Terugblikken en vooruitkijken: Printing

wo, 28/12/2011 - 14:11 Door: Redactie WINMAG Pro

In het verleden was het verbeteren van de afdrukkwaliteit een belangrijke focus voor printerfabrikanten. Maar inmiddels drukken vrijwel alle nieuwe printers in prima kwaliteit en moeten de bouwers op zoek naar andere lokkers. Afdrukkosten en gebruiksgemak lijken daarbij de nieuwe wapens in de strijd.

Tekst: Herman Hartman

Momenteel zijn er een aantal duidelijke trends waarneembaar in printingland. Een belangrijke ontwikkeling is het printen van vooral langere documenten. Korte notities slaan we namelijk voornamelijk digitaal op. Het gebruik van documenten in het kantoor verandert en dat heeft ook gevolgen voor het printen daarvan.

De hoeveelheid verandert niet zozeer; nog steeds worden veel documenten in het kantoor afgedrukt. Alleen dat gebeurt steeds vaker op verschillende momenten in de levenscyclus van het document. Bovendien worden documenten steeds vaker eerst digitaal gedistribueerd en daarna geprint.

Bijvoorbeeld bij rapporten die in het verleden in een behoorlijke oplage op één plaats werden afgedrukt en vervolgens via de post werden gedistribueerd. Afdrukken gebeurt nu vaak pas als iemand de via e-mail toegezonden informatie echt wil lezen of gebruiken. Steeds vaker verdwijnt het document na gebruik direct in de papierbak. Blijkt het later toch nodig, dan wordt het gewoon opnieuw geprint.

Archiveren van de afdrukken is er steeds minder bij, we vertrouwen meer en meer op het digitale archief. Niet zo vreemd, want het doorzoeken kost minder tijd, het is makkelijk vanaf een andere werkplek te benaderen en is in een aantal gevallen ook op de thuiswerkplek te raadplegen.

Of dit opnieuw afdrukken van dezelfde informatie helemaal strookt met onze inzet naar een duurzamer gebruik van print is nog maar de vraag. Daar doen papierrecycling en een bewuste keuze voor printers met een laag energiegebruik weinig aan af.

Groeimarkt

Na een dip in de twee voorgaande jaren melden de meeste printerfabrikanten dat de afzet van hun printers in 2011 weer groeit. Toch is die groei nog maar licht, zo blijkt uit recente cijfers van onderzoeksbureau IDC. Gemeten in aantallen bedraagt deze in Europa slechts 0,2 procent, maar gemeten in omzet is er sprake van een daling in de investeringen.

Deels worden deze cijfers beïnvloed door de financiële situatie in Zuid-Europa. Dat wil zeggen dat de cijfers voor Noordwest-Europa beter zijn, maar ook hier is er sprake van een verschuiving. Allereerst is de afzet van thuisprinters sterk gedaald. Veel minder consumenten kozen voor nieuwe desktops of laptops en gingen in plaats daarvan massaal voor smartphones en tablets.

Ook worden printers en toebehoren steeds vaker kostenbewust ingekocht. Kleurenprinters werden steeds meer vervangen door een zwart-witexemplaar. Kiezen bedrijven wel voor kleur, dan gaat het vaak om printers met een relatief geringe capaciteit, terwijl de zwart-witprinter wordt aangeschaft voor het afdrukken van grotere volumes.

Daarnaast zijn steeds meer printers eigenlijk multifunctionals, waarvan de kopieerfunctie verreweg het meest gebruikt wordt. Ook scan-to-mail is een steeds vaker gebruikte functie.

Web2Print

Er is nog een reden waarom het bedrijfsleven niet massaal overstapt naar kleurenprinten in eigen huis. De kosten van het maken van kleurenprints bij de lokale drukker of kopieerbedrijf zijn steeds verder gedaald. Zij beschikken vaak over hoog-volumeprinters met én een constante afdrukkwaliteit én veel meer mogelijkheden voor het afwerken van de afdruk tot een brochure of folder.

Web2print heeft de service letterlijk dichtbij het bureau van de gebruiker gebracht. Je kunt bij dergelijke bedrijven via hun website je pdf inleveren. Soms volstaat zelfs een aangepast printerstuurprogramma om de bestelling in gang te zetten en naar de printprovider te sturen. Vooraf kunnen er afspraken worden gemaakt binnen welk tijdsbestek er geleverd wordt. In een aantal gevallen kan de externe partij ook het toevoegen van brochures of samples en de complete postverzending voor zijn rekening nemen.

Rol van de cloud

Cloud computing heeft zowel voor de fabrikanten van printers en multifunctionals als voor de gebruikers verschillende uitdagingen in petto. Uitdagingen waar in 2011 nog niet altijd een goed antwoord op te vinden was, maar waar we in 2012 bij steeds meer printfabrikanten voor terecht kunnen.

Voorbeeld: werk je nu al in de cloud, dan kun je vaak op iedere plek met een internetverbinding bij je informatie. In het beste geval vraagt het maken van een afdruk van informatie uit de cloud wat extra stappen. In het slechtste geval is het maken van een afdruk helemaal niet mogelijk, omdat je met je mobiele apparaat geen toegang hebt tot de printinfrastructuur ter plaatse. Cloud printing moet daarvoor het antwoord worden, maar op dit moment is slechts een klein deel van de printers daarop voorbereid.

Er zijn twee varianten van cloud printing die je moet onderscheiden. Bij de ene variant benader je de kantoorprinter met een mobiel apparaat binnen je eigen netwerk of vanaf een externe locatie. Bij de tweede variant stelt een printserviceprovider zijn printer beschikbaar voor gebruik in hotels, luchthavens of andere drukbezochte locaties. De afdrukken haal je vervolgens zelf bij hen op.

Ook als je in je eigen kantoor wel vanuit de cloud rechtstreeks op de printer kunt afdrukken, maken bepaalde zaken het ingewikkelder. Allereerst is er de browser waarbinnen de cloudapplicatie werkt en die een extra laag vormt tussen de cloud software en de computer. Zo heeft Internet Explorer rechtstreeks toegang het printerstuurprogramma, maar Firefox bijvoorbeeld benut de PDF Reader die je hebt gekoppeld als je documenten uit de cloud afdrukt.

In vergelijking met bureauapplicaties zoals Microsoft Word is een cloudapp zoals Google Docs nog minder geavanceerd als het gaat om het aangeven van print- en papierintstellingen. Ook worden niet alle afbeeldingsformaten volledig ondersteund bij het afdrukken waardoor tekeningen soms te grof worden weergegeven of wegvallen. Werk genoeg dus voor saas-ontwikkelaars in 2012.

Printer als informatielek

Printers, maar vooral multifunctionals, worden steeds slimmer dankzij de ingebouwde computer en de eigen opslag. Maar dat maakt ze ook kwetsbaarder, want hierdoor zijn ze een potentieel slachtoff er voor hackers. Zo kunnen documenten die nog op de interne harde schijf staan in verkeerde handen vallen. Maar het kan nog eenvoudiger. Soms is het een fluitje van een cent om via het menu op de printer eerder geprinte documenten op te roepen en die af te drukken.

Bij netwerkprinters kun je dit ondervangen doordat je voor elke gebruiker de rechten vastlegt en afdrukken ervan alleen toestaat na invoer van een code of gebruik van een smart card. Bij een eenvoudige bureauprinters ontbreekt zo'n mechanisme meestal.