Review: Workbooks

Workbooks is een cloudgebaseerd crm-pakket, een zogenoemde saas-oplossing. Dat betekent dat je overal kunt inloggen, het enige dat je nodig hebt is een internetverbinding. Hierdoor is de oplossing dus ook geschikt voor thuiswerkers en voor gebruik onderweg. Al je data staat immers veilig in de cloud.

Bij Workbooks hebben ze ervoor gekozen de interface veel op Windows te laten lijken. Dit is wat ons betreft een goede zet geweest. Doordat de meeste bedrijven hiermee werken zal je al snel je weg vinden in de oplossing. Net als Windows krijg je na het inloggen een bureaublad te zien. Naast een aantal snelkoppelingen bevat deze links onderin een startknop waarmee je toegang hebt tot de verschillende onderdelen van het pakket. Naast deze knop zit een handig zoekvenster waarmee je snel kunt zoeken naar een bepaalde functie.

De verschillende functies worden weergegeven in vensters die je net als in Windows kunt verslepen, maximaliseren of minimaliseren .In het con¬figuratiescherm heb je de beschikking over een ruime hoeveelheid beheeroptie. Hier kun je niet alleen wijzigingen aan de interface aanbrengen maar is het ook mogelijk verschillende rechten aan gebruikers toe te kennen. Zo kun je bijvoorbeeld een gebruiker de rechten geven voor het lezen van facturen maar deze niet zelf nieuwe facturen te laten aanmaken.

Workbooks kent een groot scala aan functionaliteit voor diverse afdelingen. Zo kan de salesafdeling hun contacten beheren en krijgen ze een overzichtelijk beeld van verschillende leads. De marketingafdeling krijgt inzicht in het succes van hun campagnes en kan de financiële afdeling direct facturen versturen en orders aanmaken.

Zoals het een goed crm-pakket betaamd, voorziet Workbooks in een goede integratie met alle bekende kantoorsoftware. Zo beschikken ze over een eigen Outlook-plugin. Hiermee kun je in emailberichten aangeven of ze moeten worden gesynchroniseerd met Workbooks of hele postvakken automatisch laten synchroniseren. Ook je contactpersonen uit Outlook kun je synchroniseren met die uit Workbooks.

Naast Outlook integreert het pakket naadloos met Google Docs en door middel van een API ook met vrijwel alle boekhoudpakketten. Eén van de grote pluspunten van Workbooks is de uitgebreide ondersteuning die je krijgt. Op hun website vind je onder het tabblad Community een uitgebreide database van handleidingen en trainingsvideo’s van de verschillende functies van het pakket.

Daarnaast is het mogelijk je vragen of ideeën te sturen aan Workbooks en kun je zelf nieuwe functies aandragen of op de functies van anderen stemmen. De aangedragen functies met de meeste stemmen worden daadwerkelijk in een nieuwe versie geïmplementeerd. Het is ook mogelijk fysieke trainingen en implementatie support af te nemen bij Workbooks.

Workbooks is beschikbaar in twee verschillende uitvoeringen, de CRM- en de Business Edition. Deze kun je beide dertig dagen gratis gebruiken. Daarnaast is er een Free Edition waarmee je met maximaal twee gebruikers het pakket uitgebreid en volledig functioneel kunt gebruiken. Zeker interessant voor de ZZP’er en als opstap om Workbooks goed te leren kennen.