Bedrijfsefficiëntie: ondernemingen met ict-kennis

Voor bedrijven die zich op groei richten moet elke euro die geïnvesteerd wordt een meervoudig rendement opleveren. Een moeilijke opgave voor de overgrote meerderheid van middelgrote ondernemingen, die gemiddeld zo'n 70 tot 80 procent van het ict-budget aan het in de lucht houden van de ict-infrastructuur besteden.

Beperkte budgetten en mankracht zijn niet de enige factoren die het mkb belemmeren om strategisch gebruik te maken van ict. Ook bedrijfsprocessen en zakelijke prioriteiten spelen hierbij een rol. In de publicatie 'IT Savvy: What Top Executives Must Know to Go from Pain to Gain' (Harvard Business Press, ‘09) identificeren Jeanne Ross en Peter Weill van Center for Information Systems Research, MIT Sloan School of Management een aantal aspecten die kenmerkend zijn voor groeiende bedrijven met en zonder ict-kennis.

Ross: 'Ondernemingen en managers met ict-kennis onderscheiden zich door hun vermogen om ict voor consistente verbeteringen van de bedrijfsprestatie in te zetten. Ze ontwikkelen een gedigitaliseerd platform van bedrijfsprocessen, ict-systemen en gegevens dat hen helpt bij de uitvoer van hun operationele strategie. Het platform maakt gebruik van de ict-mogelijkheden om bedrijfsprocessen te herhalen en voorziet van informatie die hen in staat stelt om te bepalen uit welke hoek de toekomstige winstgevende groei zal komen. Doordat zij het platform kunnen hergebruiken, slaagt het mkb erin om nieuwe producten en diensten sneller op de markt te introduceren.'

Uit onderzoek door het Center for Information Systems Research blijkt dat ondernemingen met kennis van ict 20 procent winstgevender zijn dan hun concurrenten. Ze geven slechts 50 procent van hun ict-budget uit aan het beheer van hun bestaande systemen, zodat hun ict-organisatie meer tijd en geld overhoudt voor nieuwe zakelijke initiatieven en natuurlijk om te groeien. Gemiddelde bedrijven geven daarentegen 71 procent uit aan het in de lucht houden van de infrastructuur. Andere bedrijven raken hiermee tot wel 80 procent van hun ict-budget kwijt.

Het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie hoeft niet gecompliceerd te zijn. Een voorbeeld is Dell, dat met bijna 96.000 werknemers één van de grootste technologiebedrijven ter wereld is. Dell ontwikkelde een methodiek genaamd 'Efficient Enterprise', waarmee er in 2009 maar liefst 150 miljoen dollar op het ict-budget werd bespaard. Dell is inmiddels hard op weg om nog eens 200 miljoen dollar extra te besparen. Rekening houdend met het feit dat het door deze efficiëntieslag niet langer nodig is om een nieuw datacenter te bouwen, verwacht Robin Johnson, cio van Dell, dat de totale kostenbesparingen zullen uitkomen op circa een half miljard dollar. Het leeuwendeel van dat bedrag zal worden geïnvesteerd in innovatie en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen.

Al doende kwam Dell erachter dat bedrijfsefficiëntie mogelijk wordt gemaakt door drie basisprincipes die toepasbaar zijn voor het mkb: standaardisatie, vereenvoudiging en automatisering. Hoe minder besturingssystemen het mkb gebruikt, des te minder tools er nodig zijn om systemen te bewaken en des te minder mensen om ze te gebruiken. Dit alles verbetert de efficiëntie.

Ross en Weill concludeerden ook dat ondernemingen met ict-kennis beseffen dat hoe ze hun geld aan ict uitgeven belangrijker is dan hoeveel euro's ze hieraan uitgeven. Voordat zij in personeel investeren, bedenken zij hoe ze slim kunnen investeren, zodat dit toegevoegde waarde oplevert voor de organisatie en mensen. Voordat ze in nieuwe faciliteiten of apparatuur investeren, onderzoeken ze wat zij ermee willen en wat het beoogde effect op de organisatie is.

'Je komt eigenlijk geen bedrijven tegen die een ster zijn in ict en tegelijkertijd slecht in al het andere. Omgekeerd kom je geen ondernemingen tegen die in alles uitblinken behalve in automatisering. Als je een willekeurige succesvolle onderneming eruit pikt, is de kans groot dat ze op ict-gebied hun zaakjes prima op orde hebben,' aldus Ross.

Hoe zit het met ondernemingen zonder ict-kennis die zich beseffen dat ze een probleem hebben, maar niet weten hoe ze verder moeten? Ross adviseert om zich te concentreren op twee specifieke aspecten die de kern van de onderneming raken: de manier waarop de organisatie opereert en beslissingen op ict-gebied worden genomen.

