Slimme ict voor startups, wat heb je nodig en wat is verstandig? (dl.1)

Geen beginnend bedrijf meer? Morgen zullen we in deel 2 van deze reeks bespreken wat je als gevestigd bedrijf kunt doen om je ict te moderniseren.

Het lijkt zo simpel. Je zet een paar computers neer, regelt een internetabonnement en starten maar. Toch is het belangrijk wat langer na te denken over de ict van je bedrijf. Hoe zit het bijvoorbeeld met de beveiliging. Welke gegevens moet je bewaren? En wat als de verbinding wegvalt? Er zijn tal van keuzes mogelijk.

Hoe groot of klein een bedrijf ook is, ict is altijd nodig. In het meest eenvoudige geval is een computer op elk bureau, een printer, een internetabonnement, beveiliging, backup en een officepakket noodzakelijk. Dat lijkt makkelijk om te regelen, maar zelfs in dit eenvoudige geval zijn er al veel keuzes. Welk office- en mailpakket kies je bijvoorbeeld?

MS Office vs. Openoffice

Vroeger lag de keuze voor Microsoft Office voor de hand. Het was de standaard en iedereen schafte het klakkeloos aan. De laatste jaren heeft het pakket steeds meer concurrentie gekregen. Zo kwam er het gratis office-pakket LibreOffice en de onlinedienst Google Documenten. Beide opties zijn inmiddels zo volwassen dat ze een serieus alternatief vormen voor Microsoft Office. Ze zijn bovendien gratis, of veel voordeliger. Kijk ook een naar het recent door ons besproken Lotus Symphony van IBM, een fraaie en bruikbare redesign van OpenOffice.org.

Hoewel OpenOffice.org goed werkt, is het geen volledig alternatief voor het Microsoft-pakket. Het mist een vervanging voor Outlook, dat bij uitstek geschikt is om mee te mailen, de agenda bij te houden en adressen van contacten op te slaan. Het is ook erg geschikt om samen te werken met collega’s. OpenOffice.org beschikt niet over deze mogelijkheden. Er is wel een alternatief. Je kunt overwegen om het gratis e-mailpakket Thunderbird te gebruiken in combinatie met de add-on Lightning. Dankzij die toevoeging krijgt de gebruiker de beschikking over een adresboek en agenda. Ook is Zimbra Desktop een mogelijkheid.


Thunderbird alleen is geen volwaardige Outlook-vervanger, maar in combinatie met Lightning wel.

Alles bij Google

Wie bereid is om volledig over te stappen op een online omgeving, kan terecht bij Google Documenten in combinatie met Gmail. Het biedt naast office-taken als tekstverkwerking en spreadsheets ook de mogelijkheid om een agenda en contacten bij te houden. Natuurlijk is de onlinedienst prima geschikt om de documenten met meerdere mensen te delen. Voor bedrijven is het wel wat ‘wennen’ dat de gegevens niet op de eigen computer of server staan, maar in de cloud zoals dat tegenwoordig heet. De gegevens staan opgeslagen op de servers van Google. Nu is de kans dat Google de boel opeens offline haalt niet zo groot, maar sommige bedrijven zullen de gegevens liever zelf in bezit houden.

Er zijn wel oplossingen om backups te maken van Google Documenten en (met name) Gmail. Een goed voorbeeld is Gmail Backup, gratis software om Gmail-mailtjes op te slaan. Een ander nadeel is de support door Google. Even bellen met Google als er een probleem is, is niet zo makkelijk. Met name bedrijven vinden dat bezwaarlijk. Voor ondernemingen bestaat er wel de betaalde dienst Google Apps (40 euro per jaar), maar zelfs daar is een telefoontje bij problemen niet vanzelfsprekend.

Hosted diensten

Een volgende optie - die de laatste jaren steeds populairder wordt - zijn de hosted diensten op basis van Microsoft-software. Hierbij koop je slechts computers en geen software (afgezien van Windows als besturingsysteem natuurlijk). Software zoals Outlook, Office en andere pakketten laat je onderhouden door een externe partij die ze op een server draaien.

Je krijgt toegang tot deze pakketten via internet. Daarvoor betaal je een bedrag per maand per computer. Het is een prima oplossing voor kleine bedrijven die geen eigen ict-medewerkers in dienst hebben. Het onderhoud (zoals het updaten en verhelpen van storingen) wordt gedaan door het bedrijf waar de dienst wordt afgenomen.

Als je een contract sluit met een bedrijf dat een hosted oplossing biedt, wordt daarin meestal ook geregeld hoe je support krijgt en hoe snel zo’n bedrijf reageert op klachten. Dat wordt geregeld in zogeheten SLA's of Service Level Agreements. Er staat bijvoorbeeld in dat klachten binnen een uur worden opgelost en dat een bedrijf al dan niet in het weekend bereikbaar is. In tegenstelling tot Google Apps zijn deze bedrijven meestal wel telefonisch te benaderen bij vragen of problemen.

Backup en beveiliging

Een ander belangrijk onderdeel is de backup en beveiliging. Een virusscanner is essentieel. Voor kleine bedrijven heeft Microsoft de virusscanner Security Essentials. Deze gratis software voldoet prima. Ingewikkelder is de backup van je gegevens. Niets zo vervelend als een harde schijf met belangrijke data die kapot is. Voor bedrijven is het extra belangrijk om gegevens te bewaren. Een bedrijf heeft een bewaarplicht en moet zowel papieren als digitale documenten zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor e-mail.

Een goede backup is essentieel. Bedenk daarbij dat je niet alleen een kopie moet hebben om gegevensverlies te voorkomen als de harde schijf crasht. Ook als er (onverhoopt) brand uitbreekt in je kantoor moet je backups hebben. Je wilt je backups dus niet opslaan op de plek waar je kantoor houdt. Backups moet je altijd elders bewaren, hetzij via een onlinedienstverlener of door backups zelf ergens anders op te slaan (bijvoorbeeld thuis of op een tweede vestiging).

Er zijn veel aanbieders van onlinebackup. Backup Connect is een bekend voorbeeld, en kwam al eerder voorbij in WINMAG Pro. Bij Backup Connect wordt de data in meerdere versies opgeslagen, zodat ook een verkeerd opgeslagen document snel te herstellen is. Daarnaast geven ze uitgebreide en pro-actieve support om er zeker van te zijn dat alle data ook daadwerkelijk veilig staat. Als de backup eenmaal goed is ingeregeld, gaat het volledig automatisch en krijg je netjes iedere dag een e-mail van de backup-status. Zowel servers als werkstations kun je bij hen backuppen.

Netwerkopslag

Je kunt ook een nas neerzetten. Dit apparaat, met een grote harde schijf, kun je zo instellen dat het automatisch backups maakt van je computers. Meestal staat zo’n nas op het kantoor zelf. Je kunt bijvoorbeeld eens per week een harde schijf aansluiten op zo’n nas en alle gegevens overpompen en mee naar huis nemen. Het is ook mogelijk om de nas zelf elders neer te zetten en zo in te stellen dat de automatische backups via internet starten.

Een laatste voorziening die veel bedrijven treffen is een beveiliging tegen internetstoringen. Als de internetverbinding wegvalt, zitten je medewerkers duimen te draaien. Daarom is een backup-verbinding (ook wel ‘fallback access’) een goede aanvulling. Het is ook mogelijk om de 3g-verbinding - die je wellicht toch al hebt voor je laptop - in zulke gevallen te gebruiken.

Onderschat je printer niet

Je zou het misschien niet denken, maar het gekozen afdrukapparaat heeft een behoorlijke impact. Natuurlijk moeten afdrukken van goede kwaliteit zijn, zeker voor communicatie met de buitenwereld, maar vergeet zeker het kostenplaatje niet. Niet zozeer de aanschafkosten zelf zijn belangrijk, maar vooral de verbruikskosten kunnen een fors deel gaan uitmaken van de jaarlijkse ict-kosten.

Een goede keuze voor starters zijn de zakelijke instap-mfc's van Samsung. Hiermee bespaar je meteen de losse aanschaf van een scanner, kopieerapparaat en fax, want dat kunnen ze ook. Begin je klein (tot 5 personen), dan is de ongeveer 270 euro kostende CLX-3185FW een prima werkgroep-mfc's die je (ook via wifi) kunt delen over je netwerk. Voor een werkgroep van vijf tot tien personen komt de CLX-6220FX in beeld, voor zo'n 140 euro meer. Deze printer heeft tonerbesparende opties, kan dubbelzijdig afdrukken en kun je centraal beheersen. Heb je geen behoefte aan kleur, dan biedt de SCX-4833 mfc een interessant kostenvoordeel.

Twee praktijkvoorbeelden

Om het wat inzichtelijker te maken, hebben we de ict-behoeften van twee kleine, startende bedrijven uitgewerkt. Bij het ene bedrijf zijn medewerkers veel onderweg, bij het tweede wordt veel vanuit kantoor gewerkt. Er is niet gelet op branchespecifieke software, aangezien dat voor ieder bedrijf anders zal zijn.

Startend makelaarskantoor - zoveel mogelijk gehoste diensten

Hier werken drie mensen. Naast een administratief medewerker zijn er twee makelaars die veel op pad zijn. Ze willen hun agenda’s onderweg kunnen checken. Dat geldt ook voor e-mails. Hun behoefte aan mobiele communicatie is dus groot. Om die reden kiest het kantoor de aanschaf van laptops (met 3g) en voor een hosted oplossingen van Microsoft, waarbij e-mails en agenda uitstekend online gecheckt kunnen worden. Dit biedt bovendien de mogelijkheid om binnen afzienbare tijd over te stappen op Microsoft Office 365, een nieuwe online variant van Microsoft office. Deze dienst zal later dit jaar van start gaan. Voor de derde medewerker wordt een toereikende desktop-pc gekocht. Doordat het bedrijf voor hosted oplossingen kiest, heeft het lagere initiële kosten, maar hogere abonnementskosten.

Boodschappenlijstje (prijzen excl. btw)

• 2x zakelijke laptop met 3G................................................... 2500 euro 
• 2x 3G abo.................................................................................100 euro p/m  (1200 p/j)
• 1x desktop PC met monitor...................................................500 euro
• 3x Hosted Microsoft Office 2010, incl Exchange..............187,50 euro p/m (2250 p/j)
• 1x Samsung CLX-3185FW multifuntional..........................200 euro
• 1x Zakelijk internetabo, incl IP-telefonie (3 lijnen)............60 euro p/m (720 euro p/j)
• 3x mobiel abonnement..........................................................90 euro p/m (1080 p/j)
• Initiele kosten....................................................................3200 euro
• Jaarlijkse kosten……….................................................5250 euro

Dit bedrijf kan aanzienlijk besparen door te kiezen voor Google Apps. Het gebruik hiervan kost bij drie medewerkers 120 euro per jaar (40 euro per mailadres). Dat scheelt ruim 300 euro, maar het bedrijf moet dan wel de matige ondersteuning door Google voor lief nemen.

Startende uitgeverij - alles in eigen beheer

Het tweede bedrijf waar wij boodschappen voor doen is een kleine uitgeverij. Drie medewerkers werken aan het uitgeven van nieuwe boeken: een uitgever, een marketing-medewerker en een assistent. De ict-eisen zijn beperkt. Belangrijk is wel een goede opslag van data en de mogelijkheid om met omvangrijke grafische bestanden te werken. Er wordt gekozen voor krachtige laptops met een  beeldscherm en een nas waarop alle data centraal staat opgeslagen. Daarnaast wordt extern een tweede  nas aangekocht om data op een tweede plek via internet op te slaan. Er is weinig behoefte aan mobiliteit, maar onderweg de mail en agenda checken op de mobiele telefoon wordt gewaardeerd. Daarom wordt hier een koppeling met Google gemaakt via een Android-telefoon. Dit bedrijf heeft vrij hoge initiële kosten, maar de abonnementskosten vallen mee.

Boodschappenlijstje (prijzen excl. btw)

• 3x laptop met monitor....................................................3000 euro
• 3x Microsoft Office 2010................................................1137 euro
• 2x Nas 2x2 TB backup..................................................1100 euro
• 1x Zakelijk internetabo, incl IP-telefonie (3 lijnen)...60 euro p/m (720 euro p/j)
• 1x Samsung CLX-6220FX...........................................400 euro
• 3x Mobiel abonnement.................................................90 euro p/m (1080 euro p/j)
• Initiele kosten................................................................5637 euro
• Jaarlijkse kosten.........................................................1800 euro