Overstappen naar de cloud – waar moet je op letten?

Overgaan naar de cloud kan voor ondernemers een hele stap zijn. Je hebt tenslotte je gegevens niet meer ‘in huis’, maar geeft alles uit handen. Er is een aantal zaken waar ondernemers op moeten letten bij de overstap naar een online kantoor-omgeving.

1. Kostenstructuur

Let bij het kiezen van een aanbieder op de kostenstructuur. Veel leveranciers gaan uit van een vaste prijs per maand per gebruiker. Dat is heel overzichtelijk, maar controleer altijd wat in die vaste prijs is inbegrepen. Moet u extra betalen voor bijvoorbeeld Microsoft-licenties, databaselicenties zoals SQL of mobiele synchronisatie? Wat is de standaard grootte van de mailbox en wat kost extra opslagruimte? Wees je daarnaast bewust van het feit dat er veel verschil is in de dienstverlening: welke support zit standaard bij het contract inbegrepen en wat zijn additionele kosten? Veelvoorkomende extra werkzaamheden zijn bijvoorbeeld lokale issues met printers, bekabeling en internet- en hardwareproblemen.

2. Veiligheid

Ga bij potentiele leveranciers na of er gebruik wordt gemaakt van een datacenter of dat ze een eigen omgeving hebben ingericht. Bij een extern datacenter is het goed om te weten waar deze staat en welke certificeringen deze heeft. Kies het liefst voor een aanbieder die gebruik maakt van twee verschillende serverlocaties, want dat maakt het risico op dataverlies nog kleiner. En hoe zit het met back-ups? Niet alle leveranciers van clouddiensten stellen zich verantwoordelijk voor het maken van back-ups, terwijl dat voor jou als ondernemer juist erg belangrijk is

3. Leveringsgarantie

Zaken waar je op kunt letten zijn bijvoorbeeld of dat de aanbieder een minimale beschikbaarheidspercentage per maand of jaar berekent; per maand is natuurlijk gunstiger dan een meting over een jaar. Vraag na wat er verstaan wordt over overmacht, wat er gebeurt bij storingen en hoe de helpdesk is ingericht. Het is daarbij ook belangrijk om te weten hoe het bedrijf prestaties meet. Het belangrijkste is dat je jouw leverancier goed leert kennen en voor een goede SLA afspreekt.

4. Implementatie

Check hoe lang de implementatie duurt en maak duidelijke afspraken over hoe lang je ‘uit de lucht’ bent. Als je met bedrijfsspecifieke softwarepakketten werkt, zoals CRM- of boekhoudsystemen, wil je die natuurlijk ook in je online kantooromgeving kunnen gebruiken. In principe kunnen vrijwel alle applicaties worden overgezet, maar vraag bij de leveranciers of dat zij ervaring hebben met de door jou gebruikte software. Dan weet je zeker dat dat goed verloopt.

5. Support

Ik heb het hierboven al even genoemd: goede ondersteuning is erg belangrijk voor jou als mkb-ondernemer. Ik raad dan ook zeker aan om te kiezen voor een leverancier waar u bij al je ict-vragen terecht kan. Wees kritisch en vraag door hoe de leverancier de helpdesk heeft ingericht en welke stappen er worden gezet bij vragen of klachten. Is het eenvoudig om calamiteiten te melden?

Naast deze vijf onderwerpen zijn er natuurlijk nog legio andere dingen om op te letten. Een stabiele internetverbinding is cruciaal, want zonder internet heb je geen toegang tot je e-mail en documenten. De stabiliteit van het internet is dan ook belangrijker dan de snelheid. Denkt je dat jouw onderneming de komende jaren gaat groeien? Kies dan voor een leverancier die verschillende pakketten en extra opties kan bieden. De behoeften van een zzp’er zijn anders dan die van een onderneming met vijftig medewerkers.