Effectief vergaderen in een nieuwe werkelijkheid

vr, 02/04/2021 - 17:44

Door: Redactie WINMAG Pro

Rond de jaarwisseling meldt TNO dat 52 procent van Nederland volledig op kantoor werkt. 14 procent van thuiswerkers verdeelt de tijd tussen een thuiswerkplek en het kantoor. De evenwichtige cijfers zijn goed nieuws. Is er een balans tussen thuis- en kantoormedewerkers, dan zijn hybride vergaderingen mogelijk. Dergelijke vergaderingen kunnen net zo effectief zijn als de lijfelijke meetings waar in begin 2020 afscheid van namen. Voorwaardelijk zijn de juiste tools.

Phill Shade is hoofdopleider bij netwerk-trainer SCOS. Lessen van de fulltime docent veranderde in maart 2020 van klassikaal naar digitaal. “Het ‘persoonlijke gevoel’ kan te wensen overlaten”, vertelt hij. “Nabijheid versterkt emoties. Komen we op afstand bijeen, dan moet je alles uit de kast trekken om betrokkenheid op peil te houden.”

Shade is één van de miljoenen professionals die voor de gebreken van digitaal overleg kwam te staan. Softwaretools als Microsoft Teams en Skype for Business doen er ongetwijfeld alles aan om de ervaring van een webmeeting zo goed mogelijk aan het ‘echte werk’ te grenzen, maar het ‘echte werk’ wordt niet bereikt.

Instinct

Redenen lopen uiteen. Onze biologische opmaak speelt een rol. Mensen zijn sociale dieren. We worden geprikkeld door nabijheid. Leuk om te weten, maar geen stap in de richting van een oplossing. Instinct is op de korte termijn onveranderbaar. Technologie beweegt daarentegen mee.

Interactiviteit prikkelt, afstand of niet. Dat is tevens de reden dat een ontwikkelaar als Microsoft zo groots inzet op de poll- en chatfuncties van Microsoft Teams.

Met die tool ben je waarschijnlijk bekend, want namen als Teams, Skype for Business en Cisco explodeerde onlangs in populariteit. De kwaliteit van dergelijke software is adequaat, maar streven we naar dezelfde effectiviteit als een klassikale vergadering, dan moet het beter.

De oplossing

Dat brengt ons op myViewBoard. De software richt zich uitsluitend op interactieve videoconferences. Het resultaat is een ongeëvenaarde vergader- of lesomgeving, onafhankelijk van hardware.

MyViewBoard draait op alle besturingssystemen, waaronder Windows en Android. Na een simpele installatie en configuratie tover je elk device om tot professioneel ViewBoard. De cloudtool maakt het mogelijk om in een handomdraai meetings op te tuigen, content te streamen en gezamenlijke aantekeningen te maken. Gedurende de pandemie wordt myViewBoard gratis aangeboden. Effectieve samenwerking staat centraal.

Stel: je werkt met een handvol collega’s op kantoor en plant een vergadering met thuiswerkers. De thuiswerkers draaien myViewBoard op een device naar wens. Jij host de presentatie via de ViewBoard in een vergaderruimte en schuift met lokale collega’s aan.

Thuiswerkers ontvangen de presentatie in een identieke omgeving. Aanwezigen kijken klassiek mee. De software biedt aan scala aan tools voor de bewerking van content. Maak je een aantekening, dan wordt deze door alle deelnemers ontvangen. Ook aantekeningen van deelnemers sta je naar keuze toe. Interactieve samenwerking gaat erop vooruit.

Hardware

ViewSonic is ontwikkelaar van myViewBoard. De organisatie is sinds 2018 actief in de Benelux en staat van oudsher bekend om viewboards en displays.

Hoewel myViewBoard op elk device naar wens draait, versterkt professionele hardware de effectiviteit. Een voorbeeld van dergelijke hardware is de ViewSonic ViewBoard IFP70 serie, te zien op de onderstaande afbeelding.

Dit digitale ViewBoard beschikt over 4K resolutie, FHD camera en hoogwaardige speakers. Laptops en smartphones zijn draadloos te verbinden en te gebruiken als basis voor een presentatie. De verbinding van een device is overigens geen must: het model is vermogend genoeg om browsers en apps als myViewBoard te draaien. Daarmee functioneert de viewboard als ‘’out-of-the-box’’ meeting device.