Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost automatiseert 95 procent van inkoopfacturen na succesvolle pilot met BCT

BCT Software, specialist in Enterprise Information Management, heeft een succesvolle pilot afgerond met de nieuwe cloudoplossing Doc Recognizer bij Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO), het samenwerkingsverband van 21 gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant. Met de inzet van Doc Recognizer in het factuurverwerkingsproces van de veiligheidsregio, worden nagenoeg alle pdf-facturen automatisch herkend en omgezet naar e-facturen. Deze worden vervolgens via de cloud doorgestuurd naar het financiële administratiesysteem. Dit levert VRBZO aanzienlijke tijdwinst op en neemt veel eentonig werk uit handen, waardoor de efficiëntie van de financiële afdeling is toegenomen.

Geen onbekenden

Met gemiddeld 28 facturen per dag, die veelal binnenkomen op papier of als pdf, is het controleren en afhandelen van facturen een tijdrovend proces. Bovendien bevat het nog veel handmatige handelingen. Daarom automatiseerde VRBZO al eerder zijn factuurverwerkingssysteem samen met BCT, dankzij E-invoice, waarmee specifiek e-facturen verwerkt kunnen worden. Alleen doordat slechts 20 procent van de facturen als e-factuur binnenkwam, kampte VRBZO nog steeds met een gebrek aan automatisering voor de overige facturen. De factuurherkenningsapplicatie Doc Recognizer van BCT bood hiervoor uitkomst.

Peter Cools, Financieel Specialist bij VRBZO: “BCT is een betrouwbare partner waar ik graag mee samenwerk. Met Doc Recognizer wordt het overgrote deel van onze facturen automatisch herkend en verwerkt, en misschien gaan we richting een herkenningspercentage van 99 procent. We zijn er erg blij mee. Doc Recognizer zit in de cloud, wat makkelijk werkt voor mij en mijn collega’s. Bovendien kan BCT de oplossing hierdoor continu optimaliseren. Ik hoop dat we elkaar in de toekomst kunnen blijven prikkelen met nieuwe uitdagingen en oplossingen voor onze financiële processen.”

“We kijken met enthousiasme terug op deze succesvolle pilot met Doc Recognizer,” aldus Ruud Storcken, Business Unit Manager bij BCT. We waren op zoek naar een manier om de nieuwe applicatie in de praktijk te brengen en te testen, en de uitdaging waar VRBZO voor stond sloot naadloos aan op ons ontwerp en het idee erachter. Bovendien is VRBZO geen onbekende voor ons en voelde het goed om de samenwerking voort te zetten. We zijn blij dat we ze konden helpen om hun financiële bedrijfsprocessen verder te automatiseren.”