M&G Group migreert in recordtijd naar SAP S/4HANA

M&G Group stond samen met SAP-partners ITvisors en Aiden voor een uitdaging: een complex ERP-landschap moest in slechts vier maanden tijd worden gemigreerd naar SAP S/4HANA. Uitstel was geen optie. RISE with SAP bood uitkomst.

M&G Group is in Europa de innovatieve marktleider op het gebied van rookgasafvoer- en ventilatiesystemen. Het van oorsprong Groningse bedrijf beschikt bijna negentig jaar na de oprichting over vestigingen in Nederland, Duitsland, Italië, Turkije, België, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Die internationale aanwezigheid is mede het gevolg van overnames, bijvoorbeeld van het Turkse Ant Kalip in 2007 en het Italiaanse Stabile in 2017.

Volgens Eric Pots, IT Application Manager bij M&G Group, is M&G Group door haar innovatieve kracht in staat om oplossingen te bieden waar in de energietransitie behoefte aan is. Dat kunnen hybride oplossingen zijn, die een cv-ketel combineren met een warmtepomp. Daarnaast is M&G Group goed gepositioneerd in de groeimarkten van ventilatiesystemen en dakaccessoires. “De energietransitie biedt ons mooie kansen.”

Behoefte aan harmonisatie

“Binnen de M&G Group bestaat al langer de behoefte aan verdere procesharmonisatie”, vervolgt Pots. Die harmonisatie realiseert het bedrijf onder andere door per 1 januari 2023 de huidige productie in Groningen en Assen te integreren in een nieuwe fabriek in Assen. Ook een vernieuwing van het ERP-landschap maakt deel uit van de harmonisatie. “Bijna alle vestigingen maakten gebruik van SAP ECC, maar wel allemaal met een eigen inrichting en eigen processen. Daardoor opereerden ze als individuele bedrijven.”

Wat de opvolger van SAP ECC moest worden, stond voor M&G Group al snel vast. Dat werd SAP S/4HANA Private Cloud Edition. Pots: “We werken al twintig jaar met SAP-technologie, en daar ligt ook onze kennis en ervaring. SAP S/4HANA biedt bovendien een brede functionaliteit. De processen van M&G Group zijn veeleisend als je bijvoorbeeld kijkt naar de planning, integratie met productie en de hoeveelheid data. SAP S/4HANA kan daar goed mee omgaan.”

Hoge tijdsdruk

M&G Group en SAP-partner ITvisors – die M&G Group ondersteunt in zijn businesstransformatie – stonden wel voor een uitdaging. De stap naar SAP S/4HANA mocht niet samenvallen met de overgang naar de nieuwe fabriek in Assen, en moest voor de start van het hoogseizoen in juli 2021 worden afgerond. Toen de keuze begin 2021 eenmaal was gevallen op SAP S/4HANA, hadden M&G Group en ITvisors slechts zes maanden de tijd voor de migratie.

“Daarom zijn we ook naar de private cloud van SAP gegaan, en niet naar een publieke cloudomgeving”, zegt Paul Theunissen, Managing Partner van ITvisors. “In de public cloud hadden we SAP S/4HANA greenfield moeten implementeren, wat we alleen land voor land hadden kunnen doen. Bij SAP S/4HANA Private Cloud Edition kun je een bestaande ERP-omgeving inclusief het maatwerk in een keer migreren, en pas daarna opschonen en optimaliseren.” Pots: “Eerst draaien, daarna verfraaien.”

RISE with SAP

M&G Group koos er bovendien – als eerste bedrijf in Nederland – voor om gebruik te maken van het begin dit jaar geïntroduceerde RISE with SAP. Deze ‘as-a-service’-oplossing combineert diensten en oplossingen van SAP. Op die manier zorgt SAP samen met zijn partnerecosysteem voor een snelle time-to-value en voor een versnelling van de digitale transformatie van bedrijven.

“RISE with SAP is de totaaloplossing waarmee we de SAP-dienstverlening op het gebied van hosting en licenties op een toekomstbestendige manier afnemen bij één partij. Dit geeft ons een boost voor nu en ondersteunt ons bij het realiseren van onze toekomstplannen”, aldus Rik Ellenbroek, Chief Financial Officer bij de M&G Group.

“Met RISE with SAP betaal je een prijs per gebruiker, inclusief de licenties en de hosting van de oplossing bij SAP”, licht Theunissen toe. “De prijs die je betaalt voor de totaaloplossing, is redelijk competitief. Je krijgt er bovendien verschillende tools voor bijvoorbeeld procesoptimalisatie en een documentserver bij. Alles wordt ‘uit de muur’ geleverd, is flexibel op en af te schalen en als klant heb je slechts één contactpersoon. Inhoudelijk kun je direct schakelen met SAP.”Voor de feitelijke migratie werd de hulp ingeschakeld van SAP-partner Aiden. “Aiden heeft een zeer uitgebreide ervaring met migraties naar SAP S/4HANA”, aldus Theunissen. Jan Paul Verstraate, Senior Account Executive bij Aiden: “De specifieke methodiek die wij hanteren voor migraties naar SAP S/4HANA was bovendien vrij eenvoudig toe te passen op RISE with SAP. Juist door onze aanpak konden we de migratie binnen vier maanden realiseren.”

Afstemming cruciaal

“We zijn begin maart begonnen met de migratie, en begin juli gingen we live”, stelt Verstraate tevreden vast. “Een goede afstemming tussen alle partijen is dan erg belangrijk. Vanuit technisch oogpunt moet de cloudtenant op het juiste moment en de juiste manier worden opgeleverd. Het mislopen van gestelde specificaties was dan ook een no-go. De uitdaging lag in het goed neerzetten van het platform. Door de soepel lopende samenwerking hebben we dit gezamenlijk kunnen uitvoeren.”

Volgens Theunissen was die afstemming minstens zo belangrijk tijdens het weekend van de go-live. “Je hebt dan met heel veel verschillende partijen te maken. Je moet dan precies weten wie wat wanneer doet. En wat je moet doen als er iets gebeurt. Er zat niet veel rek in het plan.”

Ook was er een belangrijke rol weggelegd voor de projectmanager die was aangesteld vanuit de business. Theunissen: “Die had als opdracht ervoor te zorgen dat er vanuit de business te allen tijde resources beschikbaar waren voor het uitvoeren van testen. Dat helpt enorm. Vervolgens moet je met de bevindingen direct aan de slag gaan, en dingen niet op zijn beloop laten.”

Tijd voor verfraaiing

Volgens Pots heeft M&G Group nu de stabiele basis waarop het bedrijf verder kan bouwen, en waarop de nieuwe fabriek kan ‘landen’. “We kunnen nu gaan verfraaien, en optimaal gebruik gaan maken van de kracht van SAP S/4HANA. Dat doen we onder andere door maatwerk te vervangen door Fiori-apps. We zijn daar bijvoorbeeld voor de ‘stream’ order-to-cash al mee gestart. Verdere kansen liggen in het optimaliseren van processen en zo standaard mogelijk SAP-best practices implementeren. In de komende periode gaan we pas echt de businesswaarde van SAP S/4HANA zien.”