Gastexpert: Slim samenwerken met apps – zeven opties op een rij

Trello

In een team samenwerken, taken toewijzen en projecten afronden, wordt overzichtelijk en inzichtelijk met Trello. De app is zo flexibel dat het voor allerlei soorten bedrijven geschikt is. De medewerkers delen aan de hand van kaarten ideeën, ze beheren takenlijsten, werken samen aan projecten of ordenen informatie voor hun eigen werkzaamheden. Er kunnen tags aan de kaarten worden toegevoegd zodat onderwerpen snel kunnen worden teruggevonden. Trello is weliswaar gratis, wanneer je meer functionaliteiten wilt, moet je er voor betalen. Nadeel kan zijn dat de app integreert met Google Apps en niet met Office, waar veel bedrijven mee werken. Gevolg is ook dat de data ligt opgeslagen in de VS en niet in de EU, waardoor er andere wetgeving ten aanzien van privacy van toepassing is.

Yammer

Net als Trello biedt Yammer allerlei tools om te communiceren en samen te werken. Deze dienst is van Microsoft en is geïntegreerd in SharePoint en voldoet dus aan de standaarden van Microsoft. Yammer is meer gericht op het delen van bestanden en werken in teams. Binnen veel bedrijven die niet over een eigen Enterprise Social Network beschikken, wordt het gebruikt als een soort intern netwerk. Informatie delen met het hele bedrijf kan met één druk op de knop. Yammer is bovendien eenvoudig te koppelen aan andere applicaties, zoals SalesForce.com, Active Directory of NetSuite.

Skype (for business)

Wereldwijd kent Skype meer dan 300 miljoen gebruikers, wat de kans groot maakt dat ook partners de dienst al gebruiken of willen gebruiken. Videobellen met deze dienst is snel, toegankelijk en werkt uitstekend op mobiele devices. Het wordt gratis meegeleverd met een Instap of Premium pakket van Office 365 en voldoet daarmee aan de privacy standaarden van Microsoft. Skype for Business is de zakelijke variant met extra mogelijkheden voor beveiliging. Er zijn natuurlijk diverse alternatieven voor Skype, zoals Google Hangouts, Facetime van Apple, en natuurlijk video conferencing systemen.

Evernote Business

Evernote is al enkele jaren zeer populair. Het is aanvankelijk ontwikkeld als een handige app om notities te maken. Inmiddels is Evernote uitgegroeid tot een veelzijdige dienst om op allerlei manieren informatie op te slaan en te ordenen. Met de zakelijke variant Evernote Business behoort ook het delen van documenten met collega's en klanten tot de mogelijkheden. De data wordt niet zoals bij Office 365 in de EU opgeslagen, maar in datacenters in de VS. Dit kan een belangrijk aandachtspunt zijn voor ondernemingen die een strikt beleid hebben ten aanzien van privacywetgeving.

Quip

Een minder bekend, maar toch veelgebruikt alternatief voor Evernote is Quip. Vooral het met meerdere mensen aan één document of project werken gaat met deze tool heel gemakkelijk. Quip is echter meer: er is een chat- en berichtfunctie ingebouwd, je kunt er presentaties en to-do lijstjes mee maken en documenten uit Dropbox, Evernote en Google Docs importeren. De interface is robuust, maar ook hier geldt dat de data niet versleuteld is en in de VS wordt opgeslagen.

Basecamp

Een handige app om projecten te managen is Basecamp. De dienst bestaat al meer dan 10 jaar, maar is met zijn tijd meegegaan. Met ondersteuning van de belangrijkste platformen kunnen medewerkers op de pc en mobiele devices efficiënt werken aan projecten en tegelijk beheren. De dienst biedt ook voortgangsrapporten, takenlijsten en functionaliteit om bestanden te delen en te chatten. De data is goed versleuteld maar is wel ondergebracht in datacenters in de VS.

OneDrive

Het beveiligingsniveau van deze dienst is erg hoog, encryptie vindt zelfs plaats tot op datacenterniveau. Dat betekent dat je gegevens niet alleen versleuteld zijn tijdens het dataverkeer tussen computer en server, maar er een extra encryptie plaatsvindt bij opslag in een datacenter en wanneer de data onderling wordt uitgewisseld. Als onderdeel van Office 365 ontdekken steeds meer ondernemers de veelzijdigheid van deze cloud-dienst. Gegevens veilig opslaan, het eenvoudig delen van bestanden en samen werken aan documenten in One Drive biedt erg veel mogelijkheden. Zakelijke gebruikers van Microsoft OneDrive for Business krijgen ook toegang tot Office Online voor tekstbestanden en spreadsheets. Dat maakt OneDrive voor ondernemers zeer geschikt.