Eerst wordt er gekeken naar de manier waarop er gewerkt wordt. Het heeft geen zin om een paar bedrijfstoepassingen te implementeren en wat ict-systemen te bouwen. Zo blijft het mkb uiteindelijk met allerlei automatiseringseilandjes zitten. Als de organisatie in staat is om aan te geven hoe de bedrijfsvoering er in grote lijnen moet uitzien, is het veel eenvoudiger om prioriteiten te stellen. Daarnaast moet het mkb nadenken over de manier waarop de besluitvorming op ict-gebied verloopt. Het is dodelijk om de mensen die het hardst schreeuwen invloed uit te laten oefenen op de manier waarop het ict-budget wordt besteed.

De realiteit is dat binnen de meeste middelgrote ondernemingen verschillende mensen voor elk bedrijfsproces een ander model willen hanteren. De marketingafdeling concentreert zich op de database, productieafdeling op het erp-systeem en de logistieke afdeling wil graag zijn eigen toepassingen bouwen. Geen van deze processen definieert de organisatie. Ze bepalen niet hoe de onderneming fundamenteel wil opereren en bovendien worden er geen prioriteiten gesteld. 'Elk proces kan op zichzelf prima functioneren, maar zonder integratie van processen zullen de ict-investeringen geen verandering brengen of toegevoegde waarde opleveren,' zegt Ross.

Zodra het mkb erin is geslaagd om de zakelijke prioriteiten op een rijtje te krijgen, volgt er een moeilijker stap, namelijk het bedrijfsbreed standaardiseren van integrale bedrijfsprocessen, waarbij vaak meerdere bedrijfsonderdelen betrokken zijn en het voor elke businessunit weer anders uit kan zien.

Op weg naar Efficient Enterprise in de praktijk

Voordat Dell in 1994 van start ging met het bouwen van zijn eigen servers, was er een omvangrijke legacy-architectuur beschikbaar die uit Tandem-, Sun- en IBM-systemen bestond. Code die voor Tandem werd geschreven, kon echter niet op eenvoudige wijze worden geherprogrammeerd voor een Sun- of IBM-systeem, omdat er op deze systemen verschillende besturingssystemen en databases draaiden. Als gevolg van deze compatibiliteitsproblemen gingen de ontwikkeling en het onderhoud van toepassingen met aanzienlijke kosten gepaard.

Naarmate Dell sneller groeide en globaal vergrootte, was de snelste manier om bedrijfsactiviteiten in nieuwe landen op te zetten door de code aan elke locatie aan te passen. Deze aanpak resulteerde in enorme complexiteit. Daar kwam bovenop dat Dell gebruikmaakte van een groot aantal kleinschalige toepassingen die door Dell’s gebruikersgemeenschap werden ontwikkeld en ondersteund.

In 2001 sloeg Dell de Efficient Enterprise-weg in door te gaan standaardiseren op het x86-platform. Een controversiële beslissing omdat Unix-platforms traditioneel als superieur werden beschouwd. Ze boden ondersteuning voor meerdere workloads op één server, terwijl er ondersteuningskosten voor slechts één computer werden gemaakt. Dankzij virtualisatie was het echter mogelijk om deze voordelen ook op x86-systemen te realiseren. Dell was vastbesloten om een gestandaardiseerde aanpak van zijn serverarchitectuur te hanteren. 97 Procent van Dell’s serverarchitectuur inclusief de servers van dell.com, alle beheersystemen en alle financiële toepassingen, werd op één x86-platform gestandaardiseerd. Dit resulteerde niet alleen in hardwarebesparingen. Wanneer Dell servers inricht, patchbeheer uitvoert of compliancerapportages verzorgt, kan dit voor 97 procent van zijn servers tegelijk gedaan worden.

Vervolgens moest de infrastructuur vereenvoudigd worden tot slechts twee images van serverbesturingssystemen: een Microsoft Windows .NET-image en een Red Hat Enterprise Linux-image met een Oracle-database. Hiermee werd de complexiteit op het gebied van softwarelicenties, bewakingstools en ondersteuning drastisch gereduceerd.

'Drie jaar geleden maakten we nog gebruik van 8.741 verschillende toepassingen', zegt Robin Johnson, cio van Dell. 'Dat aantal ligt momenteel onder de 2.900. Onze eerste stap op weg naar inkrimping was een einde maken aan het idee dat ict-ondernemingen ook eigenaar van alles moeten zijn. Daarnaast tikten we bedrijfsonderdelen op de vingers wanneer zij voor hun eigen toepassingen kozen. Een groot aantal van de toepassingen die we nu gebruiken, zijn buiten de ict-afdeling ontwikkeld en hebben onze onderneming enorme rendement opgeleverd. Vroeger werden ze niet voldoende ondersteund en in veel gevallen waren ze regio- of landspecifiek.'

Dell nam alle toepassingen onder de loep en zette ze af tegen de drie basiscriteria. Biedt de toepassing meerwaarde? Zo niet: schrappen. Vormt deze toepassing de basis voor een toekomstig bedrijfssysteem en voegt zij iets toe aan de bestaande infrastructuur? Is de toepassing uniek? Zo ja, dan wordt zij intern gebruikt en ondersteund en vervolgens ook wereldwijd uitgerold.