Start 2016 met een lege mailbox: vier tips van Microsoft

do, 07/01/2016 - 13:50 Door: Redactie WINMAG Pro

Productiever zijn in je werk, dat willen we allemaal. Met die volstromende e-mailbox is dat wel een flinke uitdaging: collega’s willen direct iets van je weten, klanten komen met spoedopdrachten en dan verwachten ze ook nog eens dat je snel reageert. E-mail is voor ruim twee derde van de mkb-werknemers (68 procent) nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel, zo blijkt uit een mkb-onderzoek dat Ipsos MORI namens Microsoft heeft uitgevoerd. Met het nieuwe jaar in zicht is dit hét moment om je e-mail anders te organiseren. Vier tips voor een lege e-mailbox in het nieuwe jaar.

1. Bepaal bewust wanneer je e-mail oppakt

E-mail is overal. Dat blijkt wel uit het feit dat bijna 72 procent van de mkb’ers aangeeft tot wel 25 berichten per dag te ontvangen. 66 procent voelt zich ook nog eens genoodzaakt binnen een dag te reageren. Maar niet alle mail moet direct beantwoord worden. Creëer rust. Plan bijvoorbeeld twee momenten op de dag om met je mails aan de slag te gaan.

2. Kies niet altijd direct voor e-mail

Het helpen van collega’s is voor maar liefst 86 procent van de mkb-werknemers belangrijk om het gevoel te krijgen dat het een productieve dag was. Dit betekent dat zij denken dat ze een mail van een collega direct moeten beantwoorden. Dat is echter niet altijd de beste optie, aangezien bij spoedopdrachten of een korte vraag bellen vaak veel efficiënter werkt – je krijgt dan immers direct een antwoord. Werk je met de clouddienst Office 365 waarmee je altijd en overal kunt werken, dan is chatten via Skype for Business ook een goede optie.

3. Prioriteer je e-mail

Niet alle e-mail is belangrijk. Maar het prioriteren van e-mails kost ook weer veel tijd. Ook hier kan technologie je helpen. Outlook 2016 – standaard in Office 365 – biedt een optie die de selectie al voor je maakt: Clutter. E-mails die niet belangrijk zijn, bewaart hij wel voor je, maar ze verschijnen niet in je inbox. Zo krijg je een slimme inbox. Dat scheelt een hoop verplaatsen en selecteren, waardoor je dus meer tijd overhoudt om productiever te zijn.

4. Samenwerken aan documenten

Het rondsturen van een Word-, PowerPoint- of Excel-bestand, omdat je er met een collega aan werkt, drukt flink op je e-mailbox. Door samen te werken aan hetzelfde onlinedocument – opgeslagen in de cloud van Microsoft –, bespaar je de moeite van elke keer heen-en-weer mailen. Zet ‘track changes’ aan in Word en je ziet precies wat je collega heeft veranderd. Uit het Ipsos MORI-onderzoek blijkt dat negentien procent van de mkb’ers vindt dat een investering in de nieuwe technologie leidt tot meer productiviteit; 21 procent denkt dat het leidt tot meer tevreden medewerkers.