Smart PDF trekt automatisch data uit machine-readable pdf-bestand

di, 29/05/2018 - 14:18

Door: Redactie WINMAG Pro

Smart PDF van Basware kan uit elk machine-readable pdf-bestand de data verwerken, zodat bedrijven automatisch hun facturen kunnen verwerken.

Een analyse van de miljoenen transacties die via Basware’s systeem lopen, toont aan dat 70% van de pdf-facturen machine readable is. Dit betekent dat ze automatisch kunnen worden verwerkt door factuurgegevens rechtstreeks uit het pdf-bestand te halen zonder van Optical Character Recognition (OCR) gebruik te maken.

ERP-systeem

Het voordeel ten opzichte van OCR is een snellere verwerking en minder ruimte voor een andere interpretatie die mogelijk leidt tot factuuruitzonderingen en menselijke tussenkomst. Met machine readable pdf-bestanden wordt de correcte informatie van het ERP-systeem van de leverancier rechtstreeks aan de p2p-oplossing van de koper doorgegeven. Dit betekent dat fouten tot het verleden behoren. In uitzonderlijke gevallen waarin de pdf’s niet machinaal leesbaar is, worden de facturen automatisch naar het OCR-proces geleid teneinde 100% factuuraflevering te garanderen.

Dany de Budt, Country Manager Basware Nederland en België: ‘Met Smart PDF zetten we de volgende stap in de richting van maximale efficiency. Leveranciers mailen hun pdf-facturen naar Basware en onze klanten ontvangen facturen in hun voorkeursformaat zonder dat hier proceswijzigingen voor nodig zijn. Leveranciers kunnen pdf-facturen rechtstreeks vanuit hun ERP-systeem mailen. Basware verzorgt automatisch de dataherkomst, valideert de inhoud en faciliteert het augmentation proces door gebruik te maken van diverse technologieën als deterministische algoritmen, machine learning en optische tekenherkenning.’

Complexe EDI / XML-verbindingen

Er is een toenemende behoefte om de kloof aan te pakken tussen facturen die zijn ontvangen als gestructureerde gegevens in EDI / XML-formaat en papieren facturen die worden verwerkt met behulp van OCR. In de praktijk blijkt dat organisaties zich richten op het bouwen van complexe EDI / XML-verbindingen met hun strategische of grootschalige leveranciers en genoegen nemen met papieren facturen en OCR om verbinding te maken met hun vele kleinere afzetnemers. Een slimmere manier om pdf-facturen te verwerken kan deze kloof overbruggen. Het verzenden van pdf-facturen via de mail wordt wereldwijd het meeste gebruikt.

Voordelen

Basware’s Smart PDF bied de volgende voordelen:

Kopers kunnen verbinding maken met alle leveranciers zonder iets aan de leverancierskant te veranderen.
Deze dienst kan worden gebruikt met machine-readable pdf-bestanden en met afbeeldingen van facturen.
Snelle en nauwkeurige verwerking voorkomt late betalingen, waardoor de buyer DPO (Days Payables Outstanding) kan worden geoptimaliseerd en de supplier DSO (Days Sales Outstanding) tot een minimum wordt beperkt.
De service is self-learning: Smart PDF leert van transacties als het gaat om continue verbetering, hogere automatiseringspercentages en meer efficiëntie.