Is de cloud rendabel voor jou?

Volgens Herbert Schut, Director Sales Cloud Solutions bij SAP Nederland, zijn de innovaties op het gebied van IT de afgelopen jaren snel gegaan. ‘Denk bijvoorbeeld aan de opkomst van mobility, cloud en de mogelijkheden voor Big Data. Tal van kleinere en middelgrote bedrijven maken slim gebruik van internet voor hun business. Dit doen zij op een dusdanige manier, dat zij een flinke inhaalslag hebben behaald op de meer ouderwetse bedrijven.’ Schut doelt bij de laatste categorie vooral op de MKB’ers die IT veelal als een noodzakelijk kwaad zien. Hij noemt dat ook logisch, want het operationeel houden van servers en software, het onderhoud, het netwerk, de updates, de patches, de back-up’s zijn lastige klussen.

Toch ziet hij de nodige ondernemers die geen negatief beeld over IT hebben. Want slim toegepaste IT kan zeker in de huidige tijd een enorm voordeel opleveren. Bedrijven zoals Schouten & Nelissen en SKIM investeren juist niet in servers, netwerken en applicaties. Sterker nog, een organisatie als SKIM heeft ervoor gekozen om helemaal geen eigen IT-afdeling te hanteren. ‘Zij hebben geen eigen kennis in huis om software aan te passen of te configureren. Zij hebben daarom gekozen voor de cloud-oplossing SAP Business ByDesign: een geïntegreerde suite voor financiën, human resources, verkoop, inkoop, service, projecten en supply chain. Hiermee beschikt de internationale en sterk groeiende organisatie over kant-en-klare software die hun werkprocessen ondersteunt. Medewerkers hebben continu inzicht in de status van projecten: de software is altijd en overal beschikbaar.’

Vrijwel alle benodigde capaciteit is bij oplossingen zoals SAP Business ByDesign op huurbasis beschikbaar in de cloud. Maar hoe kan een ondernemer nu bepalen of cloud computing interessant is voor zijn bedrijf? De volgende vragen kunnen volgens Schut een leidraad vormen bij het maken van een keuze.

Heb je weinig budget beschikbaar om te investeren in hard- en software, of in mensen?

Steeds meer softwareleveranciers bieden hun applicaties aan in de cloud. Via een netwerk, zoals internet of ethernet, kan de ondernemer als het ware de applicaties ‘huren’ en hij betaalt alleen als hij de software daadwerkelijk gebruikt. De ondernemer heeft geen investeringen in servers en netwerken, geen zorgen over het onderhoud van de applicaties, en hoeft geen kennis in huis te halen voor installatie en configuratie. Dat geldt voor applicaties en platforms, maar ook voor utilities zoals storage, security, back-up, e-mail. Zij hoeven bijvoorbeeld geen dure licenties meer aan te schaffen voor toepassingen die maar één keer per week of nog minder worden gebruikt.

Zoek je naar meer flexibiliteit in je IT?

In de cloud kan een onderneming meer capaciteit inhuren als dat nodig is – of juist minder. Het is heel gemakkelijk om even een nieuwe applicatie bij te schakelen; die is immers al up & running in de cloud voor andere gebruikers. Dat betekent dat de nieuwe software binnen enkele dagen kan worden gebruikt in plaats van een maandenlang implementatietraject. Een nieuw product,dienst, of project kan snel gerealiseerd worden. En tijd is geld.

Wil je dezelfde applicaties die de multinationals gebruiken?

Doordat de softwareleveranciers hun applicaties aanbieden aan een groot aantal gebruikers, zijn de kosten per gebruiker erg laag. Dat betekent dat zelfs oplossingen zoals Enterprise Resource Planning (ERP), Managementinformatie (business intelligence) en Customer Relationship Management (CRM) niet meer zijn voorbehouden aan de grootzakelijke markt, maar binnen bereik komen van het mkb. Bovendien krijgen deze de beschikking over het beste dat de markt te bieden heeft. Dat was een paar jaar geleden nog onhaalbaar.

Heb je veel medewerkers die onderweg zijn en altijd bij gegevens moeten kunnen?

Omdat alle data zich in de cloud bevinden is de informatie altijd bereikbaar, ongeacht de tijd of plaats. De meeste applicaties zijn ook beschikbaar op mobile devices zoals smartphones, laptops en tablets. Zodat de ondernemer en al zijn medewerkers altijd bij de gegevens over zijn producten en klanten kunnen. Dat past ook nog eens in de moderne manier van werken, waarbij kantooraanwezigheid niet altijd nodig is.

Is je beveiliging goed geregeld?

Het is technisch allang mogelijk om volledig veilig gegevens te versturen en te ontvangen. De kwetsbare plekken zitten meestal juist op de IT-systemen die bij het bedrijf op locatie staan. Informatiebeveiliging is serieuze business, die maar het best aan professionals kan worden overgelaten. Bij de providers van cloud-diensten werken security-experts, die op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Daar maakt de ondernemer gebruik van, net als van alle andere deskundigen op diverse gebieden. Bovendien is het mogelijk te kiezen voor een gemengde IT-omgeving waar een gedeelte op locatie (in-house) blijft en een gedeelte uit de cloud wordt gehaald.

Leren van referenties

Misschien moeten ondernemers eens vaker met elkaar praten over cloud computing. Volgens de laatste onderzoeken gebruikt meer dan de helft van het Nederlandse bedrijven - ook in de grootzakelijke markt - toepassingen in de cloud. E-mail en crm-systemen zijn daarvan bekende voorbeelden, maar inmiddels is vrijwel elk bekend softwareplatform verkrijgbaar via de cloud. Kortgeleden heeft De Nederlandse Bank onder voorwaarden zijn goedkeuring gegeven aan het gebruik van cloud-applicaties door financiële instellingen. Het feit dat het niet bekend is bij de buitenwereld, betekent niet dat er geen cloud-diensten worden gebruikt.

Het toepassen van cloud computing vraagt om een andere mindset, een andere kijk op ondernemen en de rol van IT daarin. De cloud maakt het mogelijk een onderneming op een nieuwe flexibele manier vorm te geven.

‘Hoewel cloud computing vooral een oplossing lijkt voor multinationals, is het bij uitstek geschikt voor veel mkb’ers’, zegt Schut. ‘Het leidt immers tot flexibiliteit, efficiency, lage kosten en veiligheid. Daarnaast is het niet meer nodig om een eigen IT-afdeling te hebben. De cloud kan dus ontzorgen, zodat ondernemers hun handen vrij hebben om te doen waar zij goed in zijn: ondernemen.’