Projectplace op de redactie, waarom het voor ons werkt

Om te begrijpen wat Projectplace doet en welke toegevoegde waarde het voor ons heeft (en dus voor jouw organisatie kan hebben), is het goed om eerst een klein kijkje in onze redactiekeuken te geven. WINMAG Pro wordt uitgegeven door Clipboard Publishing, een uitgeverij van publieks- en vaktijdschriften met een eigen redactie. Die redactie werkt dus niet alleen aan dit magazine, maar maakt ook een managementtijdschrift, een fotomagazine en doet de redactionele coördinatie van nog een aantal andere titels. Dat alles inclusief bijbehorende websites.

Genoeg te doen dus, met meerdere projecten die tegelijkertijd lopen. Onze taken? Planningen maken, artikelen produceren, interviews afleggen, reportages maken, verhalen 'uitzetten' bij freelance auteurs, binnenkomende artikelen redigeren, beeldmateriaal verzorgen, onderwerpen bedenken, contact onderhouden met de lezer en ga zo maar door. Dat voor zowel de magazines als de bijbehorende websites.

Mijn taak als hoofdredacteur is om dat alles in goede banen te leiden, zowel planningtechnisch als journalistiek gezien. Om dat voor elkaar te krijgen, werkten we voorheen in gedeelde spreadsheets en planninglijsten, met behulp van Google Docs.

Op zich een prima systeem, maar de vele lijsten maken het wel warrig, arbeidsintensief en lastig het overzicht te behouden. Op 'artikelniveau' is in een spreadsheet de status nog wel bij te houden, maar op persoonlijk niveau is het nauwelijks te doen. Want wie werkt aan welk artikel? Wie is waarmee bezig? Bovendien, met meerdere titels en bijbehorende websites wordt het aantal 'lijstjes' om bij te houden enorm. En dan hebben we het nog niet over de algemene lijstjes voor bijvoorbeel de aanwezige testspullen.

En toen kwam Projectplace.

Projectplace werd bij ons niet neergezet met een belofte 'dat nu wel even alles 100 procent inzichtelijk en ordelijk zou worden'. We mochten een paar maanden freeweelen of het voor ons een geschikt hulpmiddel was. Projectplace is namelijk een generieke oplossing: het biedt teams van allerlei pluimage een potentieel krachtig instrument voor projectbeheer. Dat betekent wel dat je altijd zal moeten kijken hoe het voor jouw manier van werken en voor jouw bedrijfsvoering zo goed mogelijk is in te zetten. En soms moet je dan een functie net even anders gebruiken dan waarvoor het oorspronkelijk bedoeld was.

De belangrijkste functie van is het aanmaken van projecten, waarbinnen je taken kunt uitzetten. Voor ons betekent dat we per editie een project aanmaken. Artikelen binnen die editie vertalen we naar taken binnen dat project, per artikel een taak. Die taken kun je 'wegzetten' bij anderen, dus in ons geval bij freelancers en redacteuren. Zij worden daarbij desgewenst mobiel op de hoogte gebracht, via de iPhone-app.

In het 'werkplan' zie je in één oogopslag de status van taken binnen een project.

Projectplace kan meer dan wij ermee doen. Zo gebruiken wij niet het centrale chatkanaal, om maar wat te noemen (we gebruiken daarvoor Yammer, dat over alle afdelingen werkt. Projectplace gebruiken we alleen op de redactie).

Ook de budgetten en kostenramingen voor  freelancers worden niet in Projectplace bijgehouden, omdat het systeem uitgaat van kosten per uur. Wij gaan uit van kosten per woord, per artikel, of per foto. 

Het voordeel? Alle informatie over status en voortgang zit niet meer in losse sheets, maar in één, goed beveiligd systeem. Dankzij een duidelijke weergave van 'milestones'  zijn deadlines voor iedereen goed zichtbaar, wat voor een stukje bewustwording zorgt. In een oogopslag zie ik dankzij statusgrafieken hoe ver artikelen en producties gevorderd zijn. En de ultieme toegevoegde waarde: ik zie per persoon uitgesplitst waar iemand mee bezig is, over alle projecten heen. Dat is precies de informatie wat ik uit losse Docs-sheets maar lastig kon extraheren.