummers helemaal geen toestemming geven om contact met uw bedrijfsnummer op te nemen? Dat kan! Met een belfilter blokkeert u individuele nummers of een bepaalde selectie van nummers (zoals bijvoorbeeld mobiele nummers zonder nummerherkenning).
Digitaal antwoordapparaat: een antwoordapparaat, maar dan digitaal, maar dat betekent dus dat je berichten kunt opslaan en eventueel doorsturen. Ook is er praktisch geen limiet aan het aantal berichten dat kan worden achtergelaten.
Gesprekken opnemen: terwijl u belt met een of meerdere mensen, kunt u ervoor kiezen het gesprek op te nemen. Zo kunt u later nog eens terug beluisteren wat er gezegd en/of afgesproken is. Of u kunt het audio-bestand als een soort notulen doorsturen aan alle betrokkenen.
Keuzemenu: het bekende ‘toets 1 voor…’ enzovoorts. Maar wel snel in te stellen, te wijzigen indien nodig en apart in te stellen voor bepaalde periodes. Zo kunt u voor het weekend een ander menu aan uw klanten presenteren dan doordeweeks.
Piekverkeer opvang: heeft u een succesvolle marketingcampagne gestart? En wil nu iedereen uw product aanschaffen, of er in elk geval meer over weten? In het verleden wilde het nog wel eens voorkomen dat ‘lijnen overbelast’ waren en bellers ‘er niet doorkwamen’. Dat is verleden tijd met piekverkeer opvang. Natuurlijk moet u zelf nog wel zorgen voor voldoende mensen die de telefoon aan kunnen nemen, om hele lange wachtrijen te voorkomen.
Sms-tool: natuurlijk kunt u met elke willekeurig mobiele telefoon een sms-bericht versturen. Maar wat als u 1000 keer hetzelfde bericht wil versturen, maar dan wel met als aanhef de naam van de klant uit uw klantenbestand? Omdat al het bel- en berichtenverkeer softwarematig verloopt, kunt u dit met een cloud telefooncentrale makkelijk bewerkstelligen.
Statistieken: het laatste voordeel dat we hier zullen bespreken (maar er zijn er nog veel meer), is de mogelijkheid om per jaar, maand, week, dag, eigenlijk elke periode een overzicht te krijgen van alle communicatie via uw zakelijke telefoonnummer binnen uw bedrijf. Reuze handig om te zien waar de meeste kosten gemaakt worden bijvoorbeeld!

In principe zijn al deze functies beschikbaar voor alle soorten extensies. Het maakt dus niet uit of er gekozen is voor een 085 nummer aanvragen, of 088, 088, 0900, lokaal of zelfs buitenlands: alle zakelijke nummers kunnen profiteren van deze nuttige functionaliteiten.

Gegevensbeveiliging

Ten slotte moeten we de focus nog leggen op de veiligheid van gegevens. Of cyber-security, als we de Engelse term gebruiken. Regulier telefoonverkeer kan ‘getapt’ worden. Het is relatief eenvoudig (mits je de juiste tools ter beschikking hebt) om een telefoongesprek af te luisteren. Dat ligt wel even anders bij hosted VoIP. Bij de VoIP technologie is sprake van encryptie. Dat wil zeggen dat zowel audio als tekst versleuteld wordt en pas daarna over het internet ‘vliegt’. Die versleutelde tekst is niet te decoderen door derden. VoIP is gegroeid van een nieuw fenomeen, met allerlei beveiligingsproblemen tot een robuuste technologie door en door getest, door ‘het werkveld’ en na vele verbeteringen nu zo’n beetje de veiligste manier om te communiceren over het internet.

Next level zakelijke telefonie nú toegankelijk voor MKB geworden

Met de komst van het internet zijn in de loop van de tijd vele toepassingen ontwikkeld die het leven van individuen en bedrijven een stuk gemakkelijker maken. De VoIP centrale is daar een van. Vanwege het softwarematige karakter van een dergelijke centrale zijn de mogelijkheden ongekend. U kunt het telefoonverkeer binnen uw bedrijf precies regelen zoals u wilt, op een veilige manier en vooral het gemak waarmee u op kunt schalen wanneer dat nodig is, is een enorme vooruitgang te noemen.