Welke uc-oplossingen passen bij mijn onderneming?

Steeds meer zaken worden verplaatst naar de online wereld, zoals de opslag van documenten en data. Unified communications bevinden zich echter nog steeds op allerlei plaatsen: in de vorm van hardphones, softphones, headsets en natuurlijk ook online. Voor elke mogelijkheid zijn er talloze opties, wat het maken van een keuze lastig maakt. Je vraagt je als ondernemer snel af welke mogelijkheden je precies hebt en welke dan de beste is. Wij zochten het voor je uit.

Laat de telefooncentrale maar zitten

Het is prettig als je minder apparatuur in het pand hoeft te hebben en telefooncentrales nemen nu eenmaal ruimte in. Bij diverse aanbieders heb je echter geen vaste telefooncentrale meer nodig, die regelen zij voor je. Over het algemeen sluit je hier een abonnement voor af, waardoor je alleen maandelijkse kosten hebt. Een voorbeeld hiervan is Zetacom. Zij bieden cloud-telefonie aan, waarbij je altijd en overal kunt bellen. Je kunt hiervoor gebruik maken van een vaste telefoon, maar ook via een applicatie met je smartphone. Zetacom biedt cloud-telefonie aan voor het mkb, tot vijfhonderd aansluitingen. Je kunt echter wel zoveel medewerkers aan- en afmelden als je zelf wilt. De prijzen zijn verschillend; je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Iets vergelijkbaars is wat Voiceworks aanbiedt met Managed Voice. Ook hierbij heb je geen centrale nodig binnen je bedrijf, maar het is ook mogelijk om jouw medewerkers te bereiken op één nummer, of ze nu thuis zijn of op kantoor. Prettig is dat je ook je crm en erp kunt integreren, waardoor je alles op één locatie hebt.

Server in eigen huis

Wil je een centrale in je kantoor? Dan is vaste telefonie een goede optie. Prettig is dat je dankzij VoIP geen grote kasten met printplaten nodig hebt, maar slechts een server met bepaalde software. Ook kun je ervoor kiezen om via de cloud te bellen en je mobiele nummer te integreren, waardoor je altijd gebeld kunt worden, of je nu op kantoor of ergens anders bent. Cisco's VG Series Gateways zijn zulke pakketten. Met deze Gateways, waar diverse modellen van beschikbaar zijn, heb je standalone oplossingen met diverse poorten en modules. Bovendien worden achtergrondgeluiden gedempt en zitten alle onderdelen in een stille, kleine behuizing.

Op afstand

Je bent natuurlijk niet altijd op kantoor en het is dan ook vaak mogelijk om één nummer te gebruiken voor al je communicatie, ook voor je smartphone. Maar veel oplossingen gaan verder dan dat. Denk bijvoorbeeld aan videobellen via het internet, dat kan altijd en overal. Meest bekend hierin is misschien wel Skype, maar er zijn veel meer aanbieders. Vidyo biedt bij voorbeeld een combinatie van hun software en die van Microsoft. Hiermee kun je samenwerken via video, maar ook extensies als Microsoft Outlook zijn toe te voegen. Zo ben je niet alleen altijd bereikbaar via de telefoon, maar ook via je e-mail. Daarnaast kun je gemakkelijk je agenda inzien en aan conferenties meedoen.

Optiom biedt zo'n zelfde soort service aan, maar dan alleen met hun eigen software. Dit heeft als groot voordeel dat alle verbindingen in Nederland blij ven en je dus niet afhankelijk bent van Amerikaanse verbindingen. Daarnaast hebben zij privacy en beveiliging hoog in het vaandel staan en bieden ze ondersteuning bij problemen. Allemaal punten waar Skype, Google Hangouts en Facetime volgens Optiom niet aan voldoen. Bovendien heeft Optiom ook de Face2Faceservice. Hierbij heb je niet alleen de mogelijkheid om virtueel te bellen, maar ook om de omgeving aan te passen naar jouw onderneming. Daarnaast kun je via Face2Face gemakkelijk content delen en de service ondersteunt desktops, laptops, iOS en Android. Prettig is ook dat je met meer dan twee personen een videoafspraak kunt houden.

Applicaties

Uc gaat verder dan alleen maar bellen. De bedoeling is dat je altijd en overal kunt samenwerken en je werk kunt doen. Hier springt Cisco mooi op in met Jabber. Jabber laat je op elke locatie en vanaf elk apparaat ergens virtueel bij zijn, berichten, geluid of video versturen, je desktop delen en conferenties houden. Op deze manier kun je gemakkelijk met de juiste mensen samenwerken en zien of zij beschikbaar zijn. Met Cisco Unity Connection kun je altijd je berichten zien uit je e-mail, browser, Jabber, smartphone en tablet via een beveiligde verbinding. Ook hier is het mogelijk om berichten te versturen, maar je kunt ook bestanden delen met anderen. Prettig is dat Unity Connection spraakherkenning heeft, waardoor je niet alles hoeft uit te typen.

Houd het veilig

Als ondernemer wil je op de hoogte blijven van de werkzaamheden van je medewerkers, ook op het gebied van wat ze met uc doen. Dit kan met Actiance Enterprise Unified Communications Platforms. Hiermee kun je real time je content bekijken en het gevaar op potentiële datalekken verkleinen. Daarnaast is het mogelijk om ongewenst taalgebruik buiten de deur te houden: je kunt methodes opzetten die scannen naar bepaalde woorden en zinnen, om ze vervolgens te blokkeren en jou er attent op te maken. Dit gebeurt niet alleen binnen documenten, maar ook in IM. Daarnaast kun je bepalen welke content je wilt vastleggen. Dit gaat van gesprekken en activiteiten tot bestanden en spraakopnames in bepaalde context. Het is ook mogelijk om content uit bewerkte en verwijderde berichten te halen. Maar dit zijn slechts een paar van de vele functies die Actiance biedt. Om meer te weten te komen over deze service, raden wij je aan om te kijken op actiance.com.

Telefoons

Services zijn er zat, maar uiteindelijk is het ook belangrijk om de juiste telefoon te kiezen. Aanbieders als Gigaset hebben hier diverse opties voor. Zo kun je met de Gigaset C610 IP via VoIP en de vaste lijn drie parallelle telefoontjes plegen, heb je HD geluid bij VoIP-gesprekken en kun je via je telefoon bij je e-mail-, Facebook- en Ebayaccounts. Wil je iets meer? Dan kan de Gigaset DX800A een goede optie zijn. Hier heb je één vaste lijn en meerdere VoIPlijnen. Bovendien kun je tot vier parallelle telefoontjes plegen en heb je drie antwoordapparaten. Om meer van het aanbod van Gigaset te zien ga je naar gigaset.com.

Houd je handen vrij

Eigenlijk willen we steeds meer handsfree doen en niet steeds een telefoon op te hoeven pakken. Natuurlijk is dit ook mogelijk, over het algemeen door middel van headsets. Gigaset biedt voor haar telefoons de Gigaset L410 aan. Dit apparaat plaats je op bij voorbeeld een kraag. Niet alleen heb je een microfoon, maar ook een knop om telefoontjes aan te nemen en de mogelijkheid om het geluid harder en zachter te zetten.

Jabra is één van de meest bekende partij en op het gebied van headsets en earpieces, en dat is met een reden. Zo heeft deze fabrikant de Intelligent Headset gemaakt, waarbij je 3D audio hebt. Hierbij hoor je het geluid precies zoals in het echte leven, waardoor het natuurlijker aanvoelt. Daarnaast zitten er diverse sensoren als gps en een kompas op en zij n er diverse applicaties aanwezig voor ontwikkelaars. Deze headset is met 420 dollar echter flink aan de prijs en zeker niet voor iedere onderneming geschikt. Voor VoIP-gesprekken heeft Jabra meerdere headsets beschikbaar, waaronder de Jabro Pro 930 MS. Deze draadloze headset is te gebruiken tot 120 meter afstand en aan te sluiten via usb. Je kunt een conference call opzetten met maximaal vier andere gebruikers en dit tot acht uur volhouden voordat het apparaat geen energie meer heeft. Voor meer informatie over de headsets van Jabra ga je naar jabra.com.