Professioneel projecten managen in de cloud

Tot voor kort was het immers een grote stap voor mkb-organisaties om te investeren in uitgebreide projectmanagementsystemen. Dankzij nieuwe online services is die stap een stuk kleiner. In plaats van de investering vooraf te moeten financieren, betaal je een maandbedrag voor de service.

Het is wel zaak een platform te kiezen dat alle facetten van projectmanagement integraal ondersteunt, en dat jouw mensen het werken gemakkelijker maakt zonder extra administratieve lasten met zich mee te brengen.

Waar moet je op letten bij de softwareselectie? Met deze vijf tips maak je de juiste keuze:

• Zorg dat je overal bij uw informatie kunt
• Zorg dat alle informatie in een enkel systeem zit
• Maak ureninvoer makkelijk
• Maak maximaal gebruik van actuele rapportages en directe signalering
• Benut de inzichten in productiviteit en declarabiliteit voor prestatieverbetering

Flexibiliteit

Je mensen werken bij klanten, onderweg of thuis. Dan moeten ze gemakkelijk en veilig bij de informatie kunnen die ze nodig hebben om hun werk te doen, met elk type device (laptop, tablet, smartphone).

Eenvoud

Als je alle processen rondom het projectmanagement in een en hetzelfde systeem doet, dan leg je in een keer en eenduidig alle informatie vast. Dat verkleint de kans op fouten en leidt tot een enkele versie van de werkelijkheid.

Gemak

Uren bijhouden is een heet hangijzer; mensen hebben er een hekel aan en maken fouten. Urenregistratie moet gemakkelijk zijn, om te waarborgen dat het precies gebeurt. Hoe minder rompslomp voor de medewerkers, hoe groter de acceptatie.

Weten en sturen

En maak het jezelf ook gemakkelijk, door goed te kijken naar de rapportagemogelijkheden van het platform. Je wilt immers inzicht om te kunnen (bij)sturen en verbeteren. Dan zijn goede en flexibele rapportages noodzakelijk. Rapportages die op detailniveau inzicht geven (per project, per medewerker, per activiteit, etc.) maar ook over de hele linie: ‘welke projecten zijn winstgevend?’, ‘Welke marge maken we op die klant?’, ‘hoe verlaag ik het aantal niet-declarabele uren?’.

De ervaring leert dat organisaties die hun projectmanagement op orde hebben, financieel beter presteren, profijt trekken van de grotere tevredenheid en trouw van klanten én medewerkers, en bovendien flexibeler zijn. Dankzij de cloud staat niets meer in de weg om verder te professionaliseren, om het beste te halen uit jouw mensen en jouw bedrijfsmiddelen. Tenzij alles altijd al op rolletjes loopt, natuurlijk!