DSM koopt efficiënter in met SAP Ariba

DSM implementeert samen met McCoy & Partners wereldwijd SAP Ariba voor nog efficiëntere inkoopprocessen, te beginnen met de processen voor de indirecte inkoop. De ‘purpose-led, performance-driven’ multinational heeft in Nederland een geschiedenis van ruim honderd jaar, en is vandaag de dag actief op het gebied van gezondheid, voeding en biowetenschappen. Met een nieuw inkoopplatform introduceert DSM ook een nieuwe manier van werken.

Binnen DSM is de inkoop verdeeld in vijf regio's en vier clusters: facilitaire goederen en diensten, ICT, logistiek en verpakkingsmaterialen, en technische goederen en diensten. De laatste cluster bevat een aparte afdeling voor kapitaalintensieve projecten, zoals de bouw van een laboratorium of fabriek, die wordt ondersteund door de project procurement managers.

Ruim 20.000 leveranciers leveren wereldwijd indirecte goederen en diensten aan DSM. Deze leveranciers zijn cruciaal voor het succes van het bedrijf. “Als een pomp of een tandwiel niet wordt geleverd, werkt de fabriek mogelijk niet en kan het hele proces stil komen te liggen”, aldus Andries Feikema, Global Director Procurement Transformation bij DSM.

“Dat is ons gelukkig nooit overkomen”, voegt Feikema daar snel aan toe. “Maar we hadden in het verleden bijvoorbeeld wel problemen met de communicatie tussen systemen en het betaalbaar stellen van facturen. De tooling die we in gebruik hadden, was bovendien niet gebruiksvriendelijk genoeg. Onze inkoopprofessionals werden met te veel handmatige taken belast.”

Volgens Feikema heeft digitalisering er ook voor gezorgd dat de informatiebehoefte is veranderd. “Vroeger was het al heel wat als je op basis van spreadsheets taartgrafieken kon produceren, maar die tijd is voorbij. Inkoopprofessionals en zakelijke stakeholders willen geen data hebben, maar informatie. Bijvoorbeeld over de risico’s voor de organisatie. Ze willen weten welke leveringsrisico’s ze lopen. Of wat het concreet betekent als een leverancier in surseance van betaling verkeert.”

buy.SMART

Het digitaliseringsprogramma buy.SMART moet bij DSM zorgen voor een transformatie van het inkoopproces. “We willen een intuïtief en touchless proces hebben met een end-to-end inzicht in bijvoorbeeld uitgaven, leveranciers en transacties en hoe die zich ontwikkelen. Mogelijke procesverbeteringen – zowel aan leveranciers- als aan DSM-zijde – moeten direct zichtbaar zijn”, verduidelijkt Feikema. “Daarnaast moet het programma zorgen voor een automatisering en digitalisering van zoveel mogelijk operationele activiteiten.”

Als onderdeel van buy.SMART wordt SAP Supplier Relationship Management vervangen door SAP Ariba. Volgens Martijn de Coninck, bij McCoy & Partners verantwoordelijk voor de delivery van projecten, een logische keuze gelet op de doelen die DSM stelt. “Integratie voor een betere communicatie tussen systemen is enorm belangrijk. SAP Ariba integreert optimaal met DSM’s SAP ERP-back-endsystemen. Een onderdeel als Guided Buying zorgt voor zo min mogelijk handmatige transacties en draagt daarmee bij aan een touchless proces.”

Procesharmonisatie

buy.SMART is een drie jaar durend wereldwijd programma dat van start ging met een pilot in Frankrijk en Brazilië. Feikema: “In Brazilië heb je te maken met de grootst denkbare complexiteit als het gaat om wet- en regelgeving voor belastingen. Het is een hele uitdaging om dat goed in het systeem te krijgen. Dat heeft McCoy fantastisch gedaan. We hadden toen direct een ontwerp voor de wereldwijde uitrol waar we alleen om fiscale of juridische redenen vanaf wijken.”

Volgens Feikema vormt de technische implementatie echter niet de grootste uitdaging. “Voor de transitie moesten we ook onze wereldwijde inkoopprocessen herschrijven. Zo hadden we binnen de organisatie wereldwijd te maken met een grote diversiteit aan budgethouder goedkeuringslimieten. Die hebben we teruggebracht naar één overzicht voor alle budgethouders binnen DSM.” De Coninck: “SAP Ariba dwingt je ook in een bepaalde structuur, waardoor je lokale uitzonderingen niet meer toe kunt staan en beter kunt sturen op procesharmonisatie.”

hangemanagement

“Changemanagement is een andere belangrijke component”, vervolgt Feikema. “SAP Ariba zorgt voor een nieuwe manier van werken, waarin selfservice de norm wordt. Dat betekent dat meer taken bij de eindgebruikers en de business worden gelegd, die bijvoorbeeld zelf bestellingen kunnen plaatsen via SAP Ariba Guided Buying. Het gevolg is wel dat de rol van de inkoopprofessional verandert en dat er andere competenties nodig zijn.”

“Changemanagement start al op het moment dat je de businesscase schrijft, dus nog ver voordat je de eerste site uitrolt”, aldus Feikema. “Je moet de betrokkenen meenemen in de verandering, door uit te leggen wat er precies gaat veranderen en wat daar voor hen de voordelen van zijn. Maar ook door heel duidelijk te maken waar het pijn gaat doen. Zo gaan we voor alle aankopen (materialen en diensten) nu standaard van 2-way naar 3-way matching. Dat biedt de organisatie meer zekerheden, maar zorgt ook voor extra controles waar eindgebruikers misschien niet op zitten te wachten.”

Voor het buy.SMART-programma werkte DSM samen met McCoy & Partners én Deloitte. “Die combinatie bleek prima te werken. McCoy heeft de kennis van SAP Ariba en een pragmatische aanpak, en Deloitte de slagkracht om het wereldwijd op te pakken”, stelt De Coninck. Feikema: “We hebben samen onder andere vierhonderd verschillende trainingen verzorgd, en een e-learningplatform in verschillende talen opgezet. Je moet changemanagement globaal aansturen, maar met de hulp van ‘local champions’ wel altijd met een lokale aanpak."

Schoolvoorbeeld

Hoewel de wereldwijde uitrol van SAP Ariba nog niet is afgerond, zijn de voordelen van het transformatieprogramma volgens Feikema al duidelijk zichtbaar. Een groot deel van de transacties is geautomatiseerd, waardoor de doorlooptijden korter zijn geworden. Het proces is efficiënter en vrij van fouten. Uit enquêtes blijkt bovendien dat de gebruikerservaring van gebruikers en leveranciers is verbeterd.

“Inkoopprofessionals houden meer tijd over om zich te richten op de kernactiviteit van hun functie: een nog betere verbinding maken met de business. Dit stelt ons op onze beurt in staat om ons te richten op het stimuleren van verbeteringen op het gebied van duurzaamheid in onze toeleveringsketens en de algehele waardecreatie. Dit project is een schoolvoorbeeld van een business-driven transformatieproject met een holistische benadering.”