4x slimmer Sharepoint invoeren

SharePoint is een van de meest succesvolle producten van Microsoft, maar het is soms lastig uit te leggen waar het programma voor dient. In feite is het een platform waarmee je websites kan opzetten en documenten kan delen. Bedrijven zetten het voor verschillende doeleinden in. Het kan dienen als document management systeem, als intranet of als samenwerkingspagina voor projecten. Het maakt eigenlijk niet uit: als het maar om documenten en informatie delen gaat.

De kracht van SharePoint is het gebruiksvriendelijke en veelzijdige karakter van het programma. Medewerkers hebben niet veel tijd nodig om de projectpagina's van SharePoint te doorgronden en er wordt relatief veel functionaliteit 'uit de doos' geboden. Bovendien is SharePoint makkelijk te integreren met andere Microsoft programma's en kunnen bedrijven extra functionaliteit implementeren. Een krachtig samenwerkingsmiddel dus. Toch lopen lang niet alle SharePoint-projecten even soepel, zo weet René Katerberg van IT-dienstverlener supporter-groep. Katerberg heeft de nodige ervaring met het installeren en programmeren voor SharePoint. Vier tips om zaken te tackelen die in de praktijk regelmatig fout gaan.

Tip 1: Weet wat je wil!

Zoals gezegd is SharePoint een rijk programma dat op verschillende manieren ingezet kan worden. Volgens Katerberg kan dat ook een nadeel zijn, want wanneer je niet goed weet waarvoor je SharePoint wil gebruiken kan een implementatie al gauw leiden tot een monsterproject. 'We zijn in het verleden wel bij bedrijven op bezoek geweest die ons de opdracht gaven een intranet te bouwen op basis van SharePoint', vertelt Katerberg. 'Gedurende het project kregen we echter ook de opdracht een site te bouwen voor het delen van documenten voor vergaderingen. Daarna kregen we weer de opdracht een SharePoint site te bouwen die de organisatie wilde gebruiken om kennismanagement te regelen. Al die extra projecten gingen wel van de projectbegroting en uiteindelijk was er geen ruimte meer om het intranet goed door te ontwikkelen, wat oorspronkelijk de opdracht was.'

Tip 2: laat SharePoint installeren door een specialist

Veel bedrijven die met SharePoint aan de slag gaan, experimenteren er in eerste instantie zelf mee. De eigen systeembeheerder installeert het programma als ware het MS Office en sommigen denken dan dat de implementatie dan voor elkaar is. 'Dat is echt een misvatting', zegt Katerberg. 'SharePoint draait vrijwel altijd op meerdere servers met een complexe back-end. Bovendien komen er vaak allerlei integraties bij kijken. Je hebt echt professionals nodig die dat voor jou doen of eigen personeel dat goed opgeleid is. En als je die kennis niet in huis hebt, kun je beter in de cloud gaan werken.' Slechte SharePoint installaties kunnen ook de prestaties van SharePoint behoorlijk beïnvloeden. 'Ooit hebben we voor een klant een zelfgemaakte module geïnstalleerd binnen zijn SharePoint-intranet. Die klant klaagde echter dat onze module zijn intranet vertraagde. Vervolgens zijn we eens gaan kijken hoe die installatie er precies uitzag. Dat bracht toen allerlei bottlenecks aan het licht. Er was zelfs geen backup!'

Tip 3: Maak heldere afspraken over wie wat mag

Governance, het is een thema waar volgens Katerberg erg veel bedrijven geen aandacht aan schenken. 'Wanneer het project eenmaal is opgeleverd, vertrekken de specialisten en moet je zelf met het beheer van de site bezig houden. Het is dan belangrijk dat binnen de organisatie duidelijk is wie welke handelingen binnen SharePoint mag uitvoeren en er richtlijnen zijn over hoe het gebruikt wordt. Die duidelijkheid is er echter vaak niet. De SharePoint-intranetsite wordt vervolgens op verschillende manieren gebruikt en niet goed bijgehouden, waardoor het voor de organisatie uiteindelijk niet duidelijk is waarvoor het gebruikt dient te worden.' Volgens Katerberg is het belangrijk om de verantwoordelijkheden in ieder geval vast te leggen in een document. Dan kan men daar altijd op terugvallen. Bovendien kan dat document weer gecommuniceerd worden met de rest van de organisatie.

Tip 4: Train je mensen!

SharePoint is een gebruiksvriendelijk programma, maar er is vaak veel meer mee mogelijk dan de mensen in eerste instantie denken. Zeker wanneer er extra mogelijkheden door een IT-bedrijf zijn ingebouwd. Train je mensen, zodat ze zich ook bewust zijn van al die mogelijkheden. 'Als je de mensen in het bedrijf niet traint en bewust maakt van wat er met een maatwerk gebouwde oplossing mogelijk is, gaan ze het waarschijnlijk niet gebruiken', vertelt Katerberg. Met name in de nieuwe SharePoint 2013 is dat belangrijk, want daarin zitten veel nieuwe social media functies die vooral tot hun recht komen wanneer gebruikers er actief mee omgaan.