Inzicht in de workflow: waarom procesmapping essentieel is voor groei

Wat is process mapping en waarom is het belangrijk?

Process mapping draait om het visueel weergeven van elke stap in een workflow, inclusief wie verantwoordelijk is en de volgorde van de stappen. Het doel hiervan is overzicht creëren en processen verbeteren. Het visuele aspect van process mapping zorg ervoor dat het proces voor het hele iedereen duidelijk is, waardoor onderlinge samenwerkingen verbeteren en processen sneller verlopen. Process mapping maakt het mogelijk om kritieke vragen te beantwoorden, zoals:

• Welke stappen maken deel uit van het proces?
• Wie is verantwoordelijk voor welke taken?
• Wanneer start en eindigt een proces?
• Hoe kan het succes van het proces gemeten worden?

Deze vragen helpen bedrijven om problemen aan te pakken, processen te stroomlijnen en sneller beslissingen te nemen. Bovendien zorgt een duidelijke process map ervoor dat teams makkelijker kunnen communiceren, wat de samenwerking tussen afdelingen verbetert.

De achtergrond van process mapping

Process mapping is niet nieuw. Frank Gilbreth introduceerde al in het begin van de twintigste eeuw een soortgelijke methode, toen hij flowcharts ontwikkelde om industriële processen te visualiseren. Dit trok snel de aandacht van grote bedrijven, die in de jaren ‘40 process mapping verder standaardiseerde. Vanaf dat moment was het niet meer weg te denken binnen de industriële sector. Tegenwoordig is het niet alleen een industrieel hulpmiddel; ook dienstverlenende bedrijven en technologische organisaties maken er gebruik van. Met de nadruk op kwaliteit binnen ISO 9001 is process mapping zelfs een verplichte stap in sommige kwaliteitsmanagementsystemen, waarbij afhankelijkheden tussen processen zichtbaar worden en fouten voorkomen kunnen worden.

De voordelen van process mapping voor bedrijven

Process mapping biedt vele voordelen voor bedrijven die willen groeien en verbeteren:

Tijdswinst en efficiëntie: Process mapping laat overbodige of dubbele stappen zien, wat zorgt voor een efficiëntere workflow.

Betere samenwerking en verantwoordelijkheid: Door te weten wie wat doet en wanneer, hebben teams meer inzicht en kunnen ze gemakkelijker samenwerken. Ook zorgt dit ervoor dat wanneer een proces langer duurt dan verwacht, er gemakkelijk in kaart kan worden gebracht waar de vertraging in het proces is opgelopen

Groei en schaalbaarheid: Een duidelijke proces stelt bedrijven in staat om met minder capaciteit meer controle te hebben. Bij bedrijven waar processen snel veranderen, zorgt process mapping bovendien voor stabiliteit. Het fungeert als een soort blauwdruk, zodat elke medewerker precies weet hoe het proces verloopt en waar verbeteringen mogelijk zijn.

6 stappen om processen goed in kaart te brengen

Voor een succesvolle implementatie van process mapping is een gestructureerde aanpak essentieel. Hieronder beschrijven we een zesstappenplan:

1. Analyseer de bedrijfsprocessen: Bepaal welke processen in kaart gebracht moeten worden en wat het doel daarvan is. Het kan gaan om primaire processen (zoals productiediensten), ondersteunende processen (zoals personeelsbeheer), of besturende processen (zoals managementtaken).
2. Werk de processtappen uit: Maak een volledige lijst van de taken in elk proces en zorg voor de juiste volgorde. Dit zorgt ervoor dat de workflow logisch en overzichtelijk blijft.
3. Visualiseer de processen: Gebruik flowcharts om elke stap in het proces te visualiseren. Een goede tool hiervoor is de proces tool van OrangeSpot.Deze maakt het mogelijk maakt om processen in meerdere lagen te modelleren en voor elk team toegankelijk te maken.
4. Stem het proces af met het team: Betrek de teamleden die bij de workflow betrokken zijn en vraag om hun feedback. Dit creëert draagvlak binnen de organisatie.
5. Koppel IT-systemen en rolverdeling: Vaak zijn verschillende IT-systemen en teamleden verantwoordelijk voor specifieke processtappen. Koppel de visuele processen aan deze systemen en teamleden en zorg ervoor dat elke rol helder is.
6. Actie ondernemen op het gevisualiseerde proces: Gebruik de procesmap om knelpunten en verbeterpunten te identificeren, en voer indien nodig trainingssessies uit voor medewerkers. Process mapping kan ook nuttig zijn als startpunt voor nieuwe digitaliseringsprojecten of als basis voor IT-systemen.

Process mapping versus waardestroommapping

Process mapping wordt vaak vergeleken met waardestroommapping, dat een completer overzicht biedt van bedrijfsprocessen en breder toepasbaar is. Waardestroommapping wordt vooral gebruikt bij het visualiseren en verbeteren van organisatiebrede processen, en wordt vaak gezien als een complexere methode. Process mapping is daarentegen eenvoudiger en specifieker, waardoor het ideaal is voor afgebakende taken binnen een proces of functie.

Voor bedrijven die een breed overzicht willen hebben van hun gehele bedrijfsvoering, kan waardestroommapping nuttig zijn. Wanneer het doel is om specifiekere taken of onderdelen te verbeteren, biedt process mapping vaak een eenvoudiger startpunt en gerichte inzichten.