Desktopbeheer: zo pak je het slim aan

Tekst: Kim Loohuis en Raymond Luijbregts

Bij de kleinere mkb-ondernemingen wordt het desktopbeheer vaak zelf gedaan, omdat het meestal om slechts een aantal apparaten gaat die onderhouden moeten worden. Groeit de organisatie echter, dan scheelt het aanzienlijk in tijd en kosten om het onderhoud van de werkplekken te automatiseren. Daarnaast krijgen bedrijven te maken met het feit dat hun medewerkers graag over de nieuwste applicaties willen beschikken of hun eigen mobiele telefoons of laptops op het netwerk willen kunnen gebruiken.

Automatisering

'Vroeger konden bedrijven het zich permitteren om niet te veranderen', zegt Dae Punt, eigenaar van Punt & Partners automatisering. 'Tegenwoordig kom je er met alle nieuwe technologie niet meer onderuit om met de tijd mee te gaan.' Automatisering van desktopbeheer kan een ondernemer flinke kosten besparen. Kijk maar eens in je organisatie hoeveel tijd mensen kwijt zijn aan wachten op applicaties of hoe vaak ze werkzaamheden dubbel moeten uitvoeren.

Daarin zit een enorme tijdwinst', zegt Punt. Een simpele rekensom bepaalt vanaf hoeveel werkplekken het loont om het beheer van de desktops te automatiseren. 'Bereken de tijd die nodig is om een script te schrijven om applicaties automatisch uit te rollen. Als die tijd lager is dan de tijd die het kost om de applicatie handmatig te installeren, loont het om te automatiseren.'

Het beheer van een desktop omvat niet alleen het installeren van nieuwe applicaties of updates, maar ook het beheer van patches, het inventariseren van de gebruikte hard- en software binnen het bedrijf, het backuppen en terugzetten van data, de migratie van data, het terugzetten van wachtwoorden van gebruikers, zorgen dat er geen virussen of andere malware op de desktops terecht komen en natuurlijk de helpdesk. Voor deze werkzaamheden zijn kant-en-klare oplossingen te koop, maar daarbij is het belangrijk dat er iemand binnen het bedrijf is die voldoende technische kennis heeft.

Robert de Windt is eigenaar van Windmark, een bedrijf dat onder meer de desktopbeheersoftware Matrix42 verkoopt. 'Het voordeel van een tool voor desktop management is dat het beheer centraal kan gebeuren. Wanneer een bedrijf meerdere vestigingen heeft, hoeft de beheerder niet heen en weer te rijden om bijvoorbeeld een nieuwe versie van een applicatie te installeren. Daarnaast is ieder systeem dat nieuw uitgerold wordt generiek. Door die standaardisatie worden de beheerlasten enorm verlaagd. Ook is het mogelijk om veel sneller nieuwe software te installeren bij medewerkers.'

Volgens Punt is het grote voordeel van een beheerpakket dat er proactief desktopbeheer kan worden gedaan. 'Uiteindelijk gaan alle apparaten stuk. Je kunt daarop wachten en vervolgens achter de feiten aanlopen, maar je kunt ook uitgaan van de levensduur van de onderdelen van een pc en daar proactief op inspringen. Er bestaan prachtige protocollen die aan een desktopmanagementpakket kunnen laten weten dat bijvoorbeeld de harde schijf bijna aan zijn maximaal aantal draaiuren zit. Daar kun je dan op tijd wat mee doen, in plaats van wachten tot de medewerker meldt dat zijn computer stuk is en hij niet verder kan met zijn werk.'

Het werken met zo’n tool vergt wel voldoende technische kennis, het inhuren of aannemen van een desktopbeheerder is geen overbodige luxe, meent De Windt. 'Desktopbeheersystemen zijn krachtig, je kunt er prachtige dingen mee doen. Maar als je te weinig kennis hebt, kan er ook veel misgaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in een weekend het hele bedrijf te migreren naar Windows 7, maar als je op het verkeerde moment op de verkeerde knop druk, migreer je iedereen doodleuk op dinsdag weer.'

Gezond verstand

Dae Punt adviseert ondernemers om vooral hun gezonde verstand te gebruiken. 'Houd de doelen en de middelen goed in de gaten. In sommige bedrijven zijn managementtools een doel op zich geworden. Zo heeft Microsoft een gratis tool waarmee een hele infrastructuur opgezet kan worden om desktops uit te rollen. Dat lijkt in eerste instantie heel aantrekkelijk, maar het kan zomaar drie weken tijd kosten om die tool precies zo in te richten dat hij geschikt is voor jouw bedrijf. Je moet je afvragen of je die tijd hebt en wilt investeren.'

Naast freeware voor het beheer van desktops zijn er ook betaalde pakketten verkrijgbaar, zoals Matrix42, Kace, Altiris en Landesk. Het voordeel van deze pakketten is dat het een complete oplossing biedt voor werkplekbeheer. Het nadeel is dat er voldoende technische kennis in huis moet zijn om de tools te bedienen. Ook voor het inrichten van zo’n pakket is het vaak nodig om een paar dagen een consultant in huis te halen.

De kosten van een totaalpakket liggen rond de 50 tot 100 euro per werkplek, maar daar komen de tarieven van een consultant nog bij. De Windt denkt dan ook dat deze oplossingen vooral interessant zijn voor bedrijven vanaf 75 tot 100 werkplekken. 'Hoewel de verleiding soms heel groot kan zijn om bijvoorbeeld zestig werkplekken nog met de hand te installeren, is het altijd raadzaam om te kijken hoeveel tijd dat kost en dat af te zetten tegen alternatieven', zegt De Windt.

Uitbesteden

Een van die alternatieven is het uitbesteden van het desktopbeheer. Zeker voor het mkb kan dit een heel interessante optie zijn. Het grote voordeel is dat het beheer door een andere partij remote (op afstand) kan worden uitgevoerd. De dienstverlener installeert dan een stukje software op de server van de mkb-onderneming en kan zo in de gaten houden hoe het ervoor staat wat betreft het desktopbeheer. Als werknemers problemen hebben, bellen ze met de helpdesk van de dienstverlener. Bekende partijen zijn bijvoorbeeld Fast Byte, Kender Thijssen en VX Company.

De Windt drukt ondernemers wel op het hart om te zoeken naar een partij die gewend is om te werken met mkb-bedrijven. 'Als ondernemer met zeventig werkplekken voel je je niet thuis bij een enorme organisatie. Zoek een dienstverlener die qua bedrijfsomvang vergelijkbaar is met de jouwe en die jouw business begrijpt.' Punt beaamt dat. 'Als iets gratis is, vraag je dan altijd af waarom het gratis is en welk belang het bedrijf daarbij heeft. Gebruik je gezonde ondernemersverstand.'

Virtuele desktop

Dan is er nog de hype die de ‘virtuele desktop’ heet. Met een virtuele desktop log je via een willekeurige computer in op je eigen desktop, die op afstand wordt beheerd. Die server kun je zelf beheren, maar vooral voor kleinere bedrijven loont het om dit te laten verzorgen door speciale 'desktop-as-a-service'-provider.

Met een virtuele desktop kijk je als het ware via je beeldscherm naar een desktop op afstand, zonder dat je dat direct in de gaten hebt. In werkelijkheid 'draait' het besturingssysteem en de complete werkomgeving op een server die veilig in een datacenter bij de provider staat. Je kunt werken met je eigen bestanden, je eigen instellingen en je eigen voorkeuren, alsof het een lokaal systeem betreft. Daarbij heb je vaak de keuze uit een aantal 'standaard' veelgebruikte softwarepakketten die onderdeel uitmaken van je online-omgeving.

Veel providers van virtuele desktops bieden bijvoorbeeld kant-en-klare installaties van Microsoft Office aan, inclusief updates en onderhoud. De licentie van het pakket betaal je op abonnementsbasis. Dat geeft flexibiliteit; gebruik je het pakket maar een jaar, dan betaal je ook maar een jaar. Daarnaast is het vrijwel altijd mogelijk om bedrijfsspecifieke software te (laten) installeren. Een eigen crm-pakket bijvoorbeeld, of een boekhoudoplossing.

Je kunt in principe van een virtuele desktop gebruikmaken vanaf ieder apparaat met een internetverbinding. Wel moet het stukje software waarmee je verbinding legt compatibel zijn met het besturingssysteem dat je op de lokale machine gebruikt. Een uitzondering hierop vormt een oplossing waarbij je je desktop gebruikt vanuit de browser, in dat geval is alleen een (moderne) browser vereist en maakt het platform helemaal niets meer uit.

Virtuele desktops bieden duidelijk voordelen wat betreft het beheer. Updates,  beveiliging en het licentiebeheer van de gebruikte software liggen in handen van de provider. Jij neemt alleen het eindproduct op abonnementsbasis af, zonder dat je je druk hoeft te maken om dat soort zaken. De backup is doorgaans ook automatisch verzorgd. De server met alle gegevens, inclusief je bedrijfsgegevens, staat immers op het datacenter en je mag ervan uitgaan dat je provider deze netjes dagelijks veiligstelt. Controleer wel of je aanbieder je privacy en de veiligheid hoog in het vaandel heeft staan. Het zijn immers wel je bedrijfsgegevens die in de cloud staan.

Let er wel op dat virtuele desktops altijd afhankelijk zijn van een stabiele internetverbinding. Valt de verbinding weg, dan zit je zonder je digitale werkplek en kun je 'niks'. Ook de capaciteit van je breedbandverbinding is een aandachtspunt. Daarbij geldt logischerwijs: hoe meer werkplekken je virtueel wilt afnemen, hoe breedbandiger je internetverbinding moet zijn.

Voor het mkb kunnen virtuele desktops wel eens het gouden ei zijn. De Windt waarschuwt er wel voor dat de ontwikkelingen rondom virtuele desktops nog in de kinderschoenen staan. 'De technologie is nog niet helemaal uitgekristalliseerd.' Het enige dat een onderneming voor virtuele desktops nog nodig heeft zijn ‘domme’ computers (waarop geen software geïnstalleerd staat) en een internetaansluiting. Via een applicatie op de werkplek wordt contact gelegd met internet, waar de gewenste applicaties en data staan.

Nadeel

'Het nadeel is dat je altijd een internetverbinding nodig hebt', zegt De Windt. 'Daarnaast hebben veel bedrijven toch een beetje angst voor de cloud, omdat je nooit precies weet waar je data staat en wie er nog meer toegang tot die systemen heeft. Aan de andere kant vonden veel mensen vijf jaar geleden internetbankieren ook heel eng, maar dat is tegenwoordig ook niet meer weg te denken.' Het grote voordeel van virtuele desktops uit de cloud is dat je altijd en overal bij je applicaties en gegevens kunt. Punt: 'Een virtuele desktop is een werkplek met alleen de lusten en geen lasten.'

Toch ligt het iets ingewikkelder. 'Je weet inderdaad niet waar je gegevens staan, maar het is ook wijs om te bedenken hoe vast je zit aan een leverancier van virtuele desktops uit de cloud. Je start met niets, maar over een jaar staat er veel data van jou in de cloud. Als je dan naar een andere leverancier zou willen, kan dat zomaar? En mocht je een keer niet kunnen betalen, mag de leverancier dan jouw gegevens gijzelen? Die zaken wil je vooraf echt helder hebben als ondernemer. Het toverwoord is “proven technology”. Let er als mkb’er altijd op of iets zijn nut heeft bewezen. Als een product zo goed is, dan moet er vast een andere klant zijn waar je mee kunt gaan praten. Is die er niet, wegwezen dan.'