Chromebooks: veilig voor gebruik in de gezondheisdzorg

Ard Leferink, CIO en informatiemanager bij Buurtzorg, vertelt over de grote transitie waar zijn organisatie nu nog middenin zit: 'Buurtzorg is een behoorlijk grote club met wel tienduizend zorgmedewerkers door heel Nederland. We werken met zelfsturende teams en er komt nogal wat bij kijken als je in zo’n decentrale organisatie als de onze een slag wilt maken op het gebied van ICT. Zeker als je het over devices hebt die de medewerkers dagelijks meenemen.'

Altijd in contact

Buurtzorg werkte tot nu toe met iPads én met Google G Suite, vertelt Leferink: 'Omdat het beheer, de veiligheid en de uitrol van G Suite het beste aansloten bij de wensen en de aard van onze organisatie. Uiteraard kijken we bij deze aantallen ook naar de kosten. En het totaalplaatje van Chrome OS, G Suite én Chrome Enterprise-apparaten vormt voor ons uiteindelijk de ideale oplossing. Met G Suite zijn apps handig verzameld in één pakket, dat naadloos werkt op alle apparaten. Met Gmail for business, Google Calendar, Google Groups en geïntegreerde instant messaging kunnen onze medewerkers onderweg continu met elkaar in contact blijven, communiceren en samenwerken.'

Om met Chromebooks te kunnen werken is het gebruik van G Suite niet noodzakelijk. Chrome Enterprise biedt volledige compatibiliteit met Office-bestanden.

Ruime keuze

De zorgmedewerkers van Buurtzorg hadden behoefte aan een niet al te grote, robuuste laptop met connectiviteit onderweg en een goede batterij. 'Binnen het Chromebook-assortiment heb je dan veel keuzemogelijkheden', zegt Leferink. 'Daarom zijn we begin 2019 met verschillende apparaten gaan testen. Al vrij snel rolde daar bij onze ICT-partner ECHT het advies uit dat we de Acer C732 LTE moesten hebben.' Koen Germers, Marketingmanager bij dienstverlener ECHT uit Hengelo, vult aan: 'Wij vonden sowieso al dat ze moesten overstappen op Chromebooks, zowel vanuit een integratieperspectief als vanwege de kosten. De C732 voldoet aan alle wensen en eisen van Buurtzorg.'

Alles erop en eraan

Leferink beaamt dat de Acer C732 LTE precies is wat Buurtzorg nodig had: 'Alles zit erop en eraan', zegt hij enthousiast. 'Touchscreen, 4G LTE, een batterij die lang meegaat en last but not least een morsbestendig toetsenbord in een superstevig chassis, dat zelfs de meest extreme valtesten doorstaat. Kortom, alles wat een zorgmedewerker die constant onderweg is nodig heeft.'

Op termijn wil Buurtzorg kijken of er eventueel nog andere typen moeten worden bijgekocht. Leferink: 'We hebben nu voor een one-type-fits-all-oplossing gekozen. Maar ik kan me voorstellen dat we voor bepaald specifiek gebruik ook andere apparaten uit het assortiment van Acer gaan inzetten.'

Uitrol

Toen de keuze eenmaal op de Acer C732 was gevallen, werd snel begonnen met de uitrol. 'Al in maart 2019 hebben we de eerste Chromebooks aan de zorgmedewerkers overhandigd', vertelt Germers. 'Dat was alleen mogelijk dankzij het snelle schakelen met zowel Acer als Google. We verwachten medio 2020 klaar te zijn. De totale uitrol beslaat dus wel een jaar.'

Acer zorgt in het Service Center in Den Bosch dat de machines gebruiksklaar zijn. Germers: 'Ze worden door Acer volledig getest, zodat ze gegarandeerd zonder problemen kunnen worden ingezet. Elke doos en corresponderende Chromebook bevat een barcodesticker waarmee we de machines snel en efficiënt in de beheeromgeving aanmelden. Daarna overhandigen wij persoonlijk de Chromebook aan de betreffende medewerker. Overigens krijgt elke medewerker naast de Acer Chromebook ook een telefoon van Nokia.'

Acer Service Center

De presales-services die Acer vanuit het best-in-class Service Center in Den Bosch levert, spelen een cruciale rol in het traject van Buurtzorg. Het begint bij goede en goed functionerende hardware, maar de meerwaarde wordt gecreëerd door het vooraf prepareren van de Chromebooks, zodat ze probleemloos en zonder ingewikkelde aanmeldprocedures in het systeem van een organisatie zoals Buurtzorg kunnen worden ingezet. Dit is mede te danken aan het eenvoudige besturingssysteem van Google en het beheermanagementtool. Het Service Center ontzorgt bedrijven en organisaties, zodat zij zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Helpdesk

Ondersteunende IT-afdelingen hebben veel minder werk aan het beheer van Chromebooks. OS updates en security patches vinden op de achtergrond plaats zonder dat de gebruiker daar iets van merkt. En Chromebooks hebben geen antivirussoftware, dus zijn lange updates of scans ook niet nodig.

Omdat Buurtzorg alle ICT heeft uitbesteed aan ECHT, wordt ook de ondersteuning door ECHT gedaan. Germers constateert dat er meer vragen bij de helpdesk binnenkomen over de telefoons dan over de Chromebooks: 'Die Chromebooks zijn zo intuïtief en makkelijk in gebruik, dat levert nauwelijks problemen op. Het helpt natuurlijk wel dat de zorgmedewerkers van Buurtzorg al gewend waren om met G Suite te werken. De iconen van G Suite en de apps kennen ze al.'

Enthousiaste medewerkers

Leferink merkt uit de reacties van de medewerkers dat ze enthousiast zijn over het gebruik van de Chromebooks: 'Voor dossiervoering heb je echt een wat groter scherm nodig, dat kan niet op een telefoon. Toen we iPads hadden, gebruikten medewerkers de telefoon als hotspot om verbinding te maken. Daardoor zaten ze vaak met lege telefoons en het is een ook nog eens een extra handeling. Door de Acer Chromebook met LTE kunnen ze nu sneller aan de slag bij een cliënt. Bovendien gebeurt alles in de cloud, dus op de devices staat geen informatie meer. Daardoor kunnen andere medewerkers ze probleemloos gebruiken. Dat is handig als iemand een keer zijn Chromebook is vergeten. Ook zijn de Chromebooks hierdoor veel eenvoudiger te vervangen bij verlies of diefstal, of in geval van een mankement. En dat is vooral in onze branche natuurlijk van ongekend groot belang.'