Interview | Hoe Exact de vertaalslag van DOS naar SaaS succesvol volbracht

Exact is in 1984 opgericht als ontwikkelaar van boekhoudsoftware voor accountants. Dit DOS-programma is erg populair. In 2001 komt de ERPoplossing Exact Globe, maar die blijkt te complex voor een accountants- en administratiekantoor. In de jaren die volgen, doet internetboekhouden zijn intrede. Accountants wisselen massaal hun vertrouwde DOS-pakket in voor een modern alternatief. ‘In december 2004 zeiden we: wij moeten ook naar de cloud’, vertelt Dähne, die sinds 1996 in dienst is in verschillende technische managementfuncties. En dat gebeurt.  

Goede conversietool  

‘We hebben goede functies van Exact voor DOS meegenomen naar de cloud vanwege de herkenbaarheid voor accountants. Inclusief de sneltoetscombinaties die accountants zo waardeerden’, vervolgt Dähne. ‘Net als nu gebeurde dit in nauw overleg met een aantal betrokken accountants. Belangrijk was dat we een goede conversietool meeleverden voor een soepele gegevensoverdracht naar Exact Online. Dit bleek mede bepalend voor het succes.’ 

Doos met inlogcode  

In oktober 2005 komt Exact Online op de markt. Tijdens de Accountancydag krijgen de 750 deelnemers een doos met een inlogcode voor gratis toegang. Dezelfde dag loggen al heel wat accountants in om de software te verkennen. Dat bevalt goed en het aantal gebruikers groeit snel. De eerste server waarop Exact Online draait, staat in het kantoor van Exact, maar nog hetzelfde jaar verhuist de software naar het datacenter van KPN in Hoofddorp. 

Security  

Exact Online breidt uit met onder meer functies voor urenschrijven en voorraadbeheer. Het ontwikkelteam groeit naar 45 man. Sinds het begin is er oog voor het koppelen met applicaties van derden. Eerst via XML maar al vrij snel via API’s. Comsec wordt ingeschakeld om Exact Online te testen op zwakke plekken. ‘De brede aanpak van de Israëlische securityspecialist spreekt ons aan. Veel securityspecialisten verzorgen penetratietesten van buitenaf, terwijl Comsec whitebox testen verzorgt. Dus echt checken hoe robuust de code is en vanuit daar de software veiliger maken.’  

Mobiele toepassingen  

De behoefte aan meer schaalbaarheid neemt toe met de groei van het aantal klanten en functionaliteit. Exact Online verhuist 2009 naar de datacenters van Rackspace. Dan gaat de groei echt hard. De cloud-oplossing krijgt mobiele toepassingen, meer functionaliteit en er ontstaat een ecosysteem van partners die hun toepassingen koppelen met Exact Online. De dataverzoeken vragen veel van de onderliggende infrastructuur, waardoor er behoefte is aan meer rekenkracht. 

Verhuizing naar AWS  

In 2018 verhuist Exact Online naar Amazon Web Services (AWS) voor opschaling en verbetering van de performance. Maar ook omdat AWS diensten aanbiedt voor machine learning en artificial intelligence. Die technologieën vinden hun weg naar Exact Online. In iets meer dan een jaar staat er eind 2019 een data science team dat zorgt dat No hands accounting, oftewel handen vrij boekhouden, mogelijk wordt gemaakt. Ook werkt dit 12-koppige team aan uitbreiding van Exact Online met benchmarking en predictive analytics. Zo kunnen klanten straks in kaart brengen hoe ze ervoor staan en wat hen staat te gebeuren. Dit gaat op basis van historische gegevens in hun administratie en geanonimiseerde data uit de complete database van Exact Online. ‘Zo helpen wij de gebruiker steeds beter om taken automatisch uit te voeren en advies te geven om zijn bedrijf nog beter te runnen.’  

'Beyond bookkeeping'

‘We startten per 1 januari 2020 met het project ‘beyond bookkeeping’. Bij dit project werken we samen met accountants aan verbreding van onze software en dienstverlening. Die ondersteunen accountants in relevant advies richting hun klanten en verdere terugdringing van handmatig repetitieve taken.’ 

De cloudtoekomst van Exact ziet er zonnig uit. Toch is er geen reden om achterover te leunen, sluit Dähne af. ‘We blijven innoveren en kijken wat er gebeurt in de markt. Zolang we dat doen, blijven wij de juiste partners voor accountants en de MKB-ondernemers.’ 

Exact en Phill Robinson 

Exact ontwikkelt software voor financieel management, ERP en HR-salarisadministratie voor MKBbedrijven. Het bedrijf telt meer dan 1.400 medewerkers en meer dan 445.000 bedrijven in de Benelux vertrouwen op een of meerdere oplossingen van Exact. Negentig procent van de klanten kiezen voor de clouddiensten van Exact. Voor middelgrote organisaties is de software ook on-premise beschikbaar. CEO Phill Robinson, te zien op de foto, vertelde op partnerevent Exact Live 2019 over de uitdagingen die komen kijken bij het beheren en verwerken van de data van die 445.000 bedrijven. Omdat Exact een gigantische verantwoordelijkheid draagt, zowel nu als in de continu evoluerende toekomst, stak hij met zijn keynote een hart onder de riem van de meer dan 6.000 aanwezige ‘cijferhelden’, Exacts benoeming voor partners en klanten.