Mkb-er slagvaardiger door digitalisering

Denk bijvoorbeeld aan cloudoplossingen zoals Office 365, Gmail en het gebruik van mobiele apparaten. Als consument is het gebruik ervan zo vanzelfsprekend, dat een ondernemer sneller geneigd is om het toe te passen in zijn eigen onderneming.

Dat maakt juist ondernemers in het mkb tot een snel schakelende groep ten aanzien van digitalisering. Het is dan ook geen verrassing dat uit recent onderzoek van Ricoh – Europees uitgevoerd door Coleman Parkes – over de digitale volwassenheid in organisaties blijkt dat ondernemers in het mkb sneller digitaal volwassen kunnen worden dan hun grote broers en zussen in het bedrijfsleven. Ze lopen op de groten vóór in de mate waarin ze gebruik maken digitale oplossingen.

Hoewel ze het belang er wel degelijk van inzien, lijkt het er niet op dat de ondernemer in het mkb bewust prioriteit stelt aan het digitaal volwassen worden. Het is vooral de pragmatiek van vandaag en morgen die hoog op zijn agenda staat. Begrijpelijk, want voor ondernemers gaat de aandacht voornamelijk uit naar de klanten, de medewerkers en uiteraard de omzet in combinatie met kostenreducties.

Met het digitaliseren van documentenstromen is snel veel rendement te behalen. Qua tijd, want er zijn veel minder handmatige acties nodig, maar ook de kans op fouten neemt aanzienlijk af. Om nog maar te zwijgen van alledaagse, terugkerende ergernissen als het printen op voorgedrukt briefpapier, waarvan je steeds niet weet hoe het ook al weer in de printerlade moet. Met een oplossing zoals Print & Share kun je in één handeling een offerte mailen naar je klant, deze offerte in pdf in je eigen systeem opslaan en een reminder in je agenda laten plaatsen, zodat je precies weet wanneer je de klant moet terugbellen. Met één druk op de knop gaat een heel proces automatisch voor je aan de slag.

Documentbeheer kan ook vele malen efficiënter. Door slimmer te werken behoren uitpuilende archiefkasten en overvolle ordners voorgoed tot de verleden tijd. En met het beheren van je archivering in de cloud, heb je bovendien overal en altijd toegang tot je administratie. Een geautomatiseerd archief maakt het bovendien voor de gehele organisatie gemakkelijker om informatie terug te vinden omdat er één uniform systeem wordt gehanteerd. Kies je voor het inscannen van je oude archief, denk dan aan OCR (Optical Character Recognition), waarbij tekst in scans wordt herkend.

Ook videoconferencing kan aanzienlijke tijdwinst en kostenbesparingen opleveren. Fysieke klantbezoeken of meetings kosten vaak veel reistijd, terwijl face-to-face contact vaak wel van grote meerwaarde is. Door nieuwe technieken is deze communicatiewijze niet langer voorbehouden aan duur ingerichte boardrooms, maar kan dat op elke gewenste locatie. Tel daar de voordelen van een dienst als mobiel printen nog eens bij op, en er kan ook op locatie even snel een contract worden uitgeprint en getekend, zonder de tussenkomst van een usb-stick, het installeren van een printerdriver of andere omslachtige handelingen.

Wanneer organisaties concurrerend willen blijven, de klant centraal willen stellen en een nieuwe generatie werknemers aan zich willen binden, is digitaal volwassen worden een must. Altijd en overal kunnen werken met toegang tot de juiste informatie is de norm. Daarvoor zijn moderne, digitale faciliteiten nodig waarmee medewerkers zich 24/7, op ieder gewenst moment voor de zaak kunnen inzetten, precies zoals dat in een ambitieuze organisatie past. En dat is precies wat (potentiële) klanten ook mogen verwachten.