Irish Distillers klaar voor verdere groei met SAP S/4HANA

Ierse whiskey is in trek. Dat merkt ook Irish Distillers Limited (IDL). De verkoop van bijvoorbeeld Jameson-whiskey breekt jaar op jaar nieuwe records. Voor het efficiënt kunnen opschalen van de productie implementeerde IDL samen met McCoy & Partners het intelligente ERP-systeem SAP S/4HANA.

IDL is de grootste distilleerder van Ierse whiskey en dochteronderneming van de Franse drankengroep Pernod Ricard. Het bedrijf is vooral bekend van Jameson, maar gooit ook hoge ogen met prestigieuze merken als Midleton Very Rare, Redbreast en Method and Madness. In Ierland is IDL bovendien distributeur van wijn en sterke drank.

“De kwaliteit van onze whiskey’s heeft de afgelopen jaren voor een sterke groei gezorgd”, zegt John Dineen, IT Solution Business Analyst Team Lead en voorheen SAP S/4HANA Project Manager bij IDL. Zo steeg de wereldwijde verkoop van Jameson in een jaar tijd van 7,5 miljoen naar 8,6 miljoen dozen. Het bedrijf wil optimaal inspringen op de populariteit van Ierse whiskey, waarvan de verkoop steeg van 5 miljoen dozen in 2010 naar 12 miljoen in 2020. De voorspelling is dat dit groeitempo aanhoudt. In de VS zal tegen 2030 de verkoop van Ierse whiskey die van Schotse whisky dan overtreffen*.

“Om onze groeiambitie waar te maken, moeten we wel onze productie opschalen”, merkt Dineen op. “Dat willen we zo efficiënt mogelijk doen, zonder de noodzaak om het aantal bottelarijen of het aantal medewerkers uit te breiden. Dat betekent dat we bijvoorbeeld onze supplychain- en financiële processen zo efficiënt mogelijk moeten maken.”

Digitale transformatie

Voor het efficiënter inrichten van de processen initieerde IDL een digitaliserings- en transformatieprogramma. “Door taken te automatiseren, willen we het voor de gebruiker zo simpel en eenvoudig mogelijk maken”, aldus Danny Ferry, Head of Back Office Solutions bij moederbedrijf Pernod Ricard. “Dat lukt beter met een modern en state-of-the-art ERP-systeem dan met een doorontwikkeling op basis van het SAP ECC-systeem dat we in gebruik hadden. SAP S/4HANA biedt ook nieuwe functionaliteit die wij zullen gebruiken om onze digitale reis te versnellen.”

Voor IDL stond al snel vast dat SAP S/4HANA de nieuwe basis moest worden voor de digitale transformatie. “We maakten al sinds 1997 gebruik van SAP-technologie. ECC heeft onze groei mogelijk gemaakt, de gebruikers waren tevreden over het platform en we hadden er een uitgebreide ervaring mee opgebouwd. Waarom zouden we dan het roer omgooien?”, zo licht Ferry de keuze toe. “SAP S/4HANA integreert bovendien eenvoudig met ons bestaande applicatielandschap dat onder andere bestaat uit SAP Advanced Planning and Optimization (APO) en SAP Extended Warehouse Management (EWM).”

Strakke deadline

Voor de implementatie schakelde IDL de hulp in van het Nederlandse McCoy & Partners. Dineen: “We hebben eerder naar tevredenheid samengewerkt met een Nederlandse partner. McCoy voldeed bovendien aan al onze eisen en kon ons snel te hulp schieten.” Dineen en zijn team hadden te maken met een strakke deadline. De digitale transformatie mocht geen vertraging oplopen, en het project moest ruimschoots voor kerst worden afgerond. “De kerstperiode is belangrijk voor de verkoop van whisky.”

IDL en McCoy hadden ongeveer vijf maanden de tijd om SAP S/4HANA uit te rollen voor onder andere Sales and Distribution, Production Planning, Finance en Controlling. “We hebben bijna de volledige suite uitgerold”, aldus Dineen. Tijdens het project diende zich ook nog een reorganisatie aan, waardoor een nieuwe organisatiestructuur moest worden opgenomen in het systeem.

“We hebben toen besloten om niet in één keer te migreren van ECC 6.0 naar SAP S/4HANA”, vervolgt Dineen. “Dat was niet haalbaar binnen onze deadlines. We zijn toen eerst gemigreerd naar Suite on HANA (inclusief een Unicode-conversie) en hebben het systeem verplaatst naar Microsofts Azure-cloud. Daar hebben we de organisatorische wijzigingen doorgevoerd, om vervolgens de stap te zetten naar SAP S/4HANA.”

Hoge gebruikerstevredenheid

Ondanks alle uitdagingen verliep de ‘go live’ volgens Dineen soepel en zonder noemenswaardige problemen. De voormalige SAP S/4HANA Project Manager noemt onder andere het toegewijde team, een goede communicatie met alle betrokkenen en een gedegen planning als succesfactoren. “Het draait allemaal om planning. Wie faalt om te plannen, plant om te falen. Door proof of concepts voor de conversie en een gedetailleerd draaiboek wisten we precies wat er kon en moest gebeuren.”

De eerste ervaringen van IDL met het nieuwe platform zijn positief. “Toen we nog op ECC zaten, was de gebruikerstevredenheid al heel hoog. Die zal met SAP S/4HANA alleen maar verder toenemen”, besluit Ferry. “We nemen afscheid van handmatige processen en met Fiori-apps is nieuwe functionaliteit snel toe te voegen en eenvoudig te gebruiken. We hebben echt stappen gezet op het gebied van gebruiksvriendelijkheid.”

* https://www.drinksindustryireland.ie/irish-whiskey-worlds-fastest-growing-spirits-category/