Mark Boelhouwer, CEO Ricoh: 'Papier wordt steeds meer maatwerk'

Het digitale kantoor is allang geen toekomstvisie meer. Denk maar eens na, wanneer printte je voor het laatst een duimendik rapport om dat op het bureau van een van je medewerkers te deponeren? De rol van print is snel veranderd en de bedrijven die zich hierin specialiseren, hebben zich even zo snel aan moeten passen. Mark bevond zich ten tijde van de opkomst van de iPad op kantoren nog in de Verenigde Staten in zijn rol als vice president strategische marketing bij Ricoh Amerika. ‘De vraag die we onszelf stelden was simpel: hoe lang gaat het duren voordat deze verandering echt impact gaat hebben op papier?’

AANPASSEN

De schatting van Mark en zijn team was dat het nog wel een jaar of twee zou duren voordat de markt voor print zou krimpen. ‘We zijn nu bijna vier jaar verder en we hebben het volume in de kantoormarkt de afgelopen jaren inderdaad zien afnemen’, vertelt hij. ‘Informatie wordt nu steeds meer verstrekt op een andere, vaak digitale manier, maar er is nog altijd een belangrijke rol voor print weggelegd. Papier als informatiedrager heeft een andere rol gekregen. Een opvallend duale rol, aan de ene kant wordt papier veel gebruikt als tijdelijke informatiedrager en aan de andere kant zie je dat als iets heel mooi wordt gevonden of heel persoonlijk gemaakt is, papier jarenlang wordt bewaard.’ De vraag die misschien nog belangrijker was dan de impact van nieuwe mediadragers, was hoe Ricoh zelf moest veranderen om mee te kunnen draaien binnen moderne digitale kantoren. 'Print verandert, maar we zien daar ook nog steeds groei', weet Mark. ‘Kijk naar de drukkerijen; maatwerk en service rondom hun producten is daar de norm. Aan de andere kant zie je wel degelijk zaken veranderen in andere branches. De printer wordt steeds meer een soort hub om informatie te ontsluiten. Documenten worden gescand en komen terecht in de cloud, waar mensen er weer mee aan de slag gaan en ze hun weg automatisch vinden in allerlei digitale werkprocessen. Zoals facturatie of dossierbeheer.’

VERBREDING

Ricoh ging zich steeds meer richten op het verdiepen van de core-business van printing en richtte zich daarnaast op verbreding van de dienstverlening. ‘We ondersteunen onze klanten bij hun informatie- en document-workflows en bieden ze tegelijkertijd handvaten om hun klanten nog beter van dienst te zijn. Multi-channel communicatie biedt bijvoorbeeld interessante kansen om informatie aan elkaar te koppelen en de printer kan daar een integrale rol in spelen. Stel je voor dat je een autodealer binnenloopt en je krijgt ter plekke een gepersonaliseerde folder mee die is toegespitst op jouw interesses, dat zijn heel interessante opties voor bedrijven. Vervolgens geven ze weer digitaal opvolging aan zijn bezoek.’ Maar klanten meenemen in steeds andere manieren van werken en communiceren is de toekomst. ‘Daarvoor moeten we kijken naar hoe men op kantoren informatie en gegevens uitwisselt en daar goed op inspelen. Zo zorgen we bijvoorbeeld ook voor werkplekken in de cloud. Dan voorzien we ze naast de netwerkomgeving ook van de hardware om dit te realiseren’, vertelt Mark enthousiast. ‘Maar denk bijvoorbeeld ook aan interactieve whiteboards en unified communication. Daar bieden we allerlei handige oplossingen voor, zoals een laagdrempelige vorm van videovergaderen. Daardoor kunnen organisaties echt slimmer samenwerken en kosten besparen.’

STEVIG STAAN

Ricoh heeft stevige ambities. ‘We hebben een stip aan de horizon gezet: over drie tot vijf jaar willen we met twee benen stevig staan. Aan de ene kant blijven we een focus hebben op print en aan de andere kant zetten we in op ons cloudplatform en digitale diensten en oplossingen. We laten print dus absoluut niet los, maar we worden steeds meer een partner op de toekomstige werkplek.’ Ricoh is natuurlijk een Japans bedrijf en misschien heeft dat ook wel invloed op de manier waarop ze naar buiten treden met hun oplossingen. ‘Het is heel Japans om jezelf niet te veel op de borst te kloppen, maar ondertussen zijn we wel heel actief in allerlei vooruitstrevende markten.’ Een van de volgende projecten waar Ricoh veel potentie in ziet is bijvoorbeeld 3d-printen. Toch zijn er genoeg voorbeelden van projecten van Ricoh waar de verwerking van print nog altijd centraal staat. ‘Voor de advocatuur - die volgend jaar digitaal moet worden – hebben we een oplossing genaamd Meesterwerk, waarmee ze hun dossiers digitaal kunnen beheren en tegelijk hun urenregistratie kunnen bijhouden. Dit verbetert de zoektijd naar informatie aanzienlijk. Uit de praktijk blijkt dat advocaten gemiddeld één uur per dag meer declarabel worden door deze oplossing.’

DIGITAAL VOLWASSEN

Voor mkb’ers ligt er een kans in het digitaal volwassen maken van hun organisatie. Het biedt een ultieme kans om onderscheidend te zijn ten opzichte van grotere concurrenten. Maar het biedt ook vele voordelen, zoals eenvoudige toegang tot informatie, die ervoor zorgen dat processen slimmer kunnen worden ingericht en de organisatie wendbaar blijft. ‘In Scandinavië zijn ze al verder met de invoering van het digitale kantoor, het Nederlandse mkb ziet wel de voordelen, maar is nog niet helemaal over.’ Er heerst wel een zekere ‘sense of urgency’ binnen bedrijven, de verwachting is dat het mkb die overstap naar digitale volwassenheid al binnen twee tot drie jaar kan maken. Om die reden is het volgens Mark belangrijk om echt naar de klanten te kijken bij het invoeren van een oplossing. ‘We benaderen verschillende segmenten van de markt op heel eigen manieren, die aansluiten bij hun specifieke werkwijze. Zo werken we samen met experts uit bijvoorbeeld het onderwijs en de zorg, die ons kunnen vertellen hoe de systemen en werkwijzen daar in elkaar zitten, zodat we onze oplossingen hier op af kunnen stemmen. Het is zaak onze klanten te bieden wat ze echt nodig hebben. Dat is voor elke klant anders en wij doen er alles aan om ze daarin tegemoet te komen.